Per legge fatture e documenti contabili devono essere conservati per un periodo minimo di tempo: ecco quali sono tempi e modalità corrette.
I diversi documenti contabili, così come le fatture, devono venire conservati per un periodo minimo di tempo, per diversi motivi. Il principale, comunque, riguarda la possibilità che il Fisco svolga dei controlli al riguardo, e richieda di poter visionare la documentazione contabile in questione.
La gestione della contabilità in generale, comunque, permette anche uno svolgimento più rapido ed efficace del proprio lavoro, per i liberi professionisti e le aziende che hanno l’obbligo di conservazione. Al contrario, può rivelarsi problematico e frustrante, quando non viene svolto nel modo corretto. Spesso, nel caso in cui la documentazione in questione sia riferita a dei professionisti, ci si può rivolgere anche a un sostegno esterno, come un commercialista. Infatti questi professionisti sono abilitata alla conservazione di una serie di documenti.
Obbligo di conservazione fatture e documenti contabili: perché?
Come accennato, la motivazione principale riguarda la possibilità che il Fisco e, in modo particolare, l’Agenzia delle Entrate richiedano di controllare una serie di documenti. Tuttavia possono anche esserci altre ragioni. Per esempio, a seguito di un acquisto è necessario conservare lo scontrino per due anni, che varrà anche come garanzia.
In generale, i tempi possono variare moltissimo a seconda del documento, passando da un minimo di un anno fino a un massimo di 20, oltre alle cartelle cliniche che devono essere conservate per sempre.
Tempi di conservazione dei principali documenti
Escluse le cartelle cliniche, i documenti di cui si entra in possesso solitamente hanno periodo di conservazione obbligatoria differenti.
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I principali di cui tenere conto sono:
- per un anno: le ricevute scolastiche, di spedizione per diversi paesi europei, o di iscrizione a palestre;
- per due anni: gli scontrini, che hanno anche il ruolo di garanzia. Il periodo di conservazione può aumentare, se il periodo di garanzia è più lungo;
- per tre anni: bollo auto, parcelle professionali, cambiali, e i compensi per artigiani;
- per cinque anni: certificazione unica dei redditi, pagamenti rateali e mutui, le assicurazioni, ricevute dell’affitto e del pagamento delle tasse, multe, bollette, e bollettini ICI;
- per sei anni: modello unico e 730;
- per dieci anni: fatture, tassa per la nettezza urbana, estratti conto bancari, e le ricevute per le spese di ristrutturazione casa;
- per vent’anni: documenti commerciali riguardanti beni immobili.
Come conservare le fatture elettroniche
Le fatture vanno conservate per dieci anni, come visto poco sopra. La conservazione delle fatture, fino a poco tempo fa, poteva avvenire sia in modalità digitale, in modalità fisica, prima dell’obbligo di fatturazione digitale. Le vecchie fatture cartacee antecedenti quest’obbligo, comunque, dovranno essere conservate correttamente fino allo scadere del decimo anno.
Anche le fatture elettroniche, chiaramente, ricadono nell’obbligo di conservazione di dieci anni, in versione digitale. Il metodo di conservazione, inoltre, deve garantirne la reperibilità e la non modificabilità, e deve avvenire nei formati consentiti dalla legge (pdf, xml, jpg, o txt).
Non basta archiviarle sul proprio computer, ma bisogna affidarsi a operatori privati certificati. L’Agenzia delle Entrate, inoltre, offre questa possibilità gratuitamente, ma si tratta di un’opzione adatta a piccole realtà.
Quali sono i documenti aziendali
I documenti contabili e fiscali aziendali devono generalmente venire conservati per un periodo di minimo 10 anni dal momento della loro ultima registrazione.
La loro conservazione corretta è fondamentale per una serie di ragioni, tra cui anche la possibilità che possano venire richiesti da: Agenzia delle entrate, Agenzia del demanio, Agenzia delle dogane e dei monopoli.
Alcune scritture contabili in questione sono:
- libro degli inventari;
- il libro sull’attività di revisione contabile;
- libro dei soci;
- il libro delle adunanze e deliberazioni;
- il libro delle decisioni;
- libro giornale;
- registri iva;
- la corrispondenza commerciale;
- il libro delle obbligazioni;
- una serie di altre scritture che possono venire richieste, quali: libro mastro, libro cassa, libro magazzino, libro fidi.
A seconda del soggetto in questione possono essere richiesti solo alcuni o altri documenti. È anche prevista la conservazione degli originali di lettere, telegrammi e fatture ricevute, oltre alle copie di lettere, telegrammi, e delle fatture spedite.
Come conservare i documenti aziendali
La conservazione dei documenti contabili e fiscali aziendali è molto complessa e richiede, necessariamente, l’intervento di un professionista per evitare qualsiasi problema, errore, o incomprensione.
Questo anche perché, oltre alla documentazione citata precedentemente, ne esiste anche altra, che dovrà eventualmente venire aggiunta e conservata per periodi differenti. Non solo, i diversi “libri” dovranno anche essere sempre compilati seguendo le norme previste.
In generale, comunque, esistono tre modalità di conservazione di questi documenti:
- cartacea, attraverso un archivio dov’è previsto che vengano registrati, classificati, e archiviati gli originali dei documenti fisici. All’interno dell’archivio deve essere garantita la protezione e la conservazione dei documenti fiscali in questione;
- digitale, seguendo le regole prevista dalla legge, e quindi appoggiandosi eventualmente a providers privati e certificati;
- ibrida, ovvero unendo le due modalità precedenti. Si tratta della versione più comune visto che, per il momento, è normale che parte della documentazione sia presente fisicamente, e un’altra digitalmente.
La corretta conservazione dei documenti contabili e fiscali, e delle fatture, permette di evitare problemi di genere e rispondere alle eventuali richieste del fisco. Tuttavia si tratta di un’operazione spesso complessa, in particolare quando si parla di realtà di certe dimensioni.
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