La registrazione delle operazioni degli intermediari finanziari: ordini e negoziazioni

In base all’art. 29 del Provvedimento Banca d’Italia/Consob del 29 Ottobre 2007 e al Regolamento CE 1287/2006, in particolare artt. 7 (Registrazioni degli ordini dei clienti e delle decisioni di negoziazione) e 8 (Registrazioni delle operazioni), gli intermediari finanziari e le società di intermediazione finanziaria sono obbligate a tenere, per tutti i servizi prestati e per tutte le operazioni effettuate, adeguate e ordinate registrazioni delle attività svolte, in modo tale da consentire alle autorità di vigilanza (Banca d’Italia e Consob) la verifica del rispetto delle norme vigenti riguardo ai servizi e alle attività di investimento e alla prestazione di servizi accessori, come anche la verifica dell’adempimento degli obblighi verso clienti e potenziali clienti.

Registrazioni degli ordini
Per quanto riguarda le registrazioni degli ordini dei clienti e le decisioni di negoziazione (art. 7 Regolamento CE 1287/2006), gli intermediari finanziari, nell’ambito della prestazione del servizio di gestione del portafoglio, hanno l’obbligo di registrare immediatamente le seguenti informazioni:

• il nome del cliente (o altro elemento di designazione);
• il nome di qualsiasi soggetto pertinente che agisca per conto del cliente (o altro elemento di designazione);
• le informazioni relative all’operazione di acquisto o di vendita, il codice identificativo dello strumento (mercato su cui è svolta l’operazione), il prezzo unitario del titolo, la valuta del titolo, il quantitativo contrattato e la relativa misura;
• se si tratta di un ordine diverso dall’acquisto o dalla vendita è necessario indicare anche la natura dell’ordine;
• il tipo di ordine;
• tutte le informazioni che specifichino, in modo dettagliato, le condizioni poste e le istruzioni particolari fornite dal cliente, soprattutto riguardo alle modalità di esecuzione dell’ordine;
• la data e l’ora esatta di ricevimento dell’ordine o della decisione di negoziazione, da parte dell’impresa di investimento;

Registrazioni delle operazioni
Per quanto riguarda le registrazioni delle operazioni (art. 8 Regolamento CE 1287/2006) gli intermediari subito dopo aver eseguito l’ordine del cliente o subito dopo aver ricevuto conferma dell’avvenuta esecuzione di un ordine trasmesso a un persona terza, per farlo eseguire, sono tenuti alla registrazione delle seguenti operazioni:

• il nome del cliente ( o altro elemento di designazione);
• le informazioni relative a: giorno e ora della negoziazione, se l’operazione è di acquisto o vendita; se l’intermediario è intervenuto nella negoziazione per conto proprio o per conto e su ordine del cliente (veste dell’intermediario); codice identificativo dello strumento; prezzo unitario del titolo, valuta del prezzo del titolo; quantitativo contrattato e relativa misura; controparte dell’operazione e identificativo della sede in cui l’operazione è stata eseguita;
• prezzo totale ottenuto dal prodotto del prezzo unitario e del quantitativo;
• natura dell’operazione se diversa da un’operazione di acquisto o di vendita;
• persona fisica che ha eseguito l’operazione o che è responsabile dell’esecuzione;

Nel caso in cui l’ordine sia stato trasmesso dall’intermediario a una terza persona o a un soggetto terzo, per farlo eseguire, l’intermediario è tenuto, immediatamente dopo aver effettuato la trasmissione, a registrare le seguenti informazioni:

• nome o altro elemento di designazione del cliente il cui l’ordine è stato trasmesso;
• il nome o altro elemento di designazione del soggetto al quale l’ordine è stato trasmesso;
• i termini dell’ordine trasmesso;
• la data e l’ora esatta della trasmissione.

Gli intermediari sono tenuti, infine, a conservare le registrazioni effettuate per un periodo di almeno cinque anni, anche nel caso in cui cessi l’autorizzazione alla prestazione dei servizi di intermediazione e investimento.