Rimborso spese di trasferta: come si calcola?

Calcolare in modo equo il rimborso per una trasferta lavorativa è importante sia per il lavoratore che la effettua sia per l’impresa che la commissiona. Può succedere infatti di doversi spostare per motivi di lavoro e di dover percorrere distanze anche notevoli; ma non tutte le aziende hanno la possibilità di offrire al proprio dipendente viaggi in treno, in aereo o per mezzo di macchine aziendali.

Nella maggior parte dei casi quindi si procede allo spostamento con mezzi propri; poiché in questo caso i motivi dello spostamento sono estranei al dipendente e porteranno probabilmente un utile nel solo interesse dell’azienda, spetterà a questa preoccuparsi del rimborso.

Si parlerà quindi di indennità a copertura dei costi di cui si fa temporaneamente carico il dipendente: l’ammontare di questa somma verrà calcolata secondo precisi criteri.

Calcolo del rimborso

Il datore di lavoro in caso di trasferta del suo dipendente deve corrispondergli una indennità giornaliera non imponibile e detraibile. Questa indennità altro non è che un rimborso chilometrico che tiene conto del carburante consumato dal veicolo e del suo naturale logorio causato della trasferta: il calcolo viene effettuato sulla base di apposite tabelle Aci.

La prima cosa da fare per procedere a questo calcolo è partire dalla tabella Aci pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale ogni anno: i dati relativi al 2018, che valgono a partire dal 1° gennaio 2018, sono estratti direttamente dalla Gazzetta Ufficiale del 29 dicembre 2017 riguardante le tabelle nazionali dei costi chilometrici di esercizio di autovetture e motocicli per l’anno corrente. Per i dati del 2018 si può consultare la pagina della Gazzetta Ufficiale relativa.

Al di là delle trasferte, un altro spostamento che il lavoratore deve effettuare è quello abituale del tragitto casa-lavoro. Alcune imprese prevedono un rimborso da inserirsi in busta paga anche per i costi di questo percorso: in questo caso il regime di tassazione sarà differente rispetto a quello previsto per la trasferta.

Per quanto riguarda il rimborso delle spese di vitto e alloggio rimandiamo alla lettura del nostro articolo sul tema.

Costi proporzionali e non proporzionali

Una volta consultato il sito dell’Aci si potrà usufruire di alcuni servizi effettuando la registrazione: una delle funzioni più interessanti è quella che consente di calcolare il carburante necessario in rapporto ai chilometri percorsi e al tipo di vettura utilizzata. Le tabelle disponibili sul sito dividono i costi in due tipologie:

• costi proporzionali all’utilizzo: quelle spese che dipendono direttamente dall’utilizzo del mezzo come ad esempio il rifornimento di carburante, la manutenzione del veicolo, il costo dei pneumatici ed eventuali riparazioni;

• costi non proporzionali all’utilizzo: sono costi svincolati dall’effettivo utilizzo del mezzo, come ad esempio l’assicurazione RCA e il bollo auto.

Questa distinzione influirà notevolmente sul trattamento fiscale riservato a queste spese.

Tassazione del rimborso

Per trattare correttamente dal punto di vista fiscale il sistema dei rimborsi chilometrici bisogna fare riferimento al Testo Unico delle Imposte sui Redditi: in questo caso l’Agenzia delle Entrate fa distinzione tra costi proporzionali e costi non proporzionali.

Generalmente l’indennità dovuta non viene tassata per quanto riguarda i costi proporzionali poiché si tratta di un indennizzo di spesa, non di una remunerazione per un servizio prestato.

I costi non proporzionali invece vengono considerati dall’Agenzia come un beneficio accessorio e quindi vengono calcolati come fonte di reddito e come tale tassati: bisognerà considerare le due tipologie di costi in modo differente.

Se si parla di tassazione dell’indennità un’altra differenza importante di cui tenere conto riguarda il luogo di destinazione della trasferta: se la trasferta è all’interno dello stesso comune del luogo abituale di lavoro o in un comune che dista meno di 10 km dallo stesso, il rimborso verrà calcolato come una voce imponibile della busta paga.

Nel caso contrario in cui i rimborsi chilometrici erogati per la trasferta sono relativi a un comune diverso da quello in cui è situata la sede di lavoro o comunque più lontano di 10 Km sono esenti da imposizione.

Rimborso detraibile dall’impresa

Il fatto che il rimborso non sia soggetto a tassazione è un vantaggio non solo per il lavoratore che non lo ritroverà in busta paga e per il quale questo importo non sarà considerato fonte di reddito, ma anche per l’azienda che potrà dedurre fiscalmente il rimborso chilometrico pagato al dipendente.

Anche in questo senso bisognerà tenere conto della differenza già effettuata in tema di tassazione tra costi proporzionali e costi non proporzionali. Ci sono poi alcuni casi di imprese autorizzate all’autotrasporto di merci: queste aziende, in materia di rimborso del proprio dipendente che effettui trasferte fuori dal territorio comunali, possono dedurre un importo pari a euro 59,65 al giorno, che diventano 95,80 euro per le trasferte all’estero al netto delle spese di viaggio e di trasporto.