Dimissioni cartacee, hanno ancora valore? Che succede e cosa deve fare l’azienda

Le dimissioni rappresentano la decisione unilaterale del dipendente di recedere dal contratto di lavoro, senza l’obbligo di fornire motivazioni e in assenza di particolari vincoli, eccezion fatta per il rispetto del periodo di preavviso.

Al fine di contrastare il fenomeno delle cosiddette “dimissioni in bianco”, in cui il lavoratore, ignaro delle conseguenze, firmava un documento in cui dichiarava di recedere dal contratto, senza tuttavia inserire alcuna data (data che successivamente veniva aggiunta dal datore di lavoro, mettendo fine al rapporto), dal 12 marzo 2016 le dimissioni devono essere presentate, a pena di inefficacia, in modalità esclusivamente telematica.

La procedura delle dimissioni telematiche si applica a tutti i rapporti di lavoro subordinato, eccezion fatta per le dimissioni rassegnate:

• nelle sedi protette o avanti le commissioni di certificazione;
• durante il periodo di prova;
• nel lavoro domestico;
• dai genitori lavoratori;
• nel lavoro marittimo.

Come deve comportarsi l’azienda nei confronti dei dipendenti che ancora presentano le dimissioni cartacee? Analizziamo la questione in dettaglio.

Quando le dimissioni telematiche sono obbligatorie, cosa fare?

Le dimissioni rassegnate con modalità diverse da quelle telematiche sono inefficaci. Pertanto, di fronte alla dichiarazione del lavoratore di recedere dal contratto, presentata in forma cartacea, l’azienda è tenuta a:

• verificare che il lavoratore non rientri nei casi in cui è ancora consentito presentare le dimissioni cartacee (ad esempio in periodo di prova);
• inviare al lavoratore un’apposita comunicazione scritta.

Tramite quest’ultima missiva, il datore di lavoro comunica al dipendente:

• l’invito a presentare le dimissioni telematiche (eventualmente allegando le istruzioni e indicazioni necessarie);
• che le dimissioni presentate con forme diverse da quella telematica sono inefficaci;
• che sino al momento in cui le dimissioni sono efficaci (il giorno successivo all’ultimo di vigenza del contratto) il dipendente è tenuto a garantire la prestazione lavorativa manuale e/o intellettuale, richiesta dalle mansioni assegnategli.

La missiva al lavoratore dev’essere inviata a mezzo raccomandata a mano (firmata dal destinatario per ricevuta) o raccomandata con ricevuta di ritorno.

Cosa fare se il dipendente non si presenta al lavoro e non rassegna le dimissioni telematiche?

Nel caso in cui, nonostante l’invito del datore di lavoro, il dipendente non trasmette le dimissioni telematiche e non si presenta al lavoro, l’azienda è tenuta a chiedergli di svolgere la prestazione lavorativa, ad esempio inserendolo nei turni di lavoro (opportunamente comunicati) o trasmettendo un formale ordine di servizio.

Se, nonostante gli inviti dell’azienda, il lavoratore non si presenta al lavoro e non fornisce alcuna giustificazione per l’assenza, lo stesso è da considerarsi assente ingiustificato, senza diritto alla retribuzione.

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Quali conseguenze per l’assenza ingiustificata?

L’assenza ingiustificata, oltre a far venir meno il diritto del lavoratore a ricevere la retribuzione per le ore/giorni di assenza, lo espone al rischio di una contestazione disciplinare.

La condotta in parola, nel rispetto di quanto previsto dai contratti collettivi e dai singoli regolamenti disciplinari, può rappresentare un motivo di licenziamento per giusta causa, senza riconoscimento del periodo di preavviso.

Prima di intimare il licenziamento, l’azienda è comunque tenuta a:

• verificare che la condotta del lavoratore integra quanto previsto dal regolamento disciplinare e che, a fronte di tale comportamento, è possibile ricorrere al licenziamento;
• contestare in forma scritta al lavoratore la condotta;
• consentire al lavoratore di presentare le eventuali giustificazioni entro i 5 giorni successivi la contestazione;
• valutare le eventuali giustificazioni del lavoratore e decidere se ricorrere al licenziamento o soprassedere.

Con riferimento all’ultimo punto, la decisione dell’azienda in caso di licenziamento o meno, dev’essere comunicata al lavoratore in forma scritta.

Cosa deve fare l’azienda in caso di licenziamento?

In caso di licenziamento del lavoratore, l’azienda è chiamata a:

• comunicare la cessazione al ministero del Lavoro, a mezzo invio del modello Unilav, entro i cinque giorni successivi l’ultimo di vigenza del contratto;
• liquidare le competenze di fine rapporto al dipendente, rappresentate da ferie e permessi non goduti, mensilità aggiuntive maturate (tredicesima ed eventuale quattordicesima), Tfr;
• corrispondere il cosiddetto «ticket Naspi» all’Inps (nelle sole ipotesi di licenziamento di un dipendente a tempo indeterminato) destinato a finanziare l’erogazione dell’indennità di disoccupazione.

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Cosa deve fare il dipendente per inviare le dimissioni telematiche?

I lavoratori possono trasmettere le dimissioni in autonomia ovvero avvalendosi di:

• patronati;
• organizzazioni sindacali;
• consulenti del lavoro;
• ispettorato territoriale del lavoro;
• enti bilaterali e commissioni di certificazione.

Il dipendente che opera in autonomia è tenuto a collegarsi al portale «servizi.lavoro.gov.it» in possesso delle credenziali Spid e Cie.

Una volta effettuato l’accesso, il modulo dev’essere alimentato con le seguenti informazioni:

• codice fiscale, cognome, nome e indirizzo e-mail del lavoratore;
• codice fiscale, ragione sociale, indirizzo Pec del datore di lavoro oltre a indirizzo, comune e Cap della sede di lavoro e comune della sede legale;
• data di inizio del rapporto e tipo di contratto;
• data di decorrenza delle dimissioni, corrispondenti al primo giorno di non vigenza del contratto (se il lavoratore ha calcolato erroneamente il periodo di preavviso e inserito pertanto una data di decorrenza delle dimissioni errata, l’azienda può, con la comunicazione obbligatoria di cessazione, fornire l’informazione esatta sull’effettiva estinzione del rapporto);
• tipo comunicazione (ad esempio «dimissioni volontarie»).

Concluso l’inserimento dei dati, il modulo viene trasmesso automaticamente:

• all’indirizzo Pec del datore di lavoro;
• all’Ispettorato territoriale del lavoro competente.

Entro 7 giorni dalla data di trasmissione del modulo, il lavoratore ha la facoltà di revocare le dimissioni, con le stesse modalità utilizzate per l’invio.