Responsabile AEO: come formare una figura chiave per l’azienda

Per prevenire rischi e operare agevolmente sui mercati internazionali l’autorizzazione AEO (Authorized Economic Operator) è diventata fondamentale, compliance sempre più a carico del responsabile delle questioni doganali. Vediamo insieme a cosa questa figura deve fare attenzione e come deve formarsi.

“Nel contesto delle dogane, per potenziamento delle capacità si intende comunemente lo sviluppo o l’acquisizione delle capacità, delle competenze, degli strumenti, dei processi e delle risorse necessari per migliorare la capacità dell’amministrazione di svolgere le funzioni assegnate e raggiungere i suoi obiettivi”: questi i principi enunciati dal Capacity Building Committee della WCO, che possono essere applicati anche alle realtà private, come suggerito dalla stessa Organizzazione Mondiale delle Dogane.

Tutti, ormai, sappiamo (o dovremmo sapere) cosa significa il riconoscimento di operatore economico autorizzato, della necessità di questo status per poter godere completamente dei benefici conseguenti all’entrata in vigore, completa e definitiva, del Codice doganale unionale.

Tutti, ormai, sappiamo (o dovremmo sapere) della centralità del requisito dell’affidabilità nei rapporti con l’autorità doganale, del ruolo assunto dalla compliance nel disegno della dogana del futuro.

Tutti, ormai, sappiamo (o dovremmo sapere) dell’importanza della consapevolezza del rango del processo doganale all’interno dei processi aziendali, della qualità di interlocutore privilegiato ricoperto dall’azienda nelle intenzioni del legislatore unionale.

Tutti, ormai, siamo (o dovremmo essere) consapevoli che essere soggetto AEO non significa solo poter legittimamente apporre un logo sui nostri documenti o appendere un certificato alla parete dell’ufficio. Ma sappiamo quali sono i requisiti necessari per poterlo diventare?

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I requisiti per diventare Operatore Economico Autorizzato (AEO)

Nell’ordine dettato dal Codice doganale i requisiti sono: la conformità, ovvero l’assenza di violazioni gravi o ripetute della normativa doganale e fiscale e di reati gravi in relazione all’attività economica del soggetto richiedente; un sistema contabile che garantisca la tracciabilità delle operazioni e adeguati controlli doganali; la solvibilità finanziaria; “il rispetto di standard pratici di competenza o qualifiche professionali direttamente connesse all’attività svolta”; adeguati standard di sicurezza, se si richiede anche l’autorizzazione AEOS.

Nonostante le disposizioni chiare, manca, perché assente nell’era pre-Codice unionale, “il rispetto di standard pratici di competenza o qualifiche professionali direttamente connesse all’attività svolta”

Il Regolamento di Esecuzione del Codice (Reg.to (UE) n. 2447/15) ha chiarito l’oscura affermazione, affermando che Il criterio citato si considera soddisfatto se è rispettata, in estrema sintesi, una delle seguenti condizioni:

• il richiedente o la persona responsabile delle questioni doganali del richiedente ha un’esperienza pratica comprovata di almeno tre anni in materia doganale;
• il richiedente o la persona responsabile delle questioni doganali del richiedente ha completato con profitto una formazione riguardante la legislazione doganale, coerente e pertinente in rapporto al suo coinvolgimento in attività connesse al settore doganale, fornita dall’autorità doganale di uno Stato membro, da un istituto di insegnamento riconosciuto per fornire tale qualifica dalle autorità doganali o da un organismo di uno Stato membro responsabile per la formazione professionale, da un’associazione professionale o commerciale riconosciuta dalle autorità doganali di uno Stato membro o riconosciuta nell’Unione per fornire tale qualificazione.

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E l’AEO del futuro? Il responsabile del futuro

Il responsabile delle questioni doganali è una figura centrale nell’AEO di oggi e in quello che sarà domani; ne abbiamo già parlato, sintetizziamo.

Un soggetto AEO sempre più compliant, sempre più beneficiato da procedure agevolative snelle, efficienti ed estese, ma sempre più soggetto a verifiche continue del proprio grado di affidabilità da parte dell’autorità doganale.

Il mantenimento dei requisiti di compliance dovrà essere una preoccupazione costante di ogni operatore, garanzia di un accesso pressoché illimitato al mercato unionale; mentre, per i soggetti non autorizzati AEO, si delinea una difficoltà di accesso al mercato unionale che si traduce nella necessità di un “garante” AEO e in severe misure sanzionatorie.

Processi doganali rapidi ed efficienti bilanciati da audit continui, una gestione del rischio fondata su serie aggiornate di flussi, meno controlli doganali e verifiche ai sistemi aziendali, per testare la capacità di monitorare e governare il processo doganale.

Insomma, una compliance più incisiva, più controllata, più beneficiata.

L’importanza del ruolo del responsabile delle questioni doganali

E chi sarà il garante di questo processo virtuoso di conservazione di un elevato grado di affidabilità in un mare tempestoso quale l’attuale commercio internazionale? Il responsabile delle questioni doganali.

Non più un semplice contatto cui l’autorità doganale può rivolgersi per acquisire informazioni, bensì il depositario del sapere doganale della società, il rappresentante di quella crescita culturale che, sola, può garantire una affidabilità consolidata nel tempo.

Certo, il responsabile delle questioni doganali non può e non deve essere un consulente o uno spedizioniere doganale: deve invece rappresentare un soggetto, il quale, più che dare risposte, deve porsi domande, farsi nascere dubbi, guardare sempre dietro le apparenze e pensare al domani.

Per poter diventare tale, ha bisogno di solide basi, che il legislatore ha individuato nell’esperienza almeno triennale o nello studio; basi che necessitano di aggiornamento costante: mai materia fu più magmatica di quella doganale e commerciale in questi incerti tempi, mossi da venti di futuro e frenati da venti di guerra.

Ma non basta; occorre una cultura doganale aziendale.

Cultura doganale non significa onniscienza, che non è di questo mondo; significa ragionare i processi in funzione del momento doganale, rendere centrale l’idea che le opportunità di sviluppo e di crescita economica dipendono (anche) da una corretta pianificazione e strategia doganale.

Intendendo per tale l’insieme delle scelte che consentono all’azienda di coordinare il flusso internazionale delle proprie merci nel modo più efficiente e più sicuro: un risultato che scaturisce dalla solidità teorica, ma anche dalla azionabilità pratica della strategia stessa, in termini di:

• efficienza: sfruttare tutte le opportunità contenute nei sistemi normativi dei diversi Paesi al fine di minimizzare i costi legati al trasporto e alle pratiche doganali;
• sicurezza: ridurre al minimo o di eliminare tutti i rischi connessi alle violazioni delle normative vigenti nei paesi attraversati dal flusso delle merci;
• azionabilità: implementare strategie che confermino la propria validità nell’applicazione pratica in ciascuna delle realtà geopolitiche interessate.

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La formazione alla base della compliance AEO

La dogana cambia, le aziende crescono, i mercati si aprono, i rischi si moltiplicano: accrescere la cultura doganale significa avere consapevolezza delle proprie scelte e una più avveduta gestione del rischio.

Lo diciamo sempre: cultura doganale non significa, come abbiamo detto, possesso di conoscenze tecniche approfondite, bensì consapevolezza dell’importanza del processo doganale all’interno delle aziende che operano correntemente con l’estero e coscienza delle numerose possibilità di semplificazione e di agevolazione che la normativa doganale prevede.

Consapevolezza e coscienza che si acquisiscono con l’apprendimento non di nozioni, bensì di esperienze e metodi di lavoro.

Anche la WCO è portatrice di un messaggio di osmosi tra dogana e business. Il coinvolgimento dogana-impresa è un elemento fondamentale di un sistema di buona governance, che aiuta a garantire che la legislazione, i regolamenti e le politiche siano informate da una diversità di punti di vista e rispondano, nella massima misura possibile, a esigenze condivise.

La consultazione e la discussione regolari tra le dogane e le imprese contribuiranno a ridurre le ansie e le apprensioni da entrambe le parti e offriranno agli operatori e ai funzionari l’opportunità di discutere gli approcci più efficienti ed efficaci per raggiungere gli obiettivi normativi. L’instaurazione di un regolare processo di dialogo e consultazione è, di solito, il primo passo e un prerequisito per stabilire una partnership tangibile tra le amministrazioni doganali e le imprese.

E proprio lo sviluppo di una partnership tra dogana e imprese, attraverso un meccanismo formale di consultazione e impegno regolari sostiene la coerenza, l’armonizzazione, la trasparenza, la prevedibilità, l’equità, l’automazione e l’efficienza nei processi doganali e aziendali.

Distribuisce le responsabilità e rappresenta un’opportunità per entrambe le parti di tenere uno scambio aperto, discutere idee in modo collaborativo, fornire feedback, superare le sfide delle nuove politiche commerciali e individuare possibili carenze.

Un meccanismo di collaborazione formale porta a una semplificazione dei controlli più appropriati, contribuendo a raggiungere obiettivi condivisi di spedizioni sicure, gestite in modo coerente, prevedibile, rapido, efficiente ed economico.

A tal fine, un percorso formativo e di aggiornamento che non si limiti a illustrare nozioni e concetti, ma abbia il fine di trasferire conoscenze ed esperienze, di comprendere le necessità e proporre certezze, è la base per una figura solida di responsabile delle questioni doganali, che sia in grado di guidare l’azienda verso una compliance AEO sempre più accurata. Dalla parte amministrativa a quella logistica, ma anche di sicurezza, i nostri percorsi formativi per singoli professionisti e per team curano ogni aspetto utile ai fini AEO e sono pensati ad hoc per le esigenze di ciascuna azienda e di ciascun settore specifico di attività. Puoi informarti leggendo di più su questa pagina web o puoi scriverci per parlarne, e crescere insieme.