Coworking, cos’è, come funziona e vantaggi per aziende e lavoratori

Il coworking è un termine entrato nel linguaggio comune del mondo del lavoro, ma cos’è esattamente e come funziona?

Questa modalità lavorativa, piuttosto diffusa ormai anche in Italia, è un fenomeno che ha visto i primi sviluppi concreti negli Usa dei primi anni 2000. Oggi è un modo di concepire spazio e relazioni professionali molto apprezzato in diverse parti del mondo.

Solitamente, il coworking è scelto da liberi professionisti, freelance e giovani imprenditori e ideatori di startup che svolgono il loro lavoro soprattutto online. L’aumento del lavoro da remoto - comunemente chiamato smart working - ha inoltre dato una nuova spinta alla ricerca di spazi condivisi.

L’Italia, per esempio, secondo Statista è stato il Paese europeo con il maggior numero di lavoratori autonomi - circa 4.400 - nel 2023, seguito da Regno Unito, Francia e Polonia. Questa categoria di professionisti è quella maggiormente interessata alla condivisione di un ufficio.

Se sul territorio nazionale nel 2022 si contavano circa 800 spazi adibiti a coworking soprattutto nelle grandi città, a livello europeo esistono 6.850 spazi condivisi e si stima un aumento del 4,7% nel 2024. Nel mondo, gli uffici condivisi sono 35.000 e si prevede un incremento del 21% entro l’anno.

Il fenomeno del coworking è quindi destinato a crescere. Vediamo di seguito cos’è, come funziona e quali sono i vantaggi per lavoratori e aziende.

Cos’è il coworking? Traduzione, significato e definizione

Con il termine coworking si identifica una modalità lavorativa che implica la condivisione dello spazio di lavoro da parte di più aziende o lavoratori autonomi.

L’espressione si può tradurre in italiano come “colavoro” o lavoro in condivisione. Secondo la definizione Treccani, con coworking si intende:

Attività di lavoro caratterizzata dalla compresenza in uno spazio fisico condiviso di più liberi professionisti che collaborano tra di loro anche in remoto, mettendo reciprocamente a disposizione le proprie competenze specifiche;

in senso concreto, lo spazio fisico da condividere con altre persone per condurre un’attività lavorativa improntata alla collaborazione.

In sintesi, sono due le peculiarità del coworking: la condivisione di uno spazio tra professionisti che svolgono lavori diversi e per differenti società e la collaborazione tra le persone, con la possibilità di creare nuove reti relazionali utili per la propria carriera.

Il primo importante esperimento di coworking a livello globale è stato quello di Brad Neubergm, ingegnere informatico di San Francisco. Nel 2005 aprì il San Francisco Coworking Space, dove lavoratori in diversi settori potevano trovare la loro postazione restando indipendenti.

In realtà, il pioniere - forse anche inconsapevole - di questa modalità di lavoro fu un tedesco, che fondò a Berlino primo pseudo-coworking space, C-Base nel 1995. Il luogo era inizialmente usato da 17 ingegneri informatici come “hackerspace”.

L’obiettivo di questo spazio era quello di fungere da luogo senza scopo di lucro che riunisse gli appassionati di informatica e fornisse loro strutture, attrezzature, opportunità di collaborazione e conoscenze.

Come funziona il coworking?

Il funzionamento del coworking è molto semplice per il lavoratore che decide di avere una stanza a disposizione o solo una postazione.

Questa modalità, infatti, offre soluzioni flessibili come l’affitto di una singola scrivania dotata di Pc e wifi o di uno spazio adibito a ufficio privato per un periodo di tempo a discrezione del lavoratore.

Chi decide di lavorare in coworking solitamente si affida alle numerose app o ai tanti siti di ricerca dedicati, indicando città e caratteristiche preferite. Una volta individuato lo spazio più adatto alle proprie esigenze, si relaziona direttamente con il gestore del coworking, con il quale stipulerà una sorta di accordo di affitto.

Poche ore, un giorno, settimane o mesi: la postazione o la stanza per ufficio possono essere messe a disposizione per un periodo a scelta. Il costo ovviamente varia in base al periodo di utilizzo e al tipo di spazio preferito, oltre ai servizi annessi offerti come sala relax e da pranzo e uso di attrezzature quali stampanti, telefoni, fax.

Ogni lavoratore che usufruisce della sua scrivania o della stanza paga anche le utenze relative a elettricità, internet, riscaldamento.

Spazio di coworking: come viene condiviso e organizzato?

Nonostante gli ambienti di coworking non siano tutti uguali, la loro organizzazione segue alcune regole standard.

Per poter funzionare ed essere davvero accogliente, infatti, uno spazio per il lavoro condiviso comprende:

• postazioni con computer e dispositivi d’imput e output;
• rete Wi-Fi gratuita;
• servizi di reception e gestione dei servizi di corrispondenza;
• armadietti e postazioni personalizzabili;
• telefono fisso aziendale e servizi di segreteria;
• sale riunioni e sale d’attesa;
• aree svago;
• cucina e/o bar interno;
• biblioteca;
• sistemi di climatizzazione

Per quanto riguarda la tipologia di struttura, si può affermare che la maggior parte degli spazi di lavoro condiviso sono allestiti all’interno di open space, vale a dire locali caratterizzati da un ampissimo spazio comune non suddiviso in stanze indipendenti.

Essi possono essere allestiti con singole scrivanie o con tavoli da lavoro unici e separati con divisori.

Gli ambienti di coworking più all’avanguardia e attenti alle esigenze dei lavoratori inoltre, sono spesso adiacenti a grandi aree verdi o centri sportivi. Questi possono anche stipulare accordi speciali con il management degli uffici al fine di garantire agli utilizzatori l’accesso agevolato alle attività sportive e ricreative che hanno luogo all’interno dei circoli.

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Vantaggi e svantaggi del coworking

Per un lavoratore autonomo o un’impresa, in particolar modo se si tratta di una realtà giovane e ancora in fase di avviamento, scegliere di condividere lo spazio di lavoro con altre aziende o professionisti presenta una serie di vantaggi:

• gli uffici sono già allestiti e dotati della strumentazione informatica richiesta per svolgere le attività lavorative;
• le spese legate alle utenze, alla pulizia e all’affitto sono più basse, dato che vengono ripartite tra i diversi utilizzatori;
• la condivisione degli spazi di lavoro può favorire nuovi incontri e opportunità professionali;
• gli orari di apertura e chiusura degli spazi di coworking sono, generalmente, molto flessibili;
• i proprietari degli spazi di coworking mettono spesso a disposizione degli utilizzatori attività ricreative e zone relax, nelle quali è ancor più facile fare nuove conoscenze;
• in alcune strutture sono presenti aree gioco per i figli dei clienti o servizi per la cura degli animali domestici

Inoltre, con il boom dello smart working esploso in seguito alla pandemia e diventato oggi una regola più che un’eccezione, il coworking si è rilevata una valida alternativa al lavoro in solitudine in casa.

Alcuni sondaggi hanno evidenziato che il 47% di lavoratori da remoto è riuscito a vincere la sensazione negativa di solitudine grazie alla scelta di spazi di lavoro condiviso.

Si devono tuttavia evidenziare anche una serie di svantaggi tipici del coworking, che potrebbero costituire un freno alle scelte di business di alcuni soggetti:

• la privacy e la riservatezza non sono sempre garantite;
• lo spazio di lavoro potrebbe non essere attrezzato con macchinari o strumenti specifici per una determinata mansione, specie se molto di nicchia;
• il lavoro di più persone in uno spazio condiviso può costituire un elemento di eccessiva distrazione;
• il rischio di essere sabotati può essere molto alto se lo spazio di lavoro è utilizzato anche da aziende competitor.

Infine, il calcolo dei costi può rappresentare sia un vantaggio che uno svantaggio per chi vuole lavorare con modalità coworking. Occorre valutare attentamente i costi/benefici di affittare una postazione in uno spazio condiviso piuttosto che, per esempio, lavorare nella propria abitazione.

Come trovare uffici di lavoro condiviso

Come prima cosa è doveroso precisare che non esiste una postazione ideale per lavorare in coworking, dato che le esigenze personali e logistiche possono variare notevolmente.

Proprio per questo motivo è bene avere le idee chiare su quali siano i propri bisogni e su quali elementi potrebbero invece impattare negativamente sul lavoro da svolgere scegliendo un determinato spazio condiviso.

In generale, per trovare una postazione o un ufficio condiviso occorre valutare alcuni fattori:

• distanza tra lo spazio di coworking e la propria abitazione;
• collegamento con i mezzi pubblici;
• strumentazioni e apparecchiature a disposizione;
• orari di apertura e chiusura degli spazi;
• servizi aggiuntivi come sala mensa o relax;
• rapporto costi/benefici
• numero di persone accolte nel coworking;
• tipologia di professionisti con cui condividere gli spazi

La ricerca del giusto coworking per le proprie esigenze è quindi una fase delicata, che merita attenzione. Per iniziare a scegliere il posto migliore ci si può affidare a siti dedicati che indicano le postazioni presenti nella città dove si vuole lavorare. Tra le più conosciute ci sono WeWork, Italiancoworking, Coworker.

Chi sono i lavoratori che scelgono il coworking?

Il coworking può rappresentare una buona carta da giocare per molte imprese o liberi professionisti, specie se operanti nel settore della tecnologia.

Anche nel nostro Paese sono aumentate le web agency, le società di comunicazione e i professionisti IT che hanno optato per gli spazi di lavoro condiviso, in funzione dei vantaggi riportati in precedenza.

I lavoratori che scelgono il coworking, in realtà, spaziano da un settore all’altro. Tra i professionisti con i quali è più probabile condividere scrivania o ufficio ci sono:

• professionisti del marketing;
• designer e grafici;
• sviluppatori di software;
• scrittori;
• copywriters;
• creatori di contenuti;
• social manager;
• traduttori;
• avvocati;
• architetti;
• analisti finanziari
• commercialisti

Da evidenziare che esistono anche i cosiddetti coworking verticali nei quali lavorano professionisti indipendenti appartenenti a un unico settore, per esempio quello legale. In questo modo si può creare una rete di collaborazione e di conoscenza più profonda in un determinato comparto, anche se a discapito della creatività.