Fatture elettroniche Pubblica Amministrazione, emissione, invio, consegna: la guida operativa

Dal prossimo 31 Marzo entrerà in vigore l’obbligo di emettere fatture elettroniche nei confronti di tutte le amministrazioni pubbliche italiane. I fornitori delle amministrazioni comunali, provinciali e regionali dovranno, quindi, utilizzare il SID (sistema di interscambio) al fine di inoltrare la fattura in formato elettronico alla PA alla quale hanno ceduto un bene o hanno fornito un servizio.

A tal proposito è opportuno ricordare alcune importanti informazioni relative alle modalità di emissione, invio e consegna, per comprendere quali sono i casi in cui la fattura può considerarsi effettivamente trasmessa e, quindi, in quale specifico momento il fornitore può considerarsi libero dall’adempimento dei proprio obblighi.

Emissione delle fatture elettroniche
Per comprendere le modalità di emissione delle fatture elettroniche occorre considerare la normativa relativa. In particolare il Decreto IVA (art. 21, comma 1, del D.P.R. 633/72) prevede che

«la fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente e tale previsione si applica tanto alle fatture cartacee quanto a quelle elettroniche»

mentre il Decreto Ministeriale (art. 2, co.4 del D.M. 55/2013) che disciplina l’applicazione della fattura elettronica specifica che

«la fattura elettronica si considera trasmessa per via elettronica, ai sensi dell’articolo 21, comma 1, del DPR 26 ottobre 1972, n. 633, e ricevuta dalle amministrazioni di cui all’articolo 1, comma 2, solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna, di cui al paragrafo 4 del documento che costituisce l’allegato B del presente regolamento, da parte del Sistema di interscambio».

La ricevuta di consegna sembra essere, quindi, l’elemento che attesta l’avvenuta emissione della fattura elettronica.

Come funziona il Sistema di Interscambio
A tal proposito occorre segnalare che il Sistema di Interscambio (SID) ovvero il software che consente l’invio delle fatture, in formato elettronico, alle PA, (in base alla L. 244/2007) viene utilizzato da un qualsiasi fornitore non per inviare direttamente le fatture a una specifica amministrazione pubblica, quanto, piuttosto, per monitorare e poi smistare le fatture alle singole amministrazioni destinatarie.
Per questo (in base alle regole tecniche presenti nell’allegato B al D.M. 55/2013) nel momento in cui il Sistema di Interscambio riceve una fattura elettronica, procede nel modo seguente:

• esegue dei controlli formali per verificare la validità della fattura stessa;
• inoltra la fattura all’ufficio competente dell’amministrazione destinataria che viene individuato attraverso uno specifico codice che il fornitore dovr inserire nella fattura stessa;
  rilascia uno dei seguenti documenti:
  • ricevuta di consegna della fattura, nel caso in cui l’inoltro sia andato a buon fine;
  • notifica di mancata consegna, in caso di esito negativo dell’inoltro;
    In ogni caso non viene mai rilasciato dal SID un documento che attesta l’avvenuta ricezione da parte del Sistema di Interscambio stesso.

La fattura elettronica può darsi per emessa, ai sensi dell’art.21, comma 1, del D.P.R. 633/72, anche a fronte del rilascio dal parte del Sistema di interscambio della notifica di mancata consegna.

Esito della procedura di invio
Dal momento che le condizioni elencate dal Decreto IVA, citate sopra, vanno considerate in maniera disgiunta, la fattura elettronica

• può sicuramente considerarsi trasmessa quando l’inoltro ha esito positivo, dal momento che il soggetto fornitore ottiene una ricevuta di consegna che attesta non solo l’emissione della fattura elettronica ma anche l’avvenuta ricezione da parte della pubblica amministrazione a cui è stato ceduto un bene o fornito un servizio;
• si considera trasmessa, però, anche nel caso in cui il fornitore riceva una notifica di mancata consegna, dal momento che tale documento è comunque sufficiente a provare l’avvenuta trasmissione della fattura elettronica da parte del soggetto fornitore quantomeno verso il Sistema di Interscambio;

Conservazione della fattura
Dal momento che anche la notifica di mancata consegna attesta l’emissione della fattura elettronica alla PA, ai fini del termine per la conservazione della fattura elettronica occorre considerare o la data della ricevuta di consegna o, in alternativa, la data della notifica di mancata consegnata. Da tale data potranno essere eventualmente calcolati gli interessi di mora.
In caso di ottenimento della notifica di mancata consegna questo documento va conservato insieme a una copia della fattura stessa e insieme a una nota di credito che non deve essere inviata tramite lo SDI ma deve comunque essere utilizzata per la contabilizzazione della fattura.