Come cambia il regime fiscale delle spese di trasferta per i dipendenti? Trattamenti differenti in caso di calcolo forfettario e analitico.
In quali casi è ammessa la deducibilità delle spese di trasferte per i dipendenti? Come funziona il regime fiscale di deducibilità delle spese forfettarie? Alla luce delle innovazioni introdotte nella Legge di Bilancio 2025, ecco novità e obblighi per il 2025 e le differenze di trattamento fiscale tra le spese dimostrate con il metodo analitico e le spese forfettarie.
La Legge di Bilancio per il 2025 ha previsto che le spese di trasferta sostenute per i dipendenti siano deducili per l’azienda e non costituiscono reddito per i dipendenti, vanno quindi a costituire una sorta di zona franca per la tassazione, solo se effettuate con strumenti di pagamento tracciabili, ad esempio bonifico, carta di debito o di credito.
Occorre però fare delle differenze in base alle tipologie di spese. Le indennità o i rimborsi di spese sostenuti nel territorio comunale sono integralmente imponibili per il dipendente, tranne i rimborsi di trasporto, se comprovati con documenti.
I rimborsi possono essere effettuati in tre modalità:
- rimborso forfettario, nel limite di 46,48 euro al giorno in Italia e 77,47 euro al giorno all’estero;
- rimborso misto: se viene erogata un’indennità combinata con il rimborso di vitto e/o alloggio, i limiti esenti si riducono (ad esempio, a 30,99 euro per trasferte in Italia);
- rimborso analitico con documentazione della spesa per vitto, alloggio, trasporto e viaggio. Rimborsi per altre spese (es. lavanderia, telefono) sono esenti entro un limite giornaliero di 15,49 euro (Italia) o 25,82 euro (estero).
I rimborsi analitici e forfettari sono deducibili per il datore di lavoro solo se documentati e tracciabili. In caso di trasferte sul territorio comunale le spese di vitto e alloggio sono deducibili al 75% anche se pagate in contanti purché siano documentate.
Le spese sono deducibili anche se effettuate in contanti in caso di trasferte con mezzi pubblici, ma occorre conservare il documento di viaggio e devono essere inerenti all’attività. Tali rimborsi per i lavoratori non costituiscono reddito.
Novità 2025 nel trattamento fiscale delle spese di trasferta
Con le novità introdotte nel 2025 in materia di tracciabilità per le spese di trasferta si crea un doppio regime, in particolare le spese non tracciate sono tassate due volte: sono tassate in capo al datore di lavoro in quanto non deducibili, sono tassate in capo al lavoratore in quanto somme che entrano nella categoria dei redditi.
In caso di rimborsi forfettari non si verifica però tale doppia tassazione, in quanto il costo resta deducibile in capo al datore di lavoro che deve semplicemente dimostrare inerenza e titolo di acquisto. Per molti esperti della materia tale doppio trattamento resta incoerente.
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