La carta carburante aziendale permette di gestire le esigenze di mobilità dei dipendenti in modo efficiente e conforme alla legge.
Le carte carburante sono uno strumento essenziale per la gestione delle auto aziendali. A partire dal 2019, con l’obbligo della fatturazione elettronica, il rifornimento dei veicoli usati per le trasferte di lavoro deve infatti necessariamente avvenire con un sistema di pagamento tracciabile per poter usufruire delle agevolazioni fiscali.
Se in passato era possibile effettuare il pagamento anche in contanti annotando l’importo sulla scheda carburante in formato cartaceo, con l’introduzione della direttiva europea 2014/55/UE, che prevede specifici requisiti per fatturazione elettronica e detrazioni IVA delle spese aziendali, il rifornimento delle vetture aziendali viene ormai corrisposto con una carta carburante che permette di tracciare i pagamenti effettuati per dedurre le spese a fini fiscali.
Come funziona la carta carburante aziendale?
Il funzionamento di una carta carburante è assimilabile a quello di una carta di credito o una carta prepagata e viene concessa ai dipendenti di un’azienda per effettuare i necessari rifornimenti presso le stazioni di servizio o le ricariche di energia elettrica presso le colonnine pubbliche. Può essere di tipo fisico o dematerializzato, sfruttando la possibilità di collegamento elettronicoa ad uno smartphone.
In alcuni casi la carta carburante aziendale può essere utilizzata anche per transazioni diverse - ma collegate comunque ad eventuali trasferte di lavoro - per il saldo di pernottamenti, pasti e pedaggi autostradali mediante un utilizzo multifunzione che la rende paragonabile a una carta di credito.
Le diverse tipologie di carta carburante
Esistono diverse tipologie di carte carburante aziendali, contraddistinte da caratteristiche diverse da valutare in base all’utilizzo: le versioni a debito sono collegate direttamente al conto corrente aziendale e prevedono pertanto un addebito diretto, mentre le carte carburante prepagate sono dotate di un plafond indipendente assegnato in base alle necessità di trasferta. Poiché questo metodo di pagamento garantisce un efficace controllo delle spese aziendali sarà anche utile individuare un fornitore che possa garantire un buon servizio di reportistica integrato e un’ampia copertura di esercizi e società aderenti.
In base alla tipologia di operazioni che è possibile effettuare e al sistema di pagamento collegato, la carta carburante può essere:
- universale
- monomarca
- multifunzione
- prepagata
Carta carburante monomarca
La carta carburante monomarca è legata al marchio di unico distributore e pertanto può essere utilizzata solo presso le stazioni di rifornimento del brand specifico. Si tratta generalmente di una carta prepagata rilasciata dalle maggiori compagnie petrolifere che permette, in base alle scelte commerciali del fornitore, di usufruire di sconti e vantaggi che premiano fidelizzazione e acquisti regolari di combustibile. Se la mobilità aziendale non prevede spostamenti brevi, o tragitti ripetuti nel tempo, il principale svantaggio è legato alla pianificazione dei rifornimenti, che può risultare complessa se la rete del brand prescelto non è capillare.
Carta carburante multimarca
La carta carburante multimarca consente il rifornimento presso una rete di distributori convenzionati appartenenti a brand diversi. Risultano molto utili nel caso di trasferte caratterizzate da itinerari sempre diversi e permettono flessibilità nella scelta della stazione di servizio in base al prezzo del carburante e alla vicinanza della struttura.
Carta carburante universale
La carta carburante universale permette di rifornire l’auto aziendale senza vincoli in merito a stazione di servizio o distributore. Viene rilasciata dagli istituti di moneta elettronica con una compatibilità molto elevata che dipende solo dal circuito utilizzato - generalmente Visa o MasterCard - ma diversamente dagli altri tipi di carta carburante non garantisce sconti o premialità sulla fidelizzazione del cliente.
Carta carburante multifunzione
A differenza delle altre tipologie esistenti, che possono essere impiegate esclusivamente per il rifornimento di combustibile, la carta carburante multifunzione consente ulteriori tipologie di pagamento tra cui pasti e pernottamenti. È uno strumento indicato per le aziende che devono gestire le eventuali necessità dei dipendenti nel caso di lunghi spostamenti o trasferte della durata di più giorni.
Carta carburante prepagata
La carta carburante prepagata è uno strumento di pagamento che sta sostituendo i buoni carburante cartacei. Le transazioni sono tracciabili e hanno un funzionamento a valore scalare. la carta carburante prepagata può essere di tipo ricaricabile o «usa e getta» e consente grande flessibilità non essendo nominativa.
I costi della carta carburante
Di norma la carta carburante non prevede costi di gestione e utilizzo. Nelle versioni universali le società emittenti possono però prevedere un costo iniziale per il rilascio e un canone mensile variabile in base a piani di abbonamento specifici. Le carte carburante legate a brand petroliferi richiedono invece un versamento iniziale per l’attivazione senza ulteriori costi per l’utilizzo. In entrambi i casi non sono previste commissioni sul totale rifornimento e la transazione è a titolo gratuito.
I vantaggi per le aziende
Le carte carburante aziendali permettono di gestire le trasferte dei dipendenti in modo efficiente, garantendo allo stesso tempo diversi vantaggi alle società:
- pagamento tracciabile e fatturazione elettronica
- detraibilità IVA fino al 40%
- deducibilità delle spese di rifornimento carburante (20% per veicoli aziendali ad uso promiscuo, 100% per quelli ad uso strumentale)
- possibilità di usufruire di promozioni e sconti della società emittente anche mediante accumulo punti
- controllo delle spese aziendali e ottimizzazione dei costi operativi
- rendicontazione e fatturazione automatica delle spese di rifornimento
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