Prima nota: cos’è e come si compila? Tutte le istruzioni utili

Sempre più spesso saper compilare la prima nota risulta essere un requisito fondamentale e indispensabile per chi deve tenere la contabilità di un’azienda.
Molti giovani che cercano lavoro, infatti, si imbattono in annunci in cui è richiesto come requisito il saper compilare la prima nota. Non solo. Anche per professionisti e titolari di aziende tenere la prima nota può essere un’operazione indispensabile per avere un quadro generale di tutte le uscite e le entrate.
Ma cos’è la prima nota? Come si compila? Di seguito una breve guida con tutte le istruzioni utili.

Cos’è la prima nota? Significato

La prima nota contabile non è altro che un registro contabile, non obbligatorio, che viene utilizzato per tenere traccia dei movimenti economici che si registrano quotidianamente nello svolgimento di una qualsiasi attività commerciale. Pur essendo un registro importante, non essendo obbligatorio, non esistono dei modelli precisi, e viene lasciato alla discrezionalità di chi tiene la prima nota l’utilizzo di un modello o quello di un altro.

È possibile inoltre acquistare dei modelli già predefiniti per la compilazione di prima nota, facilmente reperibili nelle cartolibrerie che vendono materiali per l’ufficio. Solitamente la prima nota viene compilata con excel: saper utilizzare excel può essere fondamentale, dunque, per tutti coloro che devono tenere la contabilità.

All’interno del modello utilizzato infatti vengono riportate in ordine di data le operazioni e i movimenti finanziari che preparano, completano ed analizzano le scritture complesse della contabilità di un’attività commerciale.

Perché è importante fare la prima nota?

Come accennato sopra, saper compilare la prima nota può essere fondamentale per un professionista o per chi è titolare di un’azienda. La prima nota è infatti un registro importante: compilato correttamente può essere un valido aiuto per la preparazione delle scritture contabili all’interno del libro giornale e consente di tenere traccia della gestione degli eventi esterni, consentendo di avere in tempo reale (o quasi) una visione dell’andamento della gestione aziendale.

Come si compila la prima nota? Le istruzioni

E’ importante imparare a compilare bene la prima nota. Sulla prima nota sono ammesse correzioni e cancellazioni, ma è sempre importante cercare di essere il più precisi possibili.

Uno dei principi fondamentali da cui partire per una corretta compilazione della prima nota è quello che impone di seguire un ordine cronologico, per avere sotto controllo i flussi finanziari dell’impresa.

La compilazione della prima nota avviene raccogliendo tutti gli eventi di gestione esterni, registrando per ciascuno le seguenti informazioni:

• la data;
• i riferimenti specifici (rispetto ai documenti contabili come ricevute o fatture);
• gli importi singoli e totali;
• la descrizione estesa che spiega la natura del movimento;
• riferimento al documento contabile (fattura o ricevuta);
• partite fuori cassa (banca o altro).

Quali sono le operazioni da annotare quando si compila la prima nota?

Una delle domande più frequenti che si pone chi deve compilare la prima nota è quali siano gli eventi che devono essere annotati al fine di avere traccia del flusso finanziario di un’azienda.
Per redigere una prima nota completa è possibile tracciare le seguenti operazioni:

• incasso fattura;
• incasso corrispettivi giornalieri;
• pagamento fattura di acquisto;
• pagamento retribuzioni;
• pagamento di un costo (condominio, affitto locale, premio di assicurazione, etc…);
  erogazione di un finanziamento;
• accreditamento di un finanziamento;
• versamento bancario;
• prelevamento bancario;
• prelievo bancomat;
• pagamento F24;
• pagamento F23;
• pagamento imposte e tasse diverse.

In questo modo, grazie alla prima nota, si potrà tenere traccia di tutti i movimenti in entrata e in uscita di cassa e banca, agevolando il lavoro del commercialista.

Prima nota: come trasmetterla al commercialista?

La prima nota è un’operazione contabile che può essere gestita in autonomia dal professionista o dal titolare d’impresa, ma deve essere trasmessa periodicamente al commercialista in modo tale che venga integrata con tutte le altre operazioni di gestione intervenute nel corso del periodo oggetto di rendicontazione.
A tal proposito è bene trasmettere al commercialista, oltre alla prima nota, anche i seguenti documenti:

• elenco delle fatture emesse, ordinate secondo la data della loro emissione;
• elenco delle fatture di acquisto ricevute, in ordine di data;
• altri documenti (buste paga, ricevute, quietanze di pagamento, estratti conto, ecc), in ordine di data.