Smart working: la rivoluzione per ambiente, persone e business

L’avvento della pandemia ci ha fatti abituare a un new normal fatto di sistemi di lavoro più flessibili, possibilità di lavorare da remoto, orari rivisti, priorità mutate. In una sola parola, ci siamo abituati a sentir parlare costantemente di un innovativo approccio al lavoro: lo smart working.

Si dice che il Covid sia stato il più forte acceleratore degli ultimi anni ed ha infatti portato un cambiamento culturale legato, da un lato, ai modi di lavorare, ma, dall’altro, anche alle priorità dell’individuo che si sono ritrovate capovolte: adesso, infatti, al centro di tutto, al termine di questa rivoluzione contemporanea, si trova la persona stessa e, con essa, i suoi bisogni.

Il mondo si è quindi trovato ad interrogarsi su come favorire l’integrazione tra vita privata e lavoro, come favorire il benessere delle persone in azienda e come supportare l’evoluzione di un ambiente con cui l’individuo potesse vivere in armonia. Creare un progetto strutturato di smart working, infatti, vuol dire creare un sistema di lavoro improntato non solo all’efficienza ed alla fiducia, ma anche alla sostenibilità.

I benefici per aziende e lavoratori

I risparmi per le aziende derivanti dal lavoro agile sono infiniti: basta pensare al classico risparmio di spese di facility, correlato alla diminuzione dell’utilizzo degli uffici, per capire di quale entità di risparmio stiamo parlando. I benefici per le imprese, tuttavia, non si limitano a questo:

• processi efficienti e maggiore produttività: smart working vuol dire ripensare i processi del business in chiave, appunto, smart; questo significa abbandonare le complessità per approcciare a soluzioni più semplici e di veloce adozione (e, quindi, innovative), accompagnando le persone verso l’adozione di un sistema pensato per renderle più produttive;
• flessibilità di orario e di luogo: abbandonare le classiche marcature e adottare un sistema orario flessibile, improntato al lavoro per obiettivi, permette infatti all’azienda di ridurre i costi legati all’orario straordinario, il cui pagamento non è infatti previsto in regime di smart working (per definizione). Inoltre, dare alle persone l’opportunità di «portare con sé» il lavoro da svolgere (flessibilità di luogo), permette alle aziende di velocizzare il go to market e ridurre gli episodi di deadline «bucate», evitando ai lavoratori di rimandare l’esecuzione di task e attività a causa della mancanza della strumentazione necessaria (es. Computer personali, documenti archiviati in locale ecc.)

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• uffici: oltre all’abbattimento dei costi di facility legati alla riduzione del numero di persone fisicamente presenti in ufficio (es. manutenzione uffici, elettricità ecc.), una grande opportunità offerta da un sistema fondato sullo smart working è quella di poter ridurre la metratura dell’ufficio, valutando in maniera realistica il numero massimo di lavoratori che si troveranno a essere contemporaneamente presenti nella stessa giornata. Molte aziende che sono andate in questa direzione, inoltre, hanno optato per uffici di dimensioni ridotte che fossero però anche più moderni e in posizioni maggiormente strategiche, riuscendo, così, non solo ad abbattere i costi fissi ma a ottenere al contempo anche un ritorno d’immagine;
• corporate social responsibility: il beneficio dello smart working in termini di CSR è duplice: da un lato, spazi di lavoro più piccoli o, comunque, ospitati in edifici più moderni, abbattono l’impatto ambientale del lavoro in presenza in ufficio; dall’altro, con la formula ibrida si riduce sensibilmente la porzione di popolazione aziendale che compie quotidianamente il tragitto casa-lavoro, con annessa riduzione della componente di inquinamento ambientale che questo genera;
• ferie e permessi: se un sistema di smart working è, per definizione, basato sul lavoro per obiettivi e sulla flessibilità individuale, non può non risentirne anche la regolamentazione relativa alla fruizione dei permessi. È così che molte aziende hanno deciso di lanciare sistemi di ferie illimitate, che, se da un lato agiscono sul wellbeing e sulla soddisfazione personale dei worker, dall’altro, costituiscono per le aziende un’importante fonte di riduzione dei costi di staff legati all’abbattimento dei residui ferie e degli accantonamenti correlati da portare a bilancio di anno in anno;
• employer branding & talent attraction/retention: implementare un sistema strutturato di smart working equivale, oggi, a rafforzare il posizionamento di brand dell’azienda, sia verso i clienti che verso nuovi talenti da inserire in team (soprattutto se appartenenti alle nuove generazioni). Pari risonanza, inoltre, si può riscontrare anche verso l’interno dell’azienda, nei confronti dei lavoratori stessi: questi saranno infatti più vicini ai valori dell’azienda e, di conseguenza, più avversi a lasciare la stessa per altre opportunità.

I benefici per i lavoratori, dall’altro lato, sono sicuramente maggiormente noti, ma ne esistono probabilmente più di quanti se ne possano immaginare:

• flessibilità di orario e di luogo: poter lavorare in orari e luoghi diversi permette all’individuo di trarre il massimo dal proprio potenziale lavorativo. Non tutti, infatti, riescono a lavorare ugualmente bene negli stessi orari e negli stessi luoghi (per un’attività di concentrazione, ad esempio, c’è chi preferisce stare a casa per non essere distratto dai colleghi e chi, invece, preferisce andare in ufficio per non essere disturbato dall’ambiente casalingo). Tale beneficio può essere anche ampliato nel caso di previsione di un sistema di ferie e permessi illimitati, in grado di far fruire all’individuo del momento di riposo senza ansie e quando più ne ha bisogno (compatibilmente con gli obiettivi da raggiungere).
• time management & work-life integration: adottare dei processi più efficienti vuol dire per l’individuo anche riprendere il controllo del proprio tempo e ridurre il proprio livello di stress sul lavoro. I sistemi di lavoro basati sullo smart working, quindi, comportano per le persone grandi vantaggi anche in termini di integrazione vita-lavoro, offrendo appunto la possibilità di gestire in maniera migliore gli impegni personali, grazie alla flessibilità prevista;
• benessere in ufficio: avere la possibilità di lavorare in orari e luoghi flessibili e di farlo in maniera efficiente, potendo conciliare il lavoro con gli impegni personali, migliora anche il benessere delle persone in azienda che lavoreranno quindi in maniera più ingaggiata, risultando più allineate e produttive rispetto agli obiettivi di business condivisi;
• commuting: se abbiamo detto che lo smart working vuol dire anche flessibilità di luogo, va da sé che questo significa anche non dover necessariamente andare in ufficio tutti i giorni e questo, soprattutto, per chi lavora in grandi città molto trafficate, significa anche un notevole risparmio di tempo legato al commuting; spendere minor tempo nel traffico, inoltre, costituisce senza dubbio un importante elemento di miglioramento della salute psico-fisica della persona stessa.

I benefici per l’ambiente

Nel panorama odierno la questione sulla salvaguardia ambientale è sempre più sentita e già da quanto detto sopra emerge come lo smart working sia un sistema di lavoro amico della sostenibilità sotto diversi punti di vista:

• inquinamento: implementare sistemi di lavoro agile, infatti, permette di ridurre il numero dei mezzi (macchine, motorini ecc.) in circolazione dovuti agli spostamenti casa-lavoro, con conseguente grande vantaggio in termini di inquinamento acustico e dell’aria - senza contare che permettere ai lavoratori di svolgere l’attività da luoghi diversi e, quindi, anche da casa, significa anche ridurre il traffico e gli spostamenti legati alla pausa pranzo. Per capire l’impatto di questo beneficio basta pensare che se in un anno cinque milioni di smart workers lavorassero a distanza per due giorni a settimana, questo in termini di impronta ambientale corrisponderebbe a 166 mln Alberi Piantati, 49.000 Viaggi sulla Luna e 2.500.000 t di Co2 non emessa;
• mezzi pubblici: adottare un approccio al lavoro flessibile, inoltre, può facilitare per molti l’utilizzo del mezzo pubblico per recarsi in ufficio, quando necessario. Basti pensare a tutte quelle persone che prima non potevano sfruttare il mezzo pubblico a causa dell’orario magari incompatibile con gli orari dell’ufficio o piuttosto perché questo impiegava troppo tempo (o poteva arrivare in ritardo) e non permetteva così di «timbrare» negli orari consentiti;
• uffici smart: non serve ripetere che lo smart working offre la possibilità di ripensare gli spazi dell’ufficio in ottica di efficienza energetica, comfort ambientale (sensori in grado di misurare la qualità dell’aria ecc) e di materiali sostenibili, eppure questo costituisce sicuramente un beneficio potenzialmente di grande impatto per l’ambiente.

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