Ce ne sono diverse e ognuna con la propria specificità: come fare a scegliere quella più adatta a te? Ecco le istruzioni per orientarti sulle applicazioni più consone alle tue esigenze.
Quante volte avrai pensato di volere digitalizzare tutti quei documenti cartacei che sono impilati sulla tua scrivania? Vorresti tenerli ben custoditi e ordinati sul computer, senza dover faticare troppo ogni volta che hai bisogno di trovare questa o quell’altra scartoffia? Ti basta allora qualche semplice clic e una rapida occhiata a questa guida per avere subito a portata di mano, o meglio di mouse, tutto quello di cui hai bisogno.
Le app migliori per archiviare i documenti
Ci sono diverse app per archiviare i documenti. Grazie a tutte loro potrai dunque custodire, catalogare, ordinare e gestire tutti i tuoi documenti: non solo quelli che in origine erano cartacei, ma anche quelli già in formato digitale. Senza contare la disponibilità di risorse utili per crearne di nuovi al computer. Insomma: in questo articolo troverai i consigli per soddisfare tutte le tue esigenze in questo ambito.
Evernote (Windows/Mac)
Evernote è una app multi piattaforma, disponibile per gli ecosistemi Windows e Apple, che ti permette di annotare e archiviare tutto quello che ti serve, sincronizzare i tuoi file e ritrovare i tuoi appunti ogni volta che li cerchi. Dalle note di lavoro alle liste di cose da fare, dagli appunti di un corso alla registrazione di una riunione. Oppure puoi utilizzarla per tenere raccolte di ricette, liste di film da vedere, diari di viaggio o il materiale per scrivere un libro. Utilizzabile da smartphone, tablet e desktop ti consente di prendere appunti in mobilità o sul computer e di lavorare su un dispositivo e poi continuare su un altro, senza perderti nulla per strada. Evernote è organizzato in cartelle (taccuini) che contengono documenti (note) all’interno dei quali è possibile allegare ogni tipologia di contenuto, da un video a un’immagine, da un post-it digitale a un file audio. Oltre ad avere i tuoi documenti sempre a portata di mano, puoi condividerli con il tuo team, gestire i tuoi appuntamenti programmando dei memo e archiviare e creare qualsiasi tipo di file (video, audio, pdf, testo, ecc.) senza la necessità di utilizzare null’altro se non il tuo device.
Dropbox (Windows/Mac)
Dropbox è un’altra opzione popolare e quindi affidabile per conservare i file personali nel cloud. L’app ha funzioni speciali come il caricamento automatico delle foto sul suo drive online, opzioni di condivisione semplici, supporto Microsoft Office e la possibilità di inviare file ad altre persone. I nuovi account ottengono 2 GB gratuitamente, aumentabili con un abbonamento premium con opzioni per arrivare a 1 TB a 10 euro al mese. Dropbox consente quindi di condividere i propri file con chiunque, anche se non si possiede un account Dropbox, con aggiornamenti in tempo reale sui file condivisi, per un ulteriore controllo di sicurezza. Molto interessante la funzione che trasforma in automatico in Pdf i file acquisti con la fotocamera dello smartphone. Dropbox Business è l’ideale per collaborare con colleghi e dipendenti, condividere dati istantaneamente e lavorarci contemporaneamente.
Anche quest’applicazione è disponibile sia per Pc Windows che per Mac.
FlashJet Scan (Windows)
FlashJet Scan è un programma gratuito per l’archiviazione dei documenti, che permette di raccogliere in unico archivio organizzato tutti i propri documenti cartacei scansionati in formato Pdf. È molto semplice da usare e consente di suddividere i documenti in categorie personalizzate: un elemento che ci dà la possibilità non solo di organizzare al meglio il nostro archivio ma anche di velocizzare in maniera significativa il rintracciamento delle informazioni in esso. È compatibile con tutte le principali versioni di Windows e tutti gli scanner attualmente in commercio.
ResophNotes (Windows)
Anche in versione portabile, ResophNotes è un programma per prendere annotazioni. Non sono previste opzioni particolari e non sono neanche presenti funzionalità interessanti come la possibilità di inserire immagini, tabelle, stili, o anche solo utilizzare font diversi nella stessa nota (tipo Notes Keeper). Per non parlare del criptare i testi. È tuttavia possibile (oltre al creare link cliccabili) sincronizzare le note tra più dispositivi, utilizzando il servizio gratuito SimpleNote, che rende possibile scambiare note anche con unità Android e iOS (per esempio la versione di SimpleNote per mobile). Le note possono essere salvate in un database proprietario, o anche esportate in semplice formato testo (.txt).
Benubird Pdf (Windows)
Passiamo ora a Benubird PDF. Si tratta di un’applicazione molto facile da usare che permette di gestire documenti in formato Pdf e file di Office tramite un’unica comoda interfaccia. Utilizzandolo, è possibile filtrare e cercare i propri documenti in base a vari parametri, tag per organizzarli in maniera estremamente intuitiva. Il programma è scaricabile gratuitamente e funziona su tutte le principali versioni del sistema operativo Windows.
iDocument (Mac)
Se sei una persona organizzata e precisa, sicuramente ti piacerà iDocument. In un’interfaccia semplice, assolutamente integrata e in linea con l’ambiente del nostro Mac, IcyBlade ha inserito una potente e flessibile gestione documentale. Basterà un drag&drop per archiviare un documento e poi assegnargli specifici tags (etichette) o una descrizione. Il tutto è catalogabile in collezioni, cartelle e sottocartelle; e ricercabile per tag, titolo, descrizione, autore, tipo di file. iDocument non accetta proprio ogni tipo di file. Per esempio, non potrai inserire al suo interno degli archivi zip o delle immagini. Sono invece accettati pdf, doc, pages, excel, numbers, keynote, txt, rtf.
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