Libri e scritture contabili obbligatorie: cosa sono e quando devono essere tenuti?

Tutte le imprese sono tenute alla redazione ed alla conservazione dei libri e delle scritture contabili previste dalla normativa civilistica, fiscale, societaria e del lavoro.
I libri contabili che devono essere tenuti dalle imprese variano a seconda del tipo e della dimensione dell’ attività.

Libri e scritture contabili obbligatorie: cosa sono?

Le scritture ed i libri contabili obbligatori sono quei documenti che la normativa civilistica, fiscale, societaria e del lavoro impongono di redigere e conservare al fine di:

• rappresentare e dimostrare i singoli atti di impresa, sia dal punto di vista quantitativo che monetario;
• consentire una chiara e veritiera rappresentazione della situazione patrimoniale, finanziaria ed economica dell’impresa.

La normativa di riferimento è quella stabilita dagli articoli 2214 e seguenti del codice civile.

Libri contabili obbligatori: la normativa civilistica

La corretta redazione e conservazione dei libri contabili è un elemento indispensabile per qualsiasi impresa.
In questo senso il codice civile prevede l’obbligo per tutte le imprese, ad eccezione del piccolo imprenditore e dell’imprenditore agricolo, di tenere:

• il libro giornale, cioè il libro nel quale vengono annotate in ordine cronologico tutte le operazioni di gestione (acquisti, vendite, incassi, pagamenti, ecc.);
• il libro degli inventari, cioè il libro in cui va redatto l’inventario delle attività dell’impresa al fine di rappresentare correttamente la situazione patrimoniale della medesima.

Accanto a queste scritture, in linea di principio obbligatorie per qualsiasi imprenditore commerciale, il codice civile prevede che l’impresa tenga «tutte le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa». Si pensi, a titolo di esempio, alle scritture ausiliarie di magazzino, indispensabili nel caso delle imprese commerciali per una corretta rappresentazione civilistica e fiscale delle giacenze.

Libri contabili obbligatori: la normativa fiscale

La normativa fiscale, nell’ambito del dpr 633/1972 (dpr IVA) e del dpr 917/1986 (Tuir), prevede la tenuta obbligatoria dei seguenti libri contabili:

• libri IVA, ovvero libro delle fatture passive, delle fatture attive e dei corrispettivi (ove presenti);
• libro dei beni ammortizzabili, ovvero quel registro in cui vengono registrati i beni durevoli (cespiti) soggetti ad ammortamento.

Libri contabili obbligatori: la normativa del lavoro

La normativa sul lavoro, invece, prevede la tenuta dei seguenti libri e scritture obbligatorie:

• libro unico del lavoro, ovvero quel libro che a partire dal 2008 ha sostituito e fuso i precedenti libri matricola e paga;
• il registro degli infortuni, indispensabile per il rispetto della normativa INAIL.

Libri contabili e sociali obbligatori: la normativa societaria

Infine, i libri sociali e contabili obbligatori sono disciplinati anche dalla normativa societaria che prevede la tenuta di due grandi categorie di libri obbligatori:

• i libri sociali e contabili che consentono una rappresentazione finanziaria della struttura della società ovvero
  • il libro soci;
  • il libro delle obbligazioni;
  • il libro degli strumenti finanziari.

• i libri sociali e contabili che consentono la verifica del funzionamento degli organi societari ovvero
  • il libro delle adunanze e delle deliberazioni assembleari;
  • il libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’organo amministrativo;
  • il libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’organo di controllo;
  • il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti (ovviamente solo nel caso in cui l’impresa considerata abbia emesso un prestito obbligazionario).

Libri obbligatori e regime contabile

Ciò che può differenziare l’onere e le modalità di redazione e tenuta dei libri e delle scritture contabili è il regime contabile applicabile all’impresa.
Se all’impresa è applicabile il regime contabile ordinario i libri contabili obbligatori sono praticamente tutti quelli elencati in precedenza, ovviamente variabili a seconda della tipologia e della dimensione dell’attività.
Se, invece, all’impresa è applicabile il regime contabile semplificato allora questa sarà esonerata dalla tenuta dei libri previsti dalla normativa civilistica (poiché non vi è obbligo di redazione del bilancio) e si dovranno tenere soltanto:

• i libri IVA ed il registro dei beni ammortizzabili ai fini fiscali;
• il libro unico del lavoro ed il registro degli infortuni ai fini della normativa sul lavoro.