Quando smart working e digital transformation vanno a braccetto

Le tecnologie a supporto della digital transformation

Le tecnologie per la comunicazione a distanza sono diventate fondamentali per le grandi aziende come per le Pmi, soprattutto dopo la pandemia da coronavirus, che ha stravolto le nostre abitudini e convinzioni.

La nostra era è diventata quella del “anywhere office”: l’ufficio è qualunque luogo abiliti la persona a eseguire task e funzioni in maniera efficace, indipendentemente dalla sua collocazione geografica e dal carattere istituzionale che gli viene attribuito. Inevitabile, quindi, che sia diventato centrale il tema della collaborazione a distanza.

Oggi giorno ci sono molti strumenti e tecnologie che aiutano a rimanere connessi e a comunicare efficacemente con i colleghi, anche quando si è fisicamente lontani.

Una delle migliori e più comuni opzioni per la comunicazione a distanza è sicuramente la videocall: strumenti come Zoom, Skype e Google Meet sono facili da usare e consentono di effettuare chiamate di gruppo con audio e video di alta qualità.

Questi strumenti offrono funzionalità come la condivisione schermo e la registrazione delle chiamate, che possono essere utili per la collaborazione e la conservazione delle informazioni.

Un altro strumento per la comunicazione a distanza - indispensabile in un’epoca, come quella attuale, caratterizzata dall’estrema velocità e volatilità delle comunicazioni - è l’instant messaging: Google chat, Slack e Microsoft Teams, ad esempio, offrono un modo semplice e veloce per scambiare messaggi di testo, file e altre informazioni in modo efficiente.

E non dimentichiamoci delle piattaforme di collaborazione e di condivisione del lavoro come ad esempio Miro.

Miro è una vera e propria lavagna che permette di interagire e collaborare in tempo reale a un medesimo progetto con altre persone, rendendo l’esperienza molto vicina a quella dell’ufficio grazie anche all’utilizzo di pennarelli, post-it e tantissimi template che facilitano il flusso della collaborazione.

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Non solo nuovi strumenti ma un nuovo mindset

Naturalmente, non è sufficiente implementare un nuovo tool per rivoluzionare il modo di collaborare delle persone. La tecnologia è sempre solo l’ultimo step di un percorso molto più lungo che parte da persone e processi.

In merito alle persone, il team interno va accompagnato alla comprensione delle nuove tecnologie attraverso un percorso di change management che accompagni lo switch culturale e combatta la normale resistenza al cambiamento che potrebbe ostacolare il processo di trasformazione.

Inoltre, la formazione delle persone è un gap da superare per garantire a tutti di poter sfruttare in toto le opportunità offerte dalla trasformazione e ricavare i migliori risultati possibili sia per l’azienda che per il team che, grazie alle competenze acquisite, potrà utilizzare al massimo il potenziale della tecnologia senza sentirsi avvilito davanti a processi che non conosce.

Dunque, la linfa vitale che può traslare una realtà dall’analogico al digital è la mentalità che l’azienda adotta, che deve essere basata su agilità, apertura e proattività per poter progressivamente scardinare i modelli manageriali classici - basati su gerarchia, burocrazia e gestione del potere -, avere una visione a lungo termine e garantire la capacità di adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato.

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Le sfide da affrontare

Ma come tutti i processi evolutivi, la trasformazione digitale propedeutica allo smart working non è priva di sfide:

• cambiamento delle abitudini di lavoro: la digital transformation richiede un cambiamento radicale nelle abitudini di lavoro e nell’approccio all’utilizzo della tecnologia. Questo può essere difficile per il personale, soprattutto per quelli che non sono abituati a lavorare con la tecnologia o che hanno difficoltà ad adattarsi ai cambiamenti;
• adozione di nuove tecnologie: l’adozione di nuove tecnologie, come l’intelligenza artificiale e la blockchain, può essere complessa e richiede un investimento iniziale per l’acquisto e la formazione del personale;
• protezione dei dati: grazie ai nuovi strumenti tecnologici, le aziende raccolgono e gestiscono una quantità sempre maggiore di dati sensibili. Questi dati devono essere protetti adeguatamente per evitare violazioni della privacy e attacchi informatici;
• gestione del cambiamento: c’è un cambiamento radicale nelle pratiche di lavoro e nell’approccio all’utilizzo della tecnologia. Questo può essere difficile da gestire per le aziende, soprattutto se non hanno una chiara visione e un piano per affrontare il cambiamento.

Nonostante le difficoltà e le sfide, la trasformazione digitale è diventata un imperativo per le aziende che vogliono rimanere competitive e crescere: chi non adotta questo nuovo modello e non si adatta ai cambiamenti in atto rischia di essere lasciato indietro dalla concorrenza. Ma proiettarsi verso la digital transformation è diventato indispensabile anche per implementare nuovi paradigmi lavorativi: l’aumento esponenziale nell’adozione dello smart working in azienda (è ormai presente nel 91% delle grandi imprese italiane, era l’81% nel 2021, come da dati presenti sul sito osservatori.net) ha reso ancora più urgente indirizzare le dinamiche di digitalizzazione per implementare i giusti processi e le giuste tecnologie a supporto della comunicazione a distanza.