Per evitare errori e non avere problemi quando si emette un documento così importante, ecco come si compila una fattura passo per passo.
Imparare a compilare una fattura, soprattutto per chi è alle prime armi, sicuramente non p una cosa molto facile. Si tratta di un documento valido ai fini fiscali e proprio per questo motivo bisogna fare molta attenzione a come si compila una fattura: ogni sua parte deve contenere informazioni ben precise.
A emettere il documento fiscale, sia esso cartaceo, sia esso elettronico, è chi vende una merce o rende un servizio. Colui, invece, che è destinatario della fattura è il cliente, ovvero colui che paga per il bene o il servizio.
Chi è titolare di partita Iva è obbligato, ogni volta che riceve un corrispettivo per merce venduta o servizio prestato, ad emettere una fattura che attesti il pagamento. In questo modo si avrà un documento fiscale sia per chi acquista che per chi vende.
Proprio per questo motivo è importantissimo non commettere errori, dal momento che in caso di sviste si rischiano pesanti multe.
La cosa fondamentale per evitare di commettere errori è quella di compilare correttamente ogni campo della fattura. Ma andiamo a vedere quali sono i soggetti obbligati a emettere fattura e quali non lo sono. Il tutto tenendo presente che, a oggi, in Italia vige l’obbligo della fattura elettronica. Ne sono esclusi solo i contribuenti forfettari che nell’anno di imposta 2021 non hanno superato i 25.000 di compensi. Ma anche per questi ultimi l’obbligo scatterà a partire dal 1° gennaio 2024.
Cos’è una fattura e chi deve emetterla?
La fattura è un documento contabile che attesta la prestazione di un servizio o più semplicemente la vendita di un bene. In questo documento sono presenti tutte le informazioni su ciò per cui si è ottenuto un compenso e sul costo della prestazione effettuata o del bene acquistato.
La fattura deve essere obbligatoriamente emessa da coloro che prestano un servizio o vendono un prodotto. I possessori di partita IVA sono infatti tenuti a rilasciare un documento che attesti il diritto del venditore di prendere i soldi dal cliente che sta acquistando quel prodotto o servizio.
In questo modo poi, il possessore di partita IVA, pagherà le tasse allo Stato per quel prodotto venduto, appunto mostrando come documento la fattura.
Essa deve essere emessa in forma cartacea o in forma elettronica nel giorno in cui è stato prestato il servizio o si è venduto il prodotto. Per uno stesso cliente può essere emessa anche una sola fattura, per indicare tutti i servizi che sono stati prestati a questo.
Secondo il Testo Unico dell’IVA (DPR 633/1972). All’art.21 sono obbligati a emettere la fattura tutti i soggetti possessori di partita Iva.
La fattura, per tutti coloro che hanno Partita IVA, dovrà essere compilata seguendo indicazioni obbligatorie.
Chi non deve emettere la fattura?
Sono esclusi dall’emissione di fattura i seguenti soggetti:
- i negozianti con vendita al dettaglio emettono scontrino fiscale, ricevuta fiscale, trasmettono, anche telematicamente, gli introiti del negozio;
- agenzie di viaggio con regime speciale;
- agricoltori e pescatori in regime di esonero;
- operazioni che rientrano in regimi monofase, ossia con IVA assolta alla fonte.
La fattura può essere redatta in formato cartaceo, acquistando l’apposito blocchetto nei negozi specializzati, oppure anche in formato online, sempre indicando alcuni dati obbligatori.
Come compilare una fattura: dati obbligatori
La fattura per chi ha una partita Iva nel regime di contabilità ordinaria, dovrà essere compilata con gli stessi dati di cui sopra, priva di dichiarazione di esenzione Iva, e dunque con l’Iva al posto dell’eventuale rivalsa Inps.
Perciò, i dati che serviranno, sono i seguenti:
- numero di fattura;
- data di emissione fattura;
- nome, cognome, indirizzo, numero partita Iva e codice fiscale dell’emittente;
- nome società o persona fisica, indirizzo, partita Iva e codice fiscale del cliente;
- descrizione attività;
- eventuale rivalsa Inps 4%
- importo conseguito (imponibile Iva, corrispettivo Iva 22%, Totale fattura);
- Ritenuta acconto 20%;
- Totale netto conseguito.
Il numero progressivo sulle fatture
Un elemento a cui si deve prestare particolare attenzione nel momento in cui si emette una fattura è il numero progressivo, ossia la numerazione che ciascuna delle nostre fatture riporta. È necessario che ogni fattura riporti un numero univoco che la identifichi che potrà essere impostata dal professionista che potrà decidere se usare una numerazione progressiva indefinita (es. n°1, n°2, n°3) oppure una progressiva annuale (es. 2023/1, 2023/2, 2023/3).
Per chi utilizzi la fattura elettronica invece il problema non si presenta, dal momento che il software numera automaticamente la fattura con un numero di serie progressivo univoco.
Imposta di bollo per la fattura: quando si deve pagare?
Una domanda molto frequente tra chi deve emettere le sue prime fatture riguarda l’imposta di bollo che va applicata sulla fattura. È sempre obbligatoria? A quanto ammonta?
L’imposta di bollo per le fatture deve essere applicata a tutte le emissioni superiori a 77,47€ per corrispettivi non assoggettati ad IVA. Se il documento emesso dal professionista avrà un valore maggiore a 77,47€ si dovrà applicare una marca da bollo del valore di 2€.
L’imposta è dovuta anche nel caso in cui venga emessa fattura elettronica e dovrà essere apposta ogni volta che verrà emessa, anche se verso soggetti che non sono obbligati ad emettere la versione elettronica.
Conservazione delle fatture
Le fatture che sono state emesse devono essere conservate per 5 anni, a fini tributari, mentre per i fini civilistici devono essere conservate per 10 anni. Il consiglio è comunque di avere le fatture per 10 anni, in modo da non incorrere in problemi di alcun tipo.
Le fatture non devono essere conservate obbligatoriamente in forma cartacea, ma possono essere scannerizzate o riprodotte fotograficamente. Non viene infatti richiesto che la fattura sia conservata in copia originale.
L’unico vincolo che pone la legge è di avere la possibilità di fornire una copia in forma cartacea della fattura in qualsiasi momento.
Il vincolo di conservazione, e questo è importante sottolinearlo, vale sia per le fatture che si emettono che per quelle che si ricevono.
Con l’avvento della fattura elettronica si hanno dei vantaggi pratici visto che si può provvedere con la conservazione sostitutiva che:
- consente di eliminare i costi diretti di carta, toner e luoghi di conservazione;
- riduce il rischio di perdita e distruzione dei documenti;
diminuisce i tempi per la consultazione.
A norma di Legge le fatture elettroniche, infatti, posso essere conservate o con il servizio messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate o con un software di fatturazione elettronica.
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