Uno strumento giuridico formale per richiedere un intervento da parte di un’autorità o ente pubblico: ecco cos’è l’istanza e come funziona.
L’istanza si configura come una domanda portata all’orecchio dell’autorità. Non si tratta solo di una carta timbrata o di un rituale d’ufficio: è l’atto con cui un cittadino dà voce a una richiesta, esponendola con rigore formale. Sappiamo, d’altronde, che il termine proviene dal latino instantia, indica una “richiesta pressante,” un’incalzante urgenza di attenzione.
E proprio come chi bussa con una motivata insistenza, l’istanza entra nelle aule dei tribunali e degli uffici pubblici. In questo articolo vedremo cos’è un’istanza e a cosa serve, ma anche come e quando utilizzarla; analizzando le diverse tipologie di istanze. Che tu debba interagire con uffici amministrativi, tribunali civili o penali, questa guida ti aiuterà a comprendere al meglio uno degli strumenti del nostro ordinamento.
Cos’è un’istanza: definizione e significato giuridico
Un’istanza è l’atto formale mediante il quale un soggetto o un rappresentante legale richiede l’intervento di un ente o di un’autorità competente per risolvere una questione, ottenere un diritto, o avviare una procedura.
Pertanto, l’istanza è un atto scritto che ha il compito di “stimolare” una risposta da parte di un’autorità, che può essere amministrativa o giudiziaria, come un giudice o un pubblico ufficiale. È uno strumento sia civile che penale, ma con obiettivi e scopi che variano a seconda del contesto.
A differenza di altre forme di richiesta come le petizioni o i ricorsi, l’istanza si caratterizza per lo scopo preciso: sollecitare una risposta da parte dell’autorità a cui è rivolta. Una petizione è più generica e meno vincolante: è una raccolta di firme per chiedere modifiche legislative o interventi su tematiche di interesse pubblico. Un ricorso, invece, è un atto che si usa per impugnare una sentenza o un provvedimento o per avviare determinati procedimenti civili e ha una struttura ben definita dalla legge.
L’istanza può essere il primo passo per la formalizzazione di una richiesta. Infatti, spesso serve per raccogliere informazioni o ottenere chiarimenti preliminari che saranno poi necessari per proseguire con altre azioni legali.
A cosa serve l’istanza?
Con l’istanza il richiedente può ottenere il riconoscimento di un diritto, l’avvio di una procedura o semplicemente chiarimenti o interpretazioni ufficiali su una questione rilevante. Tale strumento consente di avviare un dialogo formale e trasparente con le istituzioni. Dunque, l’istanza, non è solo un mezzo per “chiedere” qualcosa, ma uno strumento di tutela effettiva dei diritti e degli interessi dei cittadini.
Avere la possibilità di richiedere formalmente documenti, permessi, e interventi significa poter agire all’interno di un sistema garantista, che tutela sia i singoli individui sia l’intera collettività. Siffatto ruolo è particolarmente rilevante in ambito penale, dove l’istanza consente alla difesa di chiedere, ad esempio, una rivalutazione di prove o una modifica delle misure cautelari in casi specifici.
Tipi di istanza da conoscere
I diversi tipi di istanza si distinguono in base alla finalità, al contesto normativo e all’autorità competente a cui sono indirizzate.
Istanza per provvedimenti cautelari
Tale tipo di istanza serve per richiedere al giudice un intervento immediato e temporaneo in situazioni di urgenza, come nel caso di un sequestro conservativo o di un’ordinanza che impedisca a una parte di disporre di un bene.
Ad esempio, un creditore teme che il debitore venda i propri beni per evitare il pagamento del debito può presentare un’istanza di sequestro conservativo, ottenendo una tutela temporanea dei suoi interessi.
Istanza di accesso agli atti amministrativi
Tale istanza, disciplinata dallal. n. 241 del 1990 consente al cittadino di accedere a documenti detenuti dalla Pubblica Amministrazione che lo riguardano.
Ad esempio, un cittadino può richiedere l’accesso agli atti relativi a un progetto edilizio che incide sulla sua proprietà, per valutare se vi siano motivi per opporsi.
Istanza di autorizzazione
In ambito amministrativo, l’istanza di autorizzazione si utilizza quando è necessario ottenere il permesso per compiere un’azione che richiede l’approvazione di un ente pubblico, come nel caso di una costruzione o di una modifica urbanistica.
Ad esempio per la realizzazione di un immobile, il cittadino deve presentare un’istanza di permesso di costruire, fornendo i dettagli del progetto all’autorità comunale competente.
Istanza di scarcerazione
L’istanza di scarcerazione è presentata dall’indagato, dall’imputato o dal suo difensore per richiedere la revoca o la modifica di una misura cautelare (ad esempio, la detenzione in carcere). L’istanza è rivolta al giudice competente, che valuterà le ragioni e le condizioni personali dell’interessato.
Ad esempio, un imputato in custodia cautelare per motivi di salute può chiedere la scarcerazione con istanza al giudice, allegando documentazione medica che dimostri l’incompatibilità tra lo stato di salute e la detenzione.
Istanza di riesame
Si tratta di una richiesta di rivalutazione delle misure cautelari imposte, come arresti domiciliari o divieti di avvicinamento. È una procedura volta a ottenere una revisione delle decisioni cautelari da parte di un organo superiore.
Ad esempio, un soggetto sottoposto a divieto di avvicinamento può presentare un’istanza di riesame per chiedere l’attenuazione o revoca della misura, in presenza di circostanze sopravvenute che giustifichino il cambiamento.
Istanza di remissione del debito penale
Questo tipo di istanza viene utilizzata per chiedere la sospensione o la riduzione delle sanzioni pecuniarie derivanti da una condanna penale, in presenza di specifiche condizioni economiche e sociali.
Ad esempio, una persona condannata al pagamento di una multa elevata può chiedere una remissione parziale del debito se versa in condizioni economiche disagiate, allegando all’istanza la documentazione attestante la propria situazione.
Istanza per il rilascio di licenze o permessi
Nei rapporti tra cittadini e pubblica amministrazione, questo tipo di istanza è comune per richiedere il rilascio di licenze o autorizzazioni specifiche. Ogni istanza di questo genere deve rispettare norme locali e regionali.
Ad esempio, un imprenditore che intende aprire un’attività commerciale presenta un’istanza di autorizzazione alla ASL locale, per ottenere il certificato sanitario necessario.
Istanza di autotutela amministrativa
Mediante l’istanza di autotutela, il cittadino può chiedere all’ente amministrativo di riesaminare e revocare un proprio provvedimento, se si ritiene che sia stato adottato in modo errato o illegittimo.
Ad esempio, un contribuente che riceve una cartella esattoriale errata può presentare un’istanza di autotutela all’Agenzia delle Entrate, chiedendo una verifica e, se del caso, la cancellazione del debito.
Istanza di accesso civico
L’istanza di accesso civico consente a chiunque, anche senza un interesse diretto, di accedere a documenti o informazioni detenuti dalle amministrazioni pubbliche, al fine di garantire trasparenza e controllo democratico.
Ad esempio, un cittadino può presentare un’istanza di accesso civico per ottenere informazioni sull’utilizzo di fondi pubblici in un progetto comunale, verificando come sono state allocate le risorse.
Quando si usa un’istanza? A chi si inoltra?
Ci si può avvalere di un’istanza ogni volta che si intende richiedere formalmente l’intervento di un’autorità, sia essa giudiziaria, amministrativa o pubblica, al fine di ottenere una risposta o un’azione specifica.
A chi si inoltra un’istanza: destinatari principali
Le istanze rivolte all’autorità giudiziaria devono essere indirizzate al giudice competente per materia territorio e valore: Tribunale (civile, penale, amministrativo); Giudice di pace; Corte d’appello. In alcuni casi, tassativamente previsti dalla legge, le istanze possono essere presentate ai Tribunali Speciali, come il Tribunale per i Minorenni o il Tribunale del Riesame (per questioni cautelari in ambito penale).
Per quanto concerne gli enti pubblici e amministrazioni locali, molte istanze amministrative sono indirizzate ad enti locali, come il Comune (per permessi di costruire o licenze commerciali), la Regione o la Provincia, in base al tipo di competenza. Ad esempio, un’istanza per il rilascio di una concessione edilizia deve essere presentata presso l’ufficio tecnico del Comune. Invece, per questioni legate alla salute pubblica, come richieste di certificati sanitari o permessi per attività a rischio sanitario, l’istanza va indirizzata alla ASL o agli enti sanitari competenti.
In altri casi, le istanze devono essere indirizzate a ministeri o agenzie nazionali, come l’Agenzia delle Entrate (per questioni fiscali) o il Ministero della Giustizia (per istanze relative all’accesso alla magistratura o per la revisione di procedure disciplinari). Per istanze legate a prestazioni sociali, previdenziali o assistenziali, come le richieste di sussidi o pensioni, il destinatario sarà l’INPS o enti di previdenza sociale.
Invece, in ambito amministrativo, alcune istanze, come quelle per l’ottenimento della cittadinanza o per la modifica di provvedimenti prefettizi (ad esempio, contravvenzioni o revoca/sospensione della patente di guida), vanno indirizzate alla Prefettura. Infine, per richieste specifiche legate a settori regolamentati, come l’energia, le telecomunicazioni o i servizi finanziari, l’istanza può essere presentata a enti di regolazione (ad es. AGCOM per le telecomunicazioni).
Modalità di invio dell’istanza
A seconda del tipo di istanza e dell’ente destinatario, l’invio può avvenire tramite diverse modalità:
- PEC (Posta Elettronica Certificata): per le istanze verso la pubblica amministrazione o i tribunali, l’invio tramite PEC garantisce la validità legale della comunicazione;
- raccomandata con ricevuta di ritorno: in alternativa alla PEC, la raccomandata postale garantisce una prova di invio e di ricezione;
- consegna diretta: in alcuni casi, l’istanza può essere consegnata direttamente presso l’ufficio competente. Questo metodo permette un confronto immediato con il personale dell’ufficio, utile per eventuali chiarimenti.
Come scrivere un’istanza: modello, requisiti, documenti e dati necessari
Redigere un’istanza in modo corretto e completo serve ad evitare che venga rigettata per vizi di forma od omissioni. Infatti, per essere valida, l’istanza deve rispettare alcuni requisiti che, se omessi o compilati in modo non corretto, possono causare il rigetto della domanda o il mancato avvio del procedimento richiesto.
I principali requisiti di validità sono la completezza dei dati personali e i riferimenti dell’autorità destinataria devono essere precisi e completi. L’oggetto dell’istanza deve essere chiaro e inequivocabile al fine di evitare interpretazioni errate. Occorre sottolineare che, in alcuni casi, leggi o regolamenti possono richiedere la compilazione di moduli ufficiali o l’inclusione di particolari diciture. Ad esempio, alcune istanze devono essere redatte su carta bollata o presentate su moduli predefiniti.
Un’istanza, a prescindere dall’ambito di utilizzo (civile, penale, amministrativo), deve rispettare una struttura formale che includa elementi indispensabili. La struttura tipica prevede le seguenti sezioni:
Intestazione
Nella parte superiore dell’istanza, è necessario specificare chiaramente l’autorità o l’ente destinatario, indicando l’ufficio competente (es. Tribunale di…, Comune di…, Agenzia delle Entrate, ecc.). Ad esempio: «All’Ill.mo Tribunale di Roma, Ufficio del Giudice Civile».
Oggetto
L’oggetto è una breve descrizione dell’istanza, che riassume in poche parole la richiesta, consentendo al destinatario di comprendere immediatamente la finalità del documento. Ad esempio, oggetto: “Istanza di accesso agli atti amministrativi – Procedimento edilizio n. XXX del XXXX”.
Dati del richiedente
In questa sezione devono essere riportati tutti i dati anagrafici e identificativi del richiedente: nome, cognome, codice fiscale, luogo e data di nascita, residenza, e, se presente, i dati del legale rappresentante.
Descrizione dei fatti e motivazione
Qui va esposta una descrizione chiara e sintetica dei fatti rilevanti e delle motivazioni alla base della richiesta, specificando le norme di legge a sostegno. È importante utilizzare un linguaggio preciso e descrivere i fatti in ordine cronologico, evitando dettagli superflui. «Premesso che, in data XX/XX/XXXX, il Comune di XXX ha emesso un provvedimento di concessione edilizia per l’immobile sito in…»
Richiesta formale
Questa sezione costituisce il cuore dell’istanza e contiene la richiesta formale indirizzata all’autorità, formulata in modo chiaro e diretto e conforme alle finalità dell’istanza. Ad esempio, “Voglia l’Ill.mo Giudice voglia disporre la sospensione della misura cautelare sopra indicata, per i motivi esposti…".
Data e firma
In fondo all’istanza, devono essere riportati la data e il luogo di redazione e la firma autografa del richiedente o del legale rappresentante.
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Documenti da allegare
A seconda del tipo di istanza e della finalità, può essere necessario allegare documenti che completino la richiesta e ne dimostrino la fondatezza. I principali documenti da allegare sono:
- documento d’identità: copia del documento d’identità in corso di validità dell’istante;
- documenti probatori: allegati che dimostrano la veridicità dei fatti esposti, come certificati, ricevute, fotografie, dichiarazioni o contratti;
- certificazioni mediche: se l’istanza è legata a questioni di salute (ad esempio, richiesta di misure alternative alla detenzione), sarà necessario includere certificati o referti medici;
- atti processuali precedenti: in caso di istanze relative a procedimenti penali, è importante allegare copie degli atti o delle sentenze oggetto della richiesta, per consentire al giudice di valutare la continuità del procedimento;
- procura o mandato dell’eventuale rappresentante legale.
Cosa accade dopo aver inoltrato un’istanza?
Una volta inoltrata un’istanza, inizia un iter che varia in base al tipo di richiesta, all’autorità destinataria e alle norme applicabili. Ecco le principali fasi che seguono la presentazione di un’istanza.
Protocollazione dell’istanza
Dopo la ricezione, l’istanza viene protocollata dall’autorità o dall’ufficio competente. La protocollazione assegna un numero identificativo alla domanda, utile per monitorare l’iter e facilitare eventuali comunicazioni successive. E’ utile conservare il numero di protocollo per richiedere informazioni sullo stato dell’istanza.
Esame preliminare e verifica dei requisiti formali
L’autorità verifica che l’istanza contenga tutti i requisiti formali richiesti e che sia corredata dalla documentazione necessaria. In questa fase, eventuali errori formali (es. mancanza di dati o allegati) possono portare a una richiesta di integrazione. Solitamente entro 15 giorni lavorativi dalla protocollazione, l’autorità può richiedere eventuali chiarimenti o integrazioni.
Avvio dell’istruttoria
Se l’istanza è completa e formalmente corretta, si procede con l’istruttoria, cioè la valutazione dei fatti e della documentazione allegata. In questa fase, l’autorità esamina il contenuto dell’istanza per decidere se accogliere o respingere la richiesta. La durata della fase istruttoria può variare notevolmente in base al tipo di istanza. Ad esempio, per istanze di accesso agli atti amministrativi la legge prevede una risposta entro 30 giorni, mentre per istanze penali, come la richiesta di revisione di una misura cautelare, la durata dipende dalla complessità del caso.
Comunicazione dell’esito
Una volta conclusa l’istruttoria, l’autorità adotta una decisione. L’esito viene comunicato al richiedente tramite PEC, raccomandata A/R o comunicazione diretta. A seconda del tipo di istanza e dell’ente, la comunicazione può essere accompagnata da un provvedimento formale che motiva l’accoglimento o il rigetto della richiesta.
Nel caso di istanze di accesso agli atti le risposte solitamente giungono entro 30 giorni; nel caso di istanze amministrative di autorizzazione (es.edilizia), i tempi sono variabili, dai 60 ai 90 giorni a seconda della normativa regionale o comunale. Invece le istanze penali di modifica delle misure cautelari hanno tempi che solitamente si aggirano intorno ai 30 giorni.
Monitoraggio dei tempi e gestione dei ritardi
Occorre monitorare i tempi di risposta, in particolar modo per istanze che riguardano diritti urgenti. In caso di ritardi eccessivi rispetto ai termini previsti dalla legge, il richiedente può attivarsi tramite:
- sollecito formale per ottenere una risposta rapida;
- ricorso per silenzio: se l’amministrazione non risponde entro i termini stabiliti, è possibile presentare un ricorso per il “silenzio-rifiuto” presso il TAR o chiedere l’intervento di un difensore civico;
- accesso a mezzi alternativi di tutela: in ambito penale, ad esempio, è possibile richiedere una decisione più rapida rivolgendosi al Tribunale del Riesame per questioni relative a misure cautelari non decise entro i termini.
Cosa fare in caso di istanza respinta
In caso di rigetto dell’istanza, l’autorità comunica al richiedente i motivi per cui la richiesta non è stata accolta. Nel provvedimento di rigetto devono essere specificate le ragioni di fatto e di diritto alla base della decisione, per consentire al richiedente di comprenderne le motivazioni. Il richiedente può presentare una nuova istanza con le modifiche richieste o procedere con strumenti di impugnazione, come un ricorso.
Ad esempio, in ambito amministrativo, un ricorso al TAR (Tribunale Amministrativo Regionale) può essere utilizzato per contestare un rigetto che si ritiene illegittimo.
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Motivi comuni di rigetto dell’istanza
Tra i motivi di rigetto più frequenti troviamo la produzione di documentazione incompleta o errata; una motivazione carente o la mancanza di fondamento normativo. Inoltre, il rigetto dell’istanza può avvenire se la stessa è indirizzata all’ente o all’autorità giudiziaria sbagliata.
Può comportare rigetto anche il mancato rispetto dei termini o delle modalità di presentazione: alcuni tipi di istanza devono essere presentati entro termini specifici o seguendo modalità precise (es. raccomandata o PEC).
Strumenti di impugnazione e possibilità di correzione
Nel caso in cui l’istanza venga respinta, il richiedente ha a disposizione diversi strumenti per cercare di ottenere una rivalutazione della propria domanda. In primo luogo è possibile ripresentare l’istanza. Ad esempio, se un’istanza di accesso agli atti viene respinta per carenza di documentazione, è possibile ripresentarla includendo i documenti richiesti, come il documento di identità e altri eventuali allegati.
Inoltre, occorre sottolineare che in ambito amministrativo, è possibile richiedere all’autorità che ha emesso il rigetto di riesaminare la propria decisione in autotutela, qualora emergano errori materiali o circostanze nuove che possano modificare l’esito della valutazione. L’autotutela è indicata quando il rigetto è il risultato di un errore evidente o di un’interpretazione errata delle norme applicabili. L’amministrazione ha il potere di correggere, annullare o modificare i propri atti.
Impugnazione tramite ricorso
Se il rigetto riguarda un’istanza presentata a un’autorità amministrativa (es. istanza di accesso agli atti o di autorizzazione), il richiedente può presentare un ricorso amministrativo presso l’ente superiore, ad esempio al TAR (Tribunale Amministrativo Regionale).
Invece, per le istanze rigettate in ambito giudiziario, come quelle rivolte a un giudice civile o penale, è possibile impugnare la decisione con i mezzi previsti dall’ordinamento. Ad esempio, in ambito penale, il rigetto di un’istanza cautelare può essere impugnato tramite ricorso al Tribunale del Riesame.
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