Come scrivere una lettera o una mail al preside

A volte l’unico modo per poter risolvere gravi problemi all’intero della comunità scolastica è quello di ricorrere al (o alla) Dirigente scolastico.

Eppure dopo aver trovato il coraggio di scrivere al (o alla) Preside, sia studenti che genitori - e talvolta docenti - si bloccano in quanto ci si interroga su quale sia il modo migliore per contattare il Preside.

In ogni caso è bene ricordare che una lettera o una email sono preferibili, in quanto documenti scritti, al semplice colloquio, in quanto si concede sia al mittente che al destinatario il tempo sufficiente per poter realmente riflettere sul problema appena sorto e trovare un compromesso.

In ogni caso è bene ricordare che prima di scrivere una lettera alla/al Preside è bene riflettere sulla reale validità e gravità della situazione, i quanto si rischia di contattare il Dirigente scolastico per conflitti o problemi che si potrebbero risolvere anche senza un intervento così autorevole. Anzi, scomodare il Preside potrebbe avere delle ripercussioni negative in futuro, prendendo sottogamba eventuali seriosi reclami e richieste di intervento.

Nel caso non ci siano altre soluzioni è bene scrivere al Preside, ma come si scrive una lettera o una mail? In realtà tra le due forme non cambia molto, solo il mezzo, mentre il tono formale è imprescindibile. Vediamo quali sono le regole su come scrivere una lettera al Preside: ecco tutto quello che serve sapere.

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Come scrivere una lettera o una mail al preside

Dopo essersi assicurati che le ragioni per scrivere al/alla Dirigente scolastica siano valide e che i problemi da esporre non possono essere risolti in alcun modo, è bene impugnare la penna, oppure armarsi di pc, per scrivere la lettera al Preside. Ma da dove partire?

Nella stesura di una lettera al Dirigente scolastico sono diverse le regole che bisogna tenere a mente, a partire dal tono formale, l’uso di allocutivi di cortesia e non solo. Vediamo insieme tutte le regole fondamentali per scrivere una lettera senza errori.

Il/la preside è la massima autorità nella scuola, per cui è importante scrivere una lettera formale e soprattutto priva di errori di grammatica. Ancora è necessario non solo usare allocutivi di cortesia, dando del lei, ma è bene scrivere con la lettera maiuscola qualsiasi pronome si rivolga al preside. Dopo aver chiarito il registro che bisogna adoperare, è necessario che la lettera rispetti una certa struttura. Vediamo cosa scrivere e come strutturare la lettera al preside.

• Intestazione. Si prevede che la forma di apertura sia in alto a sinistra o a destra: “Al sig./alla sign.ra [nome cognome] preside della scuola [nome]”
• Formula introduttiva. È bene che il testo si apra sulle parole della formula “Egregio/a preside”. Dopodiché è bene utilizzare la formula “i sottoscritti [...], in qualità di rappresentanti della classe [,,,], si rivolgono a Lei per farLe presente i seguenti problemi:”.
• Corpo della lettera/mail. Che il problema sia solo uno o molteplici è importante l’ordine. È bene partire dal punto più grande per poi indicare gli altri come conseguenze del primo. Si consiglia, per non creare confusione, di dividere la lettera in paragrafi isolando tutti i punti, così saranno più facili da individuare e analizzare da parte di chi legge. Inoltre è importante assicurarsi che in ogni paragrafo s un soia trattato un solo punto e rendere il testo più coeso. Ancora è bene proporre delle soluzioni realistiche e fattibili dopo aver esposto i problemi, in quanto è un buon modo per farsi venire incontro e segnalare l’apertura e disponibilità verso il preside.
• Congedo. In chiusura, è bene congedarsi ringraziando la preside per la gentile attenzione e incentivate una risposta. Un buon esempio è “Nel ringraziarLa della Sua gentilissima disponibilità, attendiamo una pronta risposta”.
• Luogo e data.
• Firma.

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Come scrivere una lettera o una mail al preside: un esempio

Dopo aver chiarito quali sono le regole e come si scrive una lettera o una e-mail al dirigente scolastico senza commettere errori, potrebbe tornare utile vedere alcuni esempi, pratici e veloci da poter adoperare come modello.

Al Dirigente Scolastico
della Scuola[nome]

Sig./sig.ra [Nome Cognome]

Oggetto: (indicare specificatamente in poche parole il motivo della lettera/mail)

Egregio/a Dirigente Scolastico [Nome Cognome],

il/i sottoscritto/i [Nome cognome del mittente: genitore, alunno o docente], in qualità di Rappresentante/i della classe [sezione] dell’istituto [nome] Le scriviamo questa lettera per sottoporre alla Sua attenzione la seguente situazione: [esplicare l’oggetto e le motivazioni per le quali si sta scrivendo la mail o lettera].

Le chiediamo pertanto, di provvedere presto alla risoluzione di questo problema, al fine di migliorare la situazione e consentire così il proseguimento dell’attività scolastica nel migliore dei modi. RingraziandoLa della Sua gentilissima disponibilità e in attesa di una Sua pronta risposta, Le porgiamo cordiali saluti.

Luogo e Data
[Firma]