Fattura elettronica: stampa e conservazione documenti, interviene l’Ade

Fattura elettronica: stampa e conservazione documenti, interviene ancora l’Agenzia delle Entrate.

Il Fisco interviene ancora in materia di fattura elettronica: con la risoluzione numero 46/E del 10 aprile 2017 che tratta un interpello in materia di produzione e conservazione elettronica dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari.

Partendo da un quesito posto da un contribuente, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito nuovamente quali siano i casi in cui non occorre procedere con la stampa e la conservazione dei documenti e quali, invece, quelli in cui vige ancora l’obbligo di stampa e conservazione cartacea.

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Fattura elettronica, stampa e conservazione documenti contabili: il quesito alla base della risoluzione numero 46/E del 10 aprile 2017

Alla base della risoluzione numero 46/E del 10 aprile 2017 vi è il quesito di un contribuente che inizia nel 2017 a conservare i documenti in modalità elettronica.

Il contribuente chiede, in particolare, se sia conforme alle disposizioni contenute negli articoli 25 e 39 del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633, negli articoli 17 e 74 del medesimo Decreto e nell’articolo 46 del D.L. 30 agosto 1993, n. 331 la procedura di seguito descritta volta ad evitare la stampa dei documenti (fatture e bolle doganali) ricevuti in formato digitale (esempio Pdf), con particolare riferimento a quei documenti per i quali la normativa vigente prevede a carico del cessionario/committente specifici obblighi ai fini dell’assolvimento dell’imposta sul valore aggiunto mediante integrazione del documento:

• numerare progressivamente i documenti in arrivo con un protocollo di arrivo formato da serie alfanumeriche ed univoche differenziate a seconda del formato del documento ricevuto;
• integrare i documenti ricevuti in formato Pdf, per i quali la normativa vigente in materia prevede l’assolvimento dell’IVA da parte del cessionario/committente (esempio fatture per acquisti intracomunitari e per altri acquisti in regime di «reverse charge»), mediante la predisposizione di un altro documento, che verrà allegato all’immagine della fattura in questione, contenente sia i dati necessari per l’integrazione sia gli estremi della stessa. Detto documento sarà predisposto da un apposito software, che provvederà alla sua conservazione sostitutiva unitamente alla fattura di riferimento, senza che entrambi vengano mai stampati in formato cartaceo;
• registrare le fatture di acquisto nel registro IVA mediante assegnazione di un numero progressivo;
• annotare nel registro IVA acquisti gli elementi previsti dall’articolo 25 del DPR n. 633 del 1972 ed il numero del protocollo di arrivo;
• completare la procedura di conservazione sostitutiva secondo quanto previsto dal D.M. 17 giugno 2014;
• cestinare i documenti in formato cartaceo una volta completata la procedura di conservazione sostitutiva.

Fattura elettronica, stampa e conservazione documenti contabili: l’orientamento dell’Agenzia delle Entrate nella risoluzione numero 46/E del 10 aprile 2017

In riferimento al primo punto della procedura di cui sopra, l’Agenzia delle Entrate ritiene corretto il comportamento del contribuente.

In particolare, secondo l’Agenzia delle Entrate sia nell’ipotesi in cui il documento digitale cui fa riferimento il contribuente sia una fattura elettronica sin dall’origine, sia nel caso si tratti di un documento creato e/o inviato con strumenti elettronici (ma non anche fattura elettronica) non sarà necessario procedere alla sua stampa.

In ordine alla possibilità di integrare i documenti ricevuti in formato Pdf, per i quali la normativa vigente in materia prevede l’assolvimento dell’IVA da parte del cessionario/committente (esempio fatture per acquisti intracomunitari e per altri acquisti in regime di reverse charge), l’Agenzia delle Entrate ricorda come la procedura seguita dal contribuente è analoga a quella già più volte condivisa dalla stessa AdE con diversi documenti di prassi (ad esempio, la circolare n. 45/E del 2005, risoluzione n. 52/E del 2010, e, ancor prima, la circolare n. 13 del 1994).

In ordine al processo di conservazione delle fatture e del documento ad esse correlato senza procedere alla stampa, l’Agenzia delle Entrate ribadisce come il comportamento prospettato sia da ritenersi corretto alla luce di quanto previsto dal D.M. 17 giugno 2014.

Fattura elettronica, stampa e conservazione documenti contabili, ecco il file pdr con la risoluzione dell’Agenzia delle Entrate numero 46/E del 10 aprile 2017:

Termine di conservazione dei documenti contabili

Qual è il termine di scadenza per la stampa e la conservazione dei documenti contabili in formato elettronico?

Ai sensi dell’articolo 3, comma 3, del D.M. 17.06.14 (che rinvia all’articolo 7, comma 4-ter, del D.L. n. 357/1994):

“la conservazione dei documenti informatici, ai fini della rilevanza fiscale, deve essere eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, da intendersi, in un ottica di semplificazione e uniformità del sistema, con il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi”

Di conseguenza, il termine di scadenza da prendere come riferimento per procedere alla conservazione di tutti i documenti informatici coincide con il termine per la presentazione della dichiarazione annuale dei redditi, termine valido anche per i documenti rilevanti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto, ancorché a partire dal periodo d’imposta 2017 i termini di presentazione delle dichiarazioni rilevanti ai fini delle imposte sui redditi e dell’IVA siano disallineati.
Quest’ultimo punto è molto importante; notevoli dubbi si erano creati, infatti, fra gli addetti ai lavori circa l’obbligo di stampa dei registri IVA entro fine maggio come causa della nuova scadenza “unica” della dichiarazione IVA il 28 di febbraio.

Infine, qualora il periodo d’imposta non coincida con l’anno solare, i documenti rilevanti ai fini IVA riferibili ad un anno solare andranno comunque conservati entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della prima dichiarazione dei redditi utile.