Per quanto tempo va conservata la busta paga?

Se sei un lavoratore subordinato devi sempre ricordare che la busta paga ti spetta di diritto e, pertanto, sul datore di lavoro ricade l’obbligo di consegnartela a mano o inviartela in formato digitale.

Essa, detta anche cedolino paga o prospetto paga, è un documento che riepiloga quanto spetta, per ogni mese di lavoro, al dipendente assunto con regolare contratto. Oltre che essere in gioco un diritto del lavoratore, alla busta paga è legato l’interesse di chi la riceve: grazie ad essa ed alle informazioni e dati che sono inclusi il dipendente potrà infatti provare i propri diritti nei confronti dell’azienda.

Ecco perché potresti farti la seguente domanda: dopo la consegna, per quanto tempo occorre conservare la busta paga? Non è per nulla una domanda dalla scontata risposta, ed è per questo che di seguito intendiamo fare chiarezza proprio su questo punto. I dettagli.

leggi anche

Cosa fare se il datore di lavoro non consegna la busta paga?

Consegnare la busta paga: quando?

Anzitutto ti ricordiamo cosa prevede la legge in riferimento alle tempistiche della consegna della busta paga. D’altronde almeno qualche datore di lavoro che si fa questa domanda sicuramente c’è, oltre a moltissimi lavoratori.

Quando va consegnata? Ebbene, sappi che la risposta sta nell’art. 1 della legge n. 4 del 1953: “all’atto della corresponsione della retribuzione”. In buona sostanza, la consegna dei cedolini paga, da compiersi tutti i mesi, dev’essere contestuale e contemporanea alla retribuzione versata ai lavoratori in organico. E, in ipotesi di ritardata o mancata consegna del documento, il datore di lavoro può ricevere sanzioni anche piuttosto pesanti.

Lo ribadiamo, la busta paga è oggetto di un tuo diritto: d’altronde essa indica la somma incassata come compenso per un certo periodo di lavoro. Il datore di lavoro ha l’obbligo di consegnare, insieme alla retribuzione, un prospetto nel quale devono essere inseriti, oltre al periodo lavorativo di riferimento, tutti gli elementi che concorrono a individuare la retribuzione lorda e le deduzioni che conducono a sapere qual è la paga netta.

Perché è così importante conservare il cedolino paga?

Abbiamo detto che la busta paga è uno dei documenti più importanti tra quelli che fanno parte di un qualsiasi rapporto di lavoro subordinato tra dipendente e datore di lavoro. Oltre all’obbligatorietà per legge, la busta paga rileva per una serie di vantaggi che riserva al lavoratore. Essa contribuisce alla tutela dei tuoi diritti e perciò si tratta di un documento che va conservato e custodito da lavoratore per un certo periodo di tempo, come tra poco vedremo.

Ricorda in particolare che per i dipendenti il cedolino rappresenta il solo strumento per conoscere con esattezza aspetti quali le componenti della retribuzione, il dato sulle ferie e i permessi rimanenti, l’accantonamento del TFR. Ma la busta paga serve al dipendente anche a rivendicare differenze sull’applicazione del CCNL di riferimento e ad intraprendere azioni legali. E il cedolino è utile anche a fini pensionistici laddove vi siano differenze sull’accredito dei contributi Inps.

Non solo. La busta paga ha una rilevanza ’esterna’ in quanto è un documento molto spesso richiesto per poter stipulare un mutuo bancario o conseguire un finanziamento. Svariati sono dunque i motivi che ti devono spingere a conservare con cura le buste paga ricevute.

Con quali modalità consegnare la busta paga al dipendente?

Prima di poter essere conservata, la busta paga va consegnata al lavoratore, non per forza a mano. Sappi che la legge riserva al datore di lavoro altre modalità di consegna del documento. Le ricordiamo di seguito:

• via PEC (Posta Elettronica Certificata), vale a dire per via telematica. Peraltro la PEC, oltre ad essere mezzo idoneo, è anche in grado di comprovare la consegna della busta paga;
• via email ’non certificata’, a patto però che il messaggio sia inviato a un indirizzo intestato al lavoratore provvisto di password;
• attraverso sito web aziendale, in quanto oggi le norme consentono all’azienda anche la possibilità di consegnare i cedolini con il proprio sito internet. Ma attenzione: i file devono essere inseriti in un’area riservata, alla quale può accedere soltanto il dipendente interessato a visionare il documento. In caso contrario, la consegna non sarà valida.

Le principali situazioni pratiche in cui è utile aver conservato il cedolino paga

Ebbene, vista l’importanza di questo documento, avrai ormai capito che conservarlo è nel tuo diretto interesse. Il cedolino potrebbe infatti servirti come prova nel caso in cui tu scelga di contestare l’importo ricevuto. Pensiamo alle circostanze del versamento di uno stipendio più basso di quello dovuto, ma anche a differenti voci della retribuzione, come ad es. la tredicesima oppure le somme legate allo svolgimento di ore di straordinario. Essa può costituire dunque la base di calcolo per il conteggio di differenze retributive e contributive. Ma conservare la busta paga serve anche a contestare i dati relativi alle ferie e ai permessi.

Come sopra accennato, in situazioni come la richiesta di un prestito o di un mutuo oppure per firmare un contratto di affitto, potrebbe esserti domandato di mostrare l’ultima busta paga o le ultime buste paga.

Inoltre, se un dipendente intende agire in giudizio contro l’azienda per questioni correlate al suo stipendio, dovrà portare come prova il cedolino collegato al pagamento ’sotto esame’. Perciò farà bene a conservarlo: si tratta certamente di documentazione utile al giudice per giungere alla decisione.

leggi anche

Finanziamento con busta paga falsa: ecco quali sono i rischi

Quanto tempo conservare la busta paga?

Tieni presente che non c’è una durata fissa della conservazione del cedolino: essa infatti varia in base all’uso che il lavoratore intende fare del documento. La prassi ci indica che, ad esempio, per poter conseguire un mutuo o un prestito, la banca o finanziaria richiedono almeno le ultime buste paga, ma c’è chi domanda anche i cedolini dell’ultimo biennio.

Per quanto riguarda i contratti di affitto, non valgono considerazioni differenti: un lavoratore farebbe bene a conservare le buste paga almeno degli ultimi tre anni, per evitare di non avere documentazione sufficiente da mostrare ad un proprietario particolarmente puntiglioso.

Soprattutto, conservare la busta paga è fondamentale per le contestazioni retributive. Infatti, se il dipendente intende agire in tribunale contro il datore di lavoro per problemi correlati al suo stipendio, dovrà portare come prova proprio le buste paga che riportano il pagamento contestato e ritenuto inferiore a quello effettivamente spettante. In particolare, in base al credito che si vuole contestare, il lavoratore ha per legge un anno, 5 o 10 anni per rivolgersi al giudice. Ecco perché è essenziale conservare le buste paga relative a quell’arco di tempo.

Attenzione inoltre a questo importante dettaglio: potresti pensare che questi termini decorrono dalla data di consegna della busta paga, ma non è così. Essi decorrono dalla data di conclusione del rapporto di lavoro (al di là della causa, ovvero licenziamento, dimissioni o pensione). Pertanto un dipendente potrebbe aver bisogno di recuperare una busta paga anche molto tempo dopo la sua consegna.

Il consiglio generale è dunque quello di archiviare e conservare, in forma cartacea o digitale, le buste paga, senza sbarazzarsene trascorso un certo lasso di tempo ed anzi tenendole il più a lungo possibile.