Come essere produttivi con il metodo del pomodoro

Stai cercando dei metodi per essere più produttivo e lavorare senza distrazioni perché ti rendi conto che mentre stai svolgendo le task della giornata è facile che perdi la concentrazione oppure che ci metti molto più tempo del necessario per completare una semplice attività. Il metodo del pomodoro è tra le tecniche più diffuse nell’ambito della produttività.

Con pochi e semplici passaggi trasformerai la tua giornata lavorativa e la renderai super efficiente. La tecnica del pomodoro, infatti, nasce con l’obiettivo di riuscire a gestire il tempo nel migliore dei modi. Il suo ideatore, Francesco Cirillo, alla fine degli anni ’80 realizza questo metodo suddividendo il lavoro in intervalli per evitare distrazioni, ottimizzare il flusso di lavoro e soprattutto riuscire a completare tutte le attività del giorno.

Come funziona il metodo del pomodoro

Come anticipato la tecnica del pomodoro è un metodo che permette di organizzare e gestire nel migliore dei modi il tempo. Il lavoro viene diviso a intervalli, di 25 minuti, separati da brevi pause. Ogni sessione, o intervallo, di lavoro è chiamato «pomodoro» (il nome è legato al tradizionale timer da cucina a forma di pomodoro che Francesco Cirillo utilizzava da studente).

Il metodo si compone, quindi, di sei semplici passaggi:

• decidere l’attività da svolgere;
• impostare il timer pomodoro (tradizionalmente a 25 minuti);
• svolgere l’attività;
• segnare un pomodoro o una spunta quando il timer avrà suonato;
• se si hanno meno di quattro segni di spunta, si fa una breve pausa (dai 3 ai 5 minuti) e poi si imposta nuovamente il timer, altrimenti dopo quattro pomodori si può fare una pausa più lunga (dai 15 ai 30 minuti) e si azzera il conteggio tornando al punto di partenza.

Insomma, il metodo è davvero semplice: scegli l’attività da svolgere, imposti il timer di 25 minuti e ogni volta che questo suonerà se si hanno meno di quattro spunte o pomodori (quindi se hai terminato meno di quattro sessioni) farai una pausa breve, in alternativa ne avrai guadagnata una lunga.

Per quanto possa sembrare controproducente fare una breve pausa al termine di ogni sessione, queste servono a favorire l’assimilazione dei concetti ma anche a rilassarsi e vivere le attività da svolgere con più concentrazione e meno sofferenza e stress.

Inoltre, uno degli obiettivi principali del metodo del pomodoro è quello di ridurre al minimo le interruzioni, interne ed esterne, e garantire un flusso di lavoro continuo per ogni sessione, quindi per 25 minuti. Infatti, il pomodoro non si può interrompere e quindi se si viene interrotti durante una sessione questa va registrata e posticipata utilizzando la strategia «informa - negozia - programma - richiama» oppure il pomodoro deve essere abbandonato.

Se il timer è più lungo del tempo che l’attività ha richiesto per essere portata a compimento, utilizza il tempo extra per

• ricontrollare il lavoro;
• rivedere le attività che hai svolto e appuntarti qualche insegnamento o nota;
• pianificare le attività future per la giornata e iniziare le riflessioni o aggiornamenti;

Infatti come spiega l’ideatore del metodo del pomodoro: «Casi specifici dovrebbero essere gestiti con buon senso: se si finisce il lavoro mentre il Pomodoro è ancora attivo, si applica la seguente regola: una volta che il Pomodoro è iniziato, deve essere completato. Una buona idea è di approfittare dell’opportunità per apprendere meglio, utilizzando il tempo restante del Pomodoro per riesaminare o ripetere quello che si è fatto, apportare piccoli miglioramenti e annotare cosa si è appreso, fino a che il Pomodoro è concluso».

Come applicare in modo efficace la tecnica del pomodoro

Sicuramente il primo consiglio se si vuole utilizzare la tecnica del pomodoro è quello di non diventare schiavi dei «pomodori» e non iniziare a svolgere le attività solo per il piacere di «ottenere i pomodori» a fine giornata. È importante lavorare bene, riuscire a svolgere le attività prefissate e avere un flusso di lavoro privo di interruzioni e distrazioni, ma non bisogna mai esagerare altrimenti si rischia di ottenere un effetto opposto e contrario.

Inoltre, per rendere piacevole ed effettivamente sostenibile il metodo del pomodoro è importante saper utilizzare nel migliore dei modi le brevi pause da 3 o 5 minuti. A tal proposito è importante evitare di utilizzare questo tempo di stacco dal flusso di lavoro per controllare le notifiche e i messaggi sul telefono, rispondere alle mail che sono arrivate durante la sessione, scrollare i social oppure continuare a pensare alle attività che ci aspettano.

Le pause funzionano solo se effettivamente utilizzate nel modo giusto e se si riesce a staccare la mente del flusso di lavoro per poi tornare in sessione con la giusta energia e voglia di fare.

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