Lavorare meno per lavorare meglio: i nuovi trend sull’orario di lavoro

Il mondo si sta avviando verso una gestione del lavoro in chiave “smart”: molte imprese hanno già messo in piedi progetti strutturati di smart working, mentre altre si stanno avviando adesso verso una ridefinizione completa del nuovo modo di lavorare post-Covid.

E se lo smart working ha ovviamente portato con sé un nuovo modo di intendere gli spazi di lavoro (grazie alla collaborazione da remoto ed al redesign degli spazi in chiave più sociale e condivisa), questo nuovo modo di lavorare non può non travolgere anche l’orario di lavoro: con lo smart working, infatti, questo è diventato più flessibile, passando dall’essere incasellato in rigidi schemi all’essere più semplicemente legato agli obiettivi da raggiungere.

Ma quali sono le soluzioni a disposizione delle aziende che devono ripensare l’orario di lavoro in ottica “smart”?

L’orario di lavoro nell’era post-Covid

Ci sono già dei trend che si stanno affermando relativamente alla gestione del tempo di lavoro, alcuni dei quali sarebbero sembrati quantomeno futuristici fino a poco tempo fa. Eppure, il Covid-19 ha accelerato anche questa rivoluzione (come molte altre).

Ecco quindi i principali trend che si stanno affermando sulla gestione dell’orario di lavoro, accompagnati dai relativi vantaggi e dagli specifici metodi di implementazione:

1) Orario sfalsato

Il cosiddetto staggered hours system: si tratta della flessibilità oraria più diffusa anche nell’era pre-covid. Consiste semplicemente nel lasciare il lavoratore libero di definire l’orario in cui svolgere la prestazione lavorativa, pur mantenendo fermo il totale delle ore lavorative nella giornata. Ad esempio, alcune persone lavoreranno dalle 9.00 alle 18.00, altre dalle 10.00 alle 19.00.

Benefici: permette una migliore conciliazione delle esigenze personali con il lavoro, nonché una diminuzione del traffico in città (con impatto sociale rilevante ai fini della CSR).

Come implementarlo: tramite accordi individuali con i lavoratori oppure accordi sindacali (contrattazione collettiva di II livello).

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2) 5 giorni di lavoro

È la versione “a giorni” dell’orario sfalsato. Consiste, infatti, nel lavorare 5 giorni a settimana, lasciando al lavoratore la libertà di definire i 5 giorni in cui lavorare all’interno del range di 7 giorni (oppure stabilendo una rotazione a livello aziendale) - resta quindi comunque fermo il monte delle ore totali settimanali. Si sta diffondendo soprattutto all’estero dove la legislazione locale permette e facilita l’implementazione di questo tipo di sistema (che in Italia non sarebbe invece di semplice implementazione, soprattutto laddove la scelta delle giornate in cui lavorare fosse demandata al dipendente).

Benefici: permette di contenere il numero delle persone presenti contemporaneamente in ufficio (tema molto caldo visto il bisogno di distanziamento sociale), nonché di ridurre il traffico in città.

Come implementarlo: in Italia potrebbe essere implementato con il metodo delle rotazioni prestabilite a livello aziendale, tramite accordi individuali con i lavoratori oppure accordi sindacali (contrattazione collettiva di II livello). Questo metodo permetterebbe, infatti, di prestabilire e distinguere chiaramente le giornate lavorative dalle giornate di riposo (ai fini della corretta applicazione, ad esempio, delle eventuali maggiorazioni per lavoro festivo).

2) Orario flessibile con lavoro per obiettivi

È la versione flessibile dell’orario sfalsato. Se il personale lavora per obiettivi, infatti, non ha bisogno di rispettare strettamente il totale delle 8 ore lavorative giornaliere - il lavoratore, quindi, potrebbe lavorare meno in una giornata (es. dalle 10.00 alle 18.00) e più in un’altra (es. dalle 09.00 alle 19.00). Si tratta sicuramente della flessibilità oraria maggiormente diffusa con l’affermazione dello smart working e, più in generale. del remote working.

Benefici: maggiore possibilità di conciliare le esigenze personali con il lavoro, maggiore autonomia e responsabilità.

Come implementarlo: accordi individuali con i lavoratori oppure accordi sindacali (contrattazione collettiva di II livello).

3) Orario compresso

Consiste nel concentrare l’ordinario numero di ore lavorative settimanali (es. 40) in un limitato numero di giorni (es. 4). Questo tipo di orario di lavoro, a sua volta, potrebbe essere sfalsato (perché il giorno ‘non lavorativo’ della settimana potrebbe essere a rotazione o a discrezione del dipendente) oppure prestabilito per tutti (è il caso ad esempio delle aziende che hanno implementato la formula lavorativa della c.d. settimana corta - dal lunedì al giovedì - mantenendo invariato il numero delle ore lavorative totali settimanali).

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Benefici: permette di aumentare la creatività e la concentrazione nelle giornate lavorative, migliorando quindi la produttività del lavoratore; nel caso poi di orario compresso sfalsato, questo metodo permetterebbe anche di ridurre il numero di dipendenti presenti in ufficio contemporaneamente.

Come implementarlo: accordi individuali con i lavoratori oppure accordi sindacali (contrattazione collettiva di II livello). Visto che le persone lavoreranno più ore all’interno di una giornata lavorativa, sarà importante predisporre un piano di comunicazione adeguato per sensibilizzare le persone sul bisogno di gestire al meglio il tempo di lavoro, alternandolo con i necessari momenti di break.

4) Orario ridotto a parità di stipendio

È la formula sicuramente più avanguardista ma anche più in linea con il concetto di smart working, in cui infatti lo stipendio è correlato al raggiungimento degli obiettivi e non al numero di ore lavorate. Un esempio classico è la settimana lavorativa corta (es. dal lunedì al giovedì) senza riduzione di stipendio.

Benefici: incremento della produttività e dell’engagement dei dipendenti, migliore posizionamento aziendale con conseguente aumento della possibilità di attrarre talenti sul mercato e di trattenere quelli presenti in azienda.

Come implementarlo: accordi individuali con i lavoratori oppure accordi sindacali (contrattazione collettiva di II livello). In tali accordi sarà infatti possibile prevedere una riduzione dell’orario di lavoro settimanale con contestuale aumento salariale (al fine di mantenere invariato lo stipendio), oppure - in alternativa - una copertura del giorno non lavorativo tramite l’utilizzo di ferie/permessi extra; in quest’ultimo caso, infatti, si potrà prevedere nell’accordo individuale/sindacale stesso un aumento del numero di permessi/giorni di ferie riconosciuti, con una contestuale calendarizzazione degli stessi a copertura delle giornate che diventeranno non lavorative (ad es. a copertura di tutti i venerdì).

L’orario di lavoro e la comunicazione aziendale interna

Per qualsiasi di queste soluzioni si opti, sarà di fondamentale importanza implementare - a corredo degli accordi individuali e sindacali necessari - un piano di comunicazione ampio e strutturato che tenga conto di due audience principali:

• employees: sarà necessaria una comunicazione chiara e trasparente rivolta all’intera la popolazione aziendale, in modo da chiarire come mai si opti per questo cambiamento di gestione oraria, quali siano i benefici e quali le questioni delicate a cui prestare attenzione (es. burnout, gestione autonoma del tempo, collaborazione da remoto ecc).

• management: in parallelo (o, ancor meglio, subito prima della comunicazione a tutta la popolazione aziendale) sarà ovviamente necessario preparare approfonditamente i manager, in modo che siano pronti a rispondere ad eventuali dubbi o domande da parte dei membri del team.

Ma il piano di comunicazione non dovrà fermarsi qui.

Sarà infatti opportuno anche implementare un metodo di monitoraggio del successo dell’iniziativa (ad esempio, tramite survey periodiche da ripetere ogni trimestre) in modo da apportare per tempo eventuali azioni correttive necessarie e in modo da poter raccogliere feedback, consigli e idee per accrescere l’efficacia del progetto.

Molte aziende, approfittando di una più ampia riorganizzazione dovuta all’attuale pandemia da Covid-19, hanno già rivisto la gestione interna dell’orario di lavoro e molte altre si accingono a farlo, sfruttando l’innovazione come vantaggio competitivo. Ci sono tuttavia anche casi studio di aziende che avevano anticipato di molto questo trend, testando queste soluzioni in tempi non sospetti (e con risultati strabilianti). Microsoft Japan, ad esempio, aveva sperimentato la settimana corta già nel 2019, riscontrando un aumento della produttività pari al 40%, nonché una diminuzione del consumo di elettricità pari al 23%.

La Spagna ha persino avviato un progetto pilota per tutto il Paese e, per 3 anni, testerà la settimana lavorativa “corta” (fatta di 4 giorni) senza diminuzione dello stipendio. Al termine dei 3 anni, le aziende spagnole dovrebbero essere in grado di tirare le somme e di constatare un effettivo aumento della produttività dei propri lavoratori. Sicuramente il più grande pilota mai avviato in questo senso ed i cui risultati potrebbero davvero essere eccezionali.