Le fatture elettroniche, come quelle cartacee, devono essere conservate per 10 anni. Però non basta salvarle sul proprio computer: ecco cosa dice la legge.
Così come altri documenti, anche le fatture elettroniche vanno conservate per minimo 10 anni, nel rispetto delle regole previste dalla legge. Ma come si fa a conservare le fatture elettroniche nel modo corretto? Non basta salvarle sul computer in una cartella apposita? La risposta è no.
La normativa vigente, infatti, stabilisce regole precise riguardo alla conservazione dei documenti, attraverso un processo regolamentato tecnicamente dalla legge. Questo per garantire sempre la possibilità di ritrovare la fattura originale e poterla consultare quando necessario, con la certezza che i dati presenti non siano stati alterati in nessun momento.
Vediamo di seguito come conservare correttamente le fatture elettroniche, su chi ricade l’obbligo, e quali sono le modalità previste.
Chi deve conservare le fatture elettroniche e per quanto
L’obbligo di conservazione della fattura ricade su chi emette il documento. Questo significa che chiunque abbia l’obbligo di emettere fatture elettroniche (partite Iva, partite Iva forfettarie oltre certi limiti fino al 2024, aziende) ha anche il dovere di conservare la fattura.
I documenti devono venire conservati per un minimo di 10 anni dalla data dell’ultima registrazione. Non solo, è richiesto che il processo di conservazione della fattura avvenga entro massimo tre mesi dalla scadenza prevista per la presentazione della relativa dichiarazione dei redditi annuale.
I forfettari non ancora obbligati a utilizzare la fatturazione elettronica possono, per il momento, continuare a conservare i documenti in formato cartaceo, sempre rispettando le regole previste dalla legge.
Cosa prevede la normativa
Le modalità di conservazione sono regolamentate attraverso il CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale.
Le fatture elettroniche devono quindi rispettare tutte le regole previste dal Codice Civile per la corretta tenuta della contabilità. Inoltre le modalità di conservazione devono garantire:
- la reperibilità dell’originale in qualsiasi momento, così da poter reperire i dati senza difficoltà;
- l’immodificabilità della fattura, che non può venire variata in alcun modo.
La fattura va conservata in formato XML, ovvero quello utilizzato dal sistema di interscambio. Il sistema all’invio della fattura genera anche notifiche e ricevute elettroniche. Anche questi documenti devono essere conservati nello stesso formato, possibilmente associandoli alla fattura di riferimento.
Le regole di conservazione quindi sono le stesse previste per gli altri documenti informatici.
Come conservare le fatture elettroniche
Non basta conservare le fatture elettroniche emesse sul proprio computer quindi. Per farlo a norma di legge è necessario rivolgersi a dei privati per poter usufruire dei servizi messi a disposizione, così da mantenere il valore legale del documento. I privati in questione per poter fornire questa opzione devono essere certificati.
La maggior parte delle aziende private che offre software per la compilazione, l’invio, e la ricezione delle fatture elettroniche, permette anche di conservare le fatture elettroniche originali a norma di legge. Normalmente si tratta di un’opzione a pagamento.
L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio di archiviazione e conservazione delle fatture elettroniche gratuito e accessibile a chiunque voglia usufruirne, esattamente come tutti gli altri strumenti gratuiti forniti dall’Ade.
Conservazione con l’Agenzia delle Entrate
Questa opzione, abbinata a quella di consultazione sempre disponibile attraverso l’Agenzia delle Entrate, è gratuita per tutti, anche se consigliata in particolare per chi ha una mole ridotta di fatture elettroniche da archiviare e conservare.
Per poter utilizzare il servizio basta:
- attraverso l’homepage “Fatture e Corrispettivi” selezionare il link “Fatturazione elettronica”;
- cliccare sul link “Accedi alla sezione conservazione” e accettare i termini di servizio. In questo momento si può anche visionare il manuale del servizio di conservazione;
- una volta accettati i termini verrà attivato il servizio di conservazione delle fatture (emesse e ricevute) dell’Agenzia delle Entrate. Lo strumento conserverà automaticamente anche tutte le note di variazione, emesse e ricevute.
Conservare fatture attraverso privati: come scegliere
La maggior parte dei servizi a pagamento per la compilazione e l’invio di fatture elettroniche permette anche di archiviarle, conservarle a norma di legge, e indicizzarle per poterle consultare il seguito. Fatture in Cloud, per esempio, è una delle realtà private che offre questi strumenti. Esistono anche privati che offrono esclusivamente la possibilità di archiviare i documenti, adatti anche per chi vuole chiudere la partita Iva, ma ha comunque il dovere di conservare le fatture emesse.
Come per i servizi di fatturazione in generale, anche in questo caso gli esercenti devono valutare le proprie necessità, prima di affidarsi a un privato piuttosto che un altro. Un’azienda di fatturazione potrà essere perfetta per chi ha meno documenti, ma non sarà adatta per coloro che hanno situazioni più complicate, per esempio.
Bisognerà valutare:
- quantità di fatture emesse annualmente;
- la quantità di persone che andranno a utilizzare il servizio;
- l’entità della singola fattura;
- il prezzo del servizio o del singolo abbonamento;
- le opzioni offerte dal privato. Per esempio, alcuni permettono di condividere automaticamente le fatture con il proprio commercialista, mentre altri richiedono un extra.
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