Requisiti richiesti a chi vuole lavorare come segretaria: ecco quali corsi e studi sono necessari per diventarlo.
Quello della segretaria è un ruolo fondamentale a livello organizzativo nella maggior parte delle piccole e grandi imprese così come negli enti pubblici. Studi legali, dentistici o istituti hanno necessità di poter contare su un figura dotata di spiccate capacità organizzative e di pianificazione. Non da sottovalutare poi la propensione alla gestione e all’ordine che, soprattutto in ambiti professionali di un certo livello, è fondamentale.
Se pensi che questo profilo ti si addica e rispecchi le tue inclinazioni lavorative è bene conoscere le mansioni che, nel concreto, vengono richieste a una segretaria.
Non di meno è importante sapere quale percorso di formazione è meglio intraprendere per avere maggiori chance di essere assunti e risultare candidati competitivi sul mercato del lavoro. Ci sono infatti competenze specifiche che vengono individuate come dei veri e propri requisiti per intraprendere questa carriera, capiamo quali sono.
Cosa fa la segretaria? Mansioni ricoperte
Quando parliamo di segretaria ci riferiamo a una figura professionale freelance o a quella di un’impiegata che, in ogni caso, cura in prima persona gestione corretta e puntuale delle attività tecniche e organizzative dell’ente a cui fa capo.
Questa professione richiede notevoli capacità organizzative in particolare nella coordinazione di attività di front-office e back-office. Vi è inoltre un notevole lavoro di mediazione tra le esigenze espresse dai superiori e quelle dei colleghi nell’ufficio. In particolare i compiti svolti da una segretaria, in qualsiasi contesto sia assunta, possono essere riassunti come:
- gestione di appuntamenti del datore di lavoro (ad esempio la gestione della documentazione medica o legale nel caso di una lavoratrice in studio);
- pianificazione e prenotazione di eventuali trasferte lavorative del o dei responsabili (compresi eventi quali cene o pranzi aziendali);
- archiviazione di file e documenti;
- smistamento la posta sia elettronica che tradizionale;
- preparazione di materiale necessario al corretto svolgimento delle attività del proprio datore (redazione documenti, lettere o realizzazione di presentazioni);
- organizzazione e risposta alle telefonate del pubblico o dei responsabili dell’ufficio;
- possibili mansioni amministrative anche di tipo comunicativo (contabilità, redazione del bilancio, catalogazione di fatture e transazioni economiche aziendali).
Ci sono poi alcune attività di segreteria relative al tipo di azienda o ufficio in cui si lavora. Un esempio è il ruolo di receptionist con monitoraggio di accessi e ricevimento dei visitatori. Se invece ci si trova a lavorare nel commerciale di solito ci si troverà a gestire l’inserimento e la trasmissione degli ordini.
Diventare segretaria: percorso di formazione necessario
Se ci si inscrive a un bando di concorso ci si troverà ad affrontare prove concorsuali caratterizzata da tematiche di varia natura. Tra le più comuni troviamo:
- contabilità
- diritto amministrativo, pubblico e privato
- lingua straniera (inglese, francese, tedesco o spagnolo)
Le skills pratiche più richieste invece sono senza dubbio relativa all’uso del pacchetto Office di Microsoft, comprensivo di Word, Excel e Power Point.
Tra i titoli e le competenze specifiche richieste l’aspirante segretaria dovrà possedere certificazioni informatiche e qualifiche professionali relative alla trattazione di testi o alla gestione dell’amministrazione. In molti casi è anche richiesta la frequenza di corsi come operatori socio-assistenziali e sociosanitari nonostante di solito non occorra un vero e proprio titolo di studio accademico specifico.
Le prime esperienze possono essere svolte anche soltanto essendo in possesso del diploma di scuola superiore, meglio se in studi tecnici e affini al settore commerciale, amministrativo e contabile. Le conoscenze più importanti insomma riguardano materie di stampo economico e giuridico.
Requisiti per diventare segretaria
Passiamo infine a definire i tratti del profilo ideale di questa figura professionale. Requisiti fondamentali in ogni caso sono la gentilezza e cordialità nonché la cura della propria immagine grazie all’abbigliamento adeguato alla propria funzione. Ben più importante è però l’attitudine a lavorare in team e la capacità di gestire lo stress.
Si tratta infatti di un lavoro dinamico per persone risolute dove il tutto è basato sulla coordinazione e la capacità di negoziazione. Riassumendo potremo dire quindi che non devono mai mancare capacità gestionale, abilità nel multi-tasking e doti relazionali e di comunicazione.
Il contesto di lavoro in fin dei conti è quello di ufficio o di un front office, con un orario di lavoro variabile a seconda di contratto full-time o part-time. Anche in quest’ultimo caso però spesso è richiesta massima flessibilità oraria per adattarsi a impegni e richieste dell’ultimo minuto.
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