Accesso agli atti, chi può richiederlo, costi e procedura

I documenti relativi ai cittadini conservati dalle Pubbliche Amministrazioni devono poter essere accessibili e visionabili, al fine di garantire i principi di trasparenza e imparzialità delle stesse. Se così non fosse, cioè nel caso in cui gli atti fossero del tutto segreti, non ci sarebbe spazio a eventuali controlli né alla possibilità per i cittadini di difendere i propri diritti da illegittimità. Per questo motivo è possibile richiedere l’accesso agli atti amministrativi, cioè tutti quei documenti (o più in generale rappresentazioni) che hanno un interesse pubblico e sono in possesso dell’amministrazione.

Attenzione, non è necessario che l’atto sia stato creato effettivamente dall’amministrazione, bensì è appunto sufficiente che l’ente ne sia in possesso. Ci sono diverse ipotesi in cui l’accesso agli atti si rivela utile, la più importante al momento riguarda l’omologazione degli autovelox, in assenza di cui a parere della Cassazione le multe sono illegittime.

In ogni caso, al di fuori di casi del tutto eccezionali (tra cui i documenti coperti da segreto di Stato o relativi a procedimenti tribunali) è sempre possibile richiedere l’accesso agli atti delle amministrazioni e persino di soggetti privati, a patto che la documentazione sia di pubblico interesse. Vediamo quindi la procedura da seguire con tutte le informazioni utili.

Chi può richiedere l’accesso agli atti

Il criterio fondamentale per l’accesso agli atti è che vi sia un interesse pubblico, che può comprendere la garanzia di imparzialità dell’amministrazione per esempio. In generale, si può definire il concetto di interesse pubblico - per quanto concerne il diritto amministrativo - come quell’esigenza o diritto condivisibile potenzialmente dalla pluralità dei cittadini, indipendentemente dalle circostanze specifiche.

Tornando all’esempio citato, l’intera collettività ha interesse nel conoscere i dettagli degli autovelox perché da essi deriva il buon funzionamento degli stessi, l’equa comminazione delle sanzioni stradali e la sicurezza della circolazione. Al contrario, non è possibile chiedere in visione documenti che non hanno alcuna rilevanza per la collettività, nemmeno potenziale, ma soltanto per necessità strettamente personali.

Nonostante ciò, affinché sia concesso l’accesso agli atti è necessario che il richiedente abbia un interesse diretto, concreto e attuale che può coincidere con un interesse pubblico o privato. Questo concetto crea spesso una comprensibile confusione, perciò torna nuovamente utile l’esempio degli autovelox.

I documenti relativi all’omologazione degli autovelox sono di interesse pubblico, pertanto rientrano fra gli atti di cui può essere chiesto l’accesso. Quest’ultimo, tuttavia, è permesso soltanto a chi ne ha effettivo interesse perché ha ricevuto una multa accertata da un determinato dispositivo. In altre parole, il controllo non può essere generalizzato e fine a sé stesso ma deve rispondere a un’esigenza concreta del richiedente.

Come richiedere l’accesso agli atti

Per richiedere l’accesso agli atti bisogna rivolgersi all’amministrazione che ne è in possesso, inoltrando la richiesta che indica gli atti che si intende visionare e la motivazione. Se richiesto (e spesso lo è) bisogna inoltre chiarire qual è il proprio interesse rispetto alla domanda. Di norma le amministrazioni mettono a disposizione la modulistica per la richiesta sul proprio sito web o negli sportelli aperti al pubblico degli uffici, ma alleghiamo per praticità un modulo fac-simile pronto da compilare.

La domanda firmata deve essere consegnata personalmente o inviata tramite pec (in questo caso non è indispensabile la firma) ai contatti dell’amministrazione. In caso di accoglimento della domanda, il cittadino avrà quindi modo di consultare i documenti e richiederne copie (anche autenticate), prendere appunti o copiarli integralmente, con l’assoluto divieto di alterarli o portarli altrove.

Se gli atti per cui si chiede l’accesso non riguardano evidentemente altri soggetti (c.d. controinteressati) è possibile effettuare la richiesta anche in modo informale e direttamente verbalmente in ufficio, ammesso che quest’ultimo abbia la possibilità di consentire l’immediata consultazione. È possibile delegare un’altra persona per la presa visione o portare qualcuno con sé fornendo le sue generalità.

Quanto costa l’accesso agli atti

L’accesso agli atti è gratuito, proprio perché risponde ai suddetti diritti dei cittadini. Bisogna invece corrispondere un costo per le eventuali copie richieste, corrispondente al rimborso del prezzo di riproduzione e agli eventuali diritti di bollo.

Quanto tempo per consultare gli atti

Dall’accoglimento della richiesta si ha un tempo massimo di 15 giorni per consultare gli atti, oltre i quali sarà necessario presentare una nuova richiesta. L’amministrazione può, nella comunicazione dell’accoglimento, prorogare questo termine. Non c’è invece un tempo massimo per la risposta all’istanza, che può anche negare l’accesso o limitarlo.

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