I formati di file da usare per i documenti informatici nel 2023

Per creare, gestire e conservare correttamente i documenti informatici è bene sapere che i formati dei file evolvono anno dopo anno e che a livello internazionale viene effettuato un confronto dei file per individuare quelli consigliabili.

Di censire i formati dei file se ne occupa l’International Comparison of Recommended File Formats group (ICRF) che periodicamente aggiorna un documento che riporta le preferenze delle singole autorità nazionali.
Per l’Italia responsabile del confronto dei formati dei file consigliati per i documenti informatici è l’Agid, l’Agenzia italiana per il digitale.

Formati di file a confronto per i documenti informatici

Il gruppo ICRF discute dei formati di file e produce un documento di confronto relativo ai formati accettati e preferiti dalle strategie di conservazione digitale delle istituzioni e istituti di ricerca di tutto il mondo.
 
Il confronto dei formati di file serve a individuare quelli da consigliare alle organizzazioni che stanno mettendo mano alla propria politica di gestione dei documenti informatici e mostra quali formati di file sono comunemente adottati da diversi tipi di istituzioni.

L’Italia partecipa al gruppo di lavoro internazionale con l’Agid, che con l’Allegato 2 delle Linee guida sul documento informatico e la partecipazione alla creazione del documento di confronto, ha mappato i formati di file con cui vengono rappresentati i documenti informatici.

Formati di file per i documenti informatici: i criteri di scelta

Dalla lettura del documento dell’ICRF emergono le indicazioni dell’Agid, oltre a quelle di altri 15 paesi, su quali formati di file usare a seconda delle applicazioni.
Il documento presenta tutti i formati abbinandogli un voto fra quattro opzioni: 2 significa che il formato è raccomandato, 1 vuol dire che è accettato, 0 che è accettato per una rapida trasmissione, mentre -1 significa che l’utilizzo del formato di file è sconsigliato.
La sommatoria dei voti crea un punteggio per i formati di file: più alto è e più è consigliabile utilizzarli.

Money.it ha consultato il documento dell’ICRF andando a leggere i voti dell’Agid per scoprire le raccomandazioni per l’utilizzo dei formati di file nel nostro Paese. Molte delle indicazioni possono ai più risultare scontate, ma non mancano alcune sorprese, soprattutto sul versante delle esclusioni.

Vediamo dunque quali sono le raccomandazioni dell’Agid in fatto di formati di file per i documenti informatici per il 2023.

Formati di file: quali sono quelli raccomandati in Italia

3D
Per i formati di file 3D Agid consiglia di usare FBX, AutodDesk Filmbox e il formato TIFF, ossia Tagged Image File Format, in versione 4, 5 e 6.

Audio
Per i formati di file audio sono consigliati BWF (Broadcast Wave, versioni 0, 1 e 2), con codec LPCM (Linear Pulse Code Modulate Audio); FLAC (Free Lossless Audio Codec, versione 1.21) con Codec FLAC, WAV e WAVE (Waveform Audio ), Codec Linear Pulse Code Modulated Audio (LPCM) e, ovviamente MP4, MPEG-4 Audio Layer.
Nella lista dei formati di file audio sconsigliati entrano lo storico MP3 (MPEG-1/2 Audio Layer III (Codec MP3enc, Lame) e AIFF (Audio Interchange Format), anche in versione compressa, AIFF-C.

CAD
Per i documenti informatici di tipo CAD le preferenze vanno a DWG, ossia AutoCad Drawing, SVG (Scalable vector graphics) e PDF/A-1, A-2, A-3, ossia Portable Document Format/Archiving.
Bocciati AI, ossia Adobe Illustrator, il formato per la stampa 3D STL (3D Print Stereolitography Format) e DXF (AutoCAD Drawing Interchange Format).

Container
Per i container di file sono raccomandati i formati ZIP, TAR (Tape Archive) e ISO (Optical disc image).

Database
Per i database i formati prediletti sono SQL (Structured Query Language), con XML (Extensible Markup Language) più XSD per i database NoSQL e l’immancabile CSV come linguaggio di marcatura.
Sconsigliati MDB e ACCDB, ossia lo storico Microsoft Access, XLS (Microsoft Excel 97 Binary Document ver 8.0) e ODB (OpenDocument Database ver 1.0-1.3).

E-mail
I formati di file raccomandati per le e-mail sono MBOX (MBOX Email Format), PDF (Portable Document Format/Archiving) e TIFF (Tagged Image File Format versioni 4, 5, e 6).
Sconsigliato il formato PST (Microsoft Personal Folders Format).

Fogli di calcolo
Per i fogli di calcolo è bene utilizzare i formati di file CSV, PDF, TIFF e XLSX (Office Open XML Workbook). Sconsigliato XLS, ossia il vecchio Microsoft Excel 97 Binary Document ver 8.0.

Immagini
I formati di file di immagini raster consigliati sono JPG (Jpeg), PDF, PNG (Portable Network Graphics), TIFF e DICOM (Digital Imaging and Communications in Medicine), per le immagini sanitarie.
Sconsigliato l’utilizzo dei formati GIF (Graphics Interchange Format) versione 87a e 89a, e JP2 (JPEG 2000 Part 1 lossless compression).

Per le immagini vettoriali il formato di file raccomandato è SVG, (Scalable Vector Graphics), mentre è sconsigliato lo storico formato EPS (Encapsulated Postscript)

Mappe
Per le mappe geospaziali raster (ossia bitmap) vince sempre il formato TIFF, mentre per quelle vettoriali è consigliato il formato SVG.

Presentazioni
Per le presentazioni le preferenze vanno a PDF, SVG, TIFF e PPTX (Office Open XML Presentation). Sconsigliati invece JP2 e il vecchio PPT (Microsoft Powerpoint 1997-2007 Binary Format versione 8.0).

Scansioni
I formati di file raccomandati per le scansioni di testi e immagini sono PDF, PNG e TIFF. Meglio non usare JP2 e GIF.

Statistiche
Per la statistica c’è un solo formato di file suggerito: CSV (Comma Separated Value).

Testi
Per i documenti di testo i formati di file raccomandati sono PDF (A1, A2 e A3), ODT (OpenDocument Text versioni 1.0-1.3) e DOCX, Office Open XML Word.
Soprendentemente sconsigliato RTF (Rich Text Format), assieme a TIFF, JP2 e DOC (Microsoft Word 97 Binary Document Format ver 8.0).

Video
I video è meglio produrli nei formati MP4 (MPEG-4 Video, Codec: H.264), MXF (Material Exchange Format, Codec: MPEG-4 H.264 e FLAC) e sempre MXF con Codec MPEG2 o J2K losslessly compressed.
È tramontata l’era di AVI (Audio Video Interleave) e MOV (QuickTime File Format).

Web
I formati di file per il Web di cui è raccomandato l’utilizzo sono PDF, TIFF, CSS (Cascading Style Sheets) e XSD (Xml Schema Definition).