La trasferta rappresenta il momento in cui il dipendente svolge l’attività in luogo diverso dalla sede abituale di lavoro. In quali casi i rimborsi chilometrici sono imponibili ai fini Inps e Irpef?
Nell’esecuzione del rapporto di lavoro può capitare che il dipendente si trovi costretto a svolgere l’attività in trasferta.
Quest’ultima si intende come uno spostamento provvisorio e temporaneo in una sede diversa da quella in cui è svolta abitualmente la prestazione.
Il disagio causato al lavoratore interessato e le spese dallo stesso sostenute in termini di vitto, alloggio, viaggio e trasporto vengono compensati dall’azienda attraverso il riconoscimento di indennità forfettarie e/o rimborsi delle spese.
La rilevanza ai fini previdenziali e fiscali varia in base a più fattori:
- trasferta nel territorio comunale o fuori dal comune in cui insiste la sede di lavoro;
- trasferta nel territorio nazionale o all’estero.
Il luogo di destinazione della trasferta incide altresì sul trattamento Inps e Irpef del rimborso chilometrico. Trattasi in questo caso del rimborso, da parte del datore di lavoro, dei chilometri percorsi dal dipendente per ragioni professionali, utilizzando l’autovettura personale.
Analizziamo in dettaglio le regole per la tassazione dei rimborsi chilometrici nel 2023.
Rimborso esente: a quali condizioni?
Eccezion fatta per l’ipotesi delle trasferte nel comune in cui è situata la sede di lavoro, i rimborsi chilometrici sono parificati ai rimborsi spese a piè di lista e, pertanto, esenti da imposizione previdenziale e fiscale.
L’esenzione opera a patto che l’indennità chilometrica (espressa in euro per chilometro) sia contenuta entro i limiti delle tariffe Aci, aggiornate ogni anno e pubblicate dall’Agenzia entrate in Gazzetta ufficiale.
I valori di riferimento per l’anno 2023 sono stati pubblicati nella Gu del 28 dicembre 2022 numero 302.
Da notare che lo stesso Automobile Club d’Italia mette a disposizione un servizio online per ottenere il costo chilometrico della vettura.
Il servizio è raggiungibile collegandosi a «aci.it - Servizi - Servizi online - Costi chilometrici», in possesso delle credenziali Aci o, in alternativa, Spid, Cie, Cns, eIDAS.
Una volta effettuato l’accesso il servizio chiede di indicare il modello del veicolo tra:
- autovettura;
- fuoristrada/suv;
- motociclo;
- ciclomotore;
- autofurgone;
- autocaravan.
A questo punto non resta che selezionare dal menù a tendina, la marca, il tipo di alimentazione e infine il modello.
Da precisare che, come riporta Aci, nel calcolo dei costi di esercizio si «fa riferimento a un premio medio indicativo basato sulla zona di Roma, classe di merito 14, uomo di 35-50 anni e massimali minimali di legge in vigore».
Trasferta nel comune
Per le trasferte nello stesso comune in cui insiste la sede di lavoro le indennità o i rimborsi spese riconosciuti dal datore di lavoro (compresi i rimborsi chilometrici) sono a tutti gli effetti imponibili ai fini previdenziali e fiscali.
Unica eccezione sono i rimborsi di spese di trasporto, comprovate da documenti provenienti dal vettore, come i biglietti di tram, autobus e metropolitana o la ricevuta del taxi.
Trasferta fuori dal comune
Il regime fiscale delle trasferte fuori dal comune della sede di lavoro opera in questo modo:
- in caso di erogazione da parte dell’azienda di un’indennità forfetaria (diaria), la stessa è esente fino a 46,48 euro al giorno per l’Italia, soglia che passa a 77,47 euro al giorno per l’estero;
- l’indennità forftetaria con rimborso a piè di lista (o fornitura gratuita) del vitto o dell’alloggio (sistema misto) è esente fino a 30,99 euro al giorno, elevati a 51,65 euro al giorno per l’estero;
- l’indennità forfettaria con rimborso a piè di lista (o fornitura gratuita) del vitto e dell’alloggio è esente fino a 15,49 euro al giorno, elevati a 25,82 euro al giorno per l’estero (sistema misto);
- il rimborso a piè di lista di vitto, alloggio, viaggio e trasporto (sistema analitico) è totalmente esente, mentre le altre spese anche non documentabili sono esenti fino a 15,49 euro al giorno, elevati a 25,82 euro al giorno per l’estero.
Per quanto riguarda il rimborso chilometrico, lo stesso è da intendersi esente in tutti e tre i sistemi: a forfait, misto e analitico.
Documentare i rimborsi chilometrici
L’esenzione fiscale e contributiva dei rimborsi chilometrici impone al datore di lavoro di documentare i rimborsi stessi con riferimento al mese, ai chilometri percorsi, al tipo di automezzo usato dal dipendente e all’importo riconosciuto, calcolato in base al costo per chilometro contenuto entro le tariffe Aci.
Non è invece necessario, ha affermato la Cassazione, indicare analiticamente i viaggi giornalmente compiuti dal lavoratore, le località di partenza e di destinazione, con indicazione dei clienti visitati e il riepilogo giornaliero dei chilometri percorsi.
In ogni caso, l’onere della prova sulla legittimità dell’esenzione fiscale e contributiva, spetta al datore di lavoro.
Tragitto casa-lavoro
Ogni rimborso (compreso anche quello chilometrico) collegato al tragitto casa - lavoro è da considerarsi assoggettato a livello contributivo e fiscale.
Rimborso chilometrico erogato per una distanza maggiore tra sede di lavoro e sede della missione
L’Agenzia delle Entrate con la Risoluzione del 30 ottobre 2015 numero 92/E ha confermato che costituisce reddito di lavoro dipendente il maggior rimborso chilometrico corrisposto per raggiungere il luogo della trasferta, partendo dall’abitazione del lavoratore e percorrendo una maggiore distanza rispetto a quella calcolata dalla sede di lavoro.
In conclusione, in presenza di una trasferta fuori dal comune della sede di lavoro ai fini fiscali e contributivi il rimborso delle spese chilometriche (calcolate sempre con l’utilizzo delle tabelle Aci) è:
- non imponibile per il rimborso dei chilometri inferiore a quelli che sarebbero stati percorsi per il tragitto sede di lavoro-sede della missione;
- imponibile per il rimborso dei chilometri eccedenti la misura sopra citata.
Ipotizziamo che tra il domicilio del lavoratore e la sede della missione ci sia una distanza di 90 chilometri che, considerando anche il ritorno, diventano 180.
Tra la sede di lavoro e quella della missione i km sono complessivamente 140.
Di conseguenza, sono da considerarsi:
- esenti i 140 km tra la sede di lavoro e quella della missione;
- imponibili i 40 km derivanti dalla differenza tra 180 (km tra domicilio e sede della missione) e 140 (km tra sede di lavoro e sede della missione);
- imponibili i 20 km (andata e ritorno) tra il domicilio e la sede di lavoro.
Cosa accade se l’indennità chilometrica eccede le tariffe Aci?
Il rimborso chilometrico riconosciuto in misura superiore a quanto definito in base alle tabelle Aci è interamente imponibile ai fini Inps e Irpef.
Inoltre, dal momento che l’indennità chilometrica costituisce il rimborso di una spesa e non un compenso in natura, la somma non può rientrare nella franchigia di 258,23 euro prevista dall’articolo 51, comma 3, del Testo unico delle imposte sui redditi (Tuir).
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