La geolocalizzazione dei dipendenti è uno strumento utile per le aziende che vogliono gestire al meglio i propri lavoratori e ottimizzare le risorse.
Quando si parla di rilevare la posizione dei dipendenti è necessario confrontarsi con argomenti sensibili e, per certi versi, controversi. Il Regolamento Europeo 2016/619 rappresenta in questi casi una base di partenza in quanto definisce la materia relativa alla tutela dei dati sensibili e della privacy.
Da una parte ci sono gli interessi economici delle imprese e dall’altro i bisogni dei dipendenti e la tutela della privacy: come fare a geolocalizzare i lavoratori rispettando il GDPR? Una soluzione può essere quella di scegliere software, come ad esempio Geobadge hr, che favoriscono il rispetto della normativa e offrono numerosi vantaggi ai dipendenti stessi. In questo modo sarà più semplice per l’azienda spiegare le ragioni che hanno portato all’utilizzo di questi strumenti, riducendo il carico negativo che in genere si attribuisce a questi software.
Trasparenza e informazione
Quando l’azienda decide di introdurre un sistema di geolocalizzazione deve rispettare l’obbligo di trasparenza. I dipendenti devono essere informati preventivamente delle modalità e delle condizioni che caratterizzano la rilevazione della posizione. Ogni lavoratore deve quindi ricevere le opportune comunicazioni scritte, non solo verbali, in cui si spiega il funzionamento degli strumenti messi a disposizione dall’azienda, quali sono i dati che il datore di lavoro può vedere, quali sono le sanzioni previste in caso di violazione e tutto ciò che è inerente allo strumento di rilevazione.
L’azienda non può spiare i dipendenti ed è importante che ogni lavoratore comprenda che l’uso di software per la geolocalizzazione non ha l’obiettivo di sorvegliare con accezione negativa.
Rendere note le finalità
I lavoratori devono conoscere le ragioni per le quali l’azienda utilizza questi sistemi. La geolocalizzazione, come il controllo degli accessi e la rilevazione delle presenze, è un’attività che deve essere accompagnata da una motivazione chiara e precisa. Un’ottima soluzione per le aziende è quella di scegliere software che offrono numerosi vantaggi rivolti non solo al datore di lavoro e a chi si occupa delle risorse umane ma anche al dipendente.
Per ottenere una buona collaborazione da parte dei lavoratori è necessario che la finalità della rilevazione della posizione sia chiara a tutti. Inoltre, è importante rendere note le informazioni che è possibile monitorare, anche in ottica di tutela della privacy.
La decisione di introdurre sistemi di geolocalizzazione grazie alle informazioni GPS può avere come obiettivo l’ottimizzazione delle risorse ma anche esigenze organizzative e produttive dell’azienda, la tutela del patrimonio aziendale oppure la sicurezza del lavoratore in caso di emergenza o di lavoro in aree disagiate.
Rilevare la posizione: quali dati vengono mostrati?
Tra gli aspetti da mettere in luce troviamo le informazioni che vengono rilevate nel momento in cui avviene la geolocalizzazione. Per prima cosa questa funzione deve attivarsi nel momento in cui il dipendente sceglie di condividere le informazioni sulla posizione, rendendo necessaria la sua autorizzazione. Inoltre, il datore di lavoro non può vedere la posizione esatta ma può vedere solo se il lavoratore si trova entro un certo raggio rispetto al luogo impostato dal datore di lavoro. Si tratta di informazioni essenziali sul funzionamento da dare ai propri dipendenti. Molto spesso, infatti, quando si sente parlare di geolocalizzazione si pensa a un controllo attivo in modo automatico, a uno scambio di dati costante anche oltre l’orario di lavoro e che mostra il punto esatto in cui ci si trova. Se consideriamo che spesso questi software vengono usati tramite app installate sul cellulare dei dipendenti l’assenza di informazioni chiare sul funzionamento può determinare una scarsa collaborazione da parte dei lavoratori stessi.
Per questo motivo è importante comunicare correttamente le caratteristiche dell’app usata per la rilevazione e fornire le informazioni necessarie per utilizzarla al meglio.
Tipologie di geolocalizzazione
La geolocalizzazione di un dispositivo può avvenire in due modi: in tempo reale (Real Time Location Systems) con l’uso della connessione Internet oppure in tempo differito con il download delle informazioni registrate dal dispositivo. Tra le due, quella in tempo reale è tra le più utilizzate poiché permette uno scambio di dati istantaneo, molto utile alla corretta gestione dell’attività lavorativa.
Approfondimenti normativi
Il trattamento dei dati in materia di geolocalizzazione è disciplinato dal GDPR in quanto i dati sulla posizione sono riconducibili seppur in maniera indiretta, ad un individuo ben preciso. In questo caso occorre prendere come riferimento:
- l’art. 13 GDPR, l’Informativa
- l’art. 25 GDPR, i principi generali della privacy by design e privacy by default
- l’art. 35 GDPR, la valutazione d’impatto del trattamento
Art. 13 GDPR, l’Informativa
L’azienda deve rispettare i principi di “liceità, correttezza e trasparenza e minimizzazione”, così come definito dal Regolamento UE 2016/679. I dati personali devono essere “trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato” e devono essere “adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati” (art. 5, par. 1, lett. a) e c) GDPR).
I dipendenti dovranno ricevere l’informativa estesa sul trattamento dei dati personali, ai sensi dell’art. 13 GDPR, nella quale si dovranno indicare anche la base giuridica, le modalità di funzionamento del dispositivo di geolocalizzazione e le finalità di trattamento.
Art. 25 GDPR, i principi generali della privacy by design e privacy by default
I software scelti dall’azienda dovranno soddisfare i requisiti del GDPR e assicurare l’uso dei soli dati personali necessari alle finalità del trattamento stesso. Per essere considerato idoneo, lo strumento per la rilevazione dovrà avere, tra i tanti requisiti richiesti, l’icona del posizionamento che indica quando la localizzazione è attiva e ridurre al minimo la frequenza dei dati raccolti.
Art. 35 GDPR, la valutazione d’impatto del trattamento (DPIA)
Con il provvedimento dell’11 ottobre 2018, il Garante si è espresso sulle tipologie di trattamenti per i quali si rende necessaria la DPIA. Tra le informazioni che non possono mancare in una valutazione d’impatto troviamo la descrizione sistematica del trattamento previsto, una valutazione della necessità e di quanto sono proporzionate rispetto alle finalità aziendali, la valutazione dei rischi per i dipendenti e le misure previste per affrontare tali rischi.
In collaborazione con Be-We srl
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