Quali atti può autenticare l’avvocato? Limiti ed eccezioni

Quali atti può autenticare l’avvocato? Come si procede all’autenticazione?

Prima dell’approvazione del Dl 90/2014, gli avvocati dovevano chiedere in cancelleria le copie di atti o provvedimenti del giudice, attendere dai 3 ai 5 giorni per il loro rilascio e pagare i diritti di copia.

Adesso, invece, gli avvocati possono agevolmente estrarre ed autenticare le copie degli atti che ritengono necessari, salvo alcune eccezioni, senza fare lunghe file e in maniera gratuita.

Di seguito spiegheremo quali atti possono essere autenticati dagli avvocati, quali sono le eccezioni e come procedere all’autenticazione.

Quali atti può autenticare l’avvocato? Il Dl 90/2014

In merito al potere degli avvocati di autenticare gli atti, è indispensabile citare l’articolo 52 del Dl 90/2014, che ha inserito il comma 9 bis all’articolo 16 bis del Dl 179/2012, con cui si stabilisce che:

“Le copie informatiche, anche per immagine, di atti processuali di parte e degli ausiliari del giudice nonché dei provvedimenti di quest’ultimo, presenti nei fascicoli informatici o trasmessi in allegato alle comunicazioni telematiche dei procedimenti indicati nel presente articolo, equivalgono all’originale anche se prive della firma digitale del cancelliere di attestazione di conformità all’originale. Il difensore, il dipendente di cui si avvale la pubblica amministrazione per stare in giudizio personalmente, il consulente tecnico, il professionista delegato, il curatore ed il commissario giudiziale possono estrarre con modalità telematiche duplicati, copie analogiche o informatiche degli atti e dei provvedimenti di cui al periodo precedente ed attestare la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico. Le copie analogiche ed informatiche, anche per immagine, estratte dal fascicolo informatico e munite dell’attestazione di conformità a norma del presente comma, equivalgono all’originale. Il duplicato informatico di un documento informatico deve essere prodotto mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico ottenuto sullo stesso sistema di memorizzazione o su un sistema diverso contenga la stessa sequenza di bit del documento informatico di origine. Le disposizioni di cui al presente comma non si applicano agli atti processuali che contengono provvedimenti giudiziali che autorizzano il prelievo di somme di denaro vincolate all’ordine del giudice”.

Si tratta di una norma di portata rivoluzionaria: infatti, salvo alcune eccezioni che andremo a vedere, gli avvocati non devono più fare la fila in cancelleria, aspettare i tempi necessari al rilascio della copia e pagare i diritti.

Limiti ed eccezioni al potere di autenticazione

Il potere di autenticazione degli avvocati non è di portata generale, pertanto deve sempre essere esercitato nei limiti previsti dalla legge.

Gli avvocati possono autenticare le copie informatiche anche per immagine, quindi scansioni di verbali cartacei e di sentenze redatte, del giudice e dei suoi ausiliari, presenti nei fascicoli telematici e allegati alle Pec degli uffici giudiziari.

Ma vi è un limite: questi atti devono riguardare i giudizi civili presso i tribunali e le Corti d’appello, i giudizi esecutivi, fallimentari e monitori. Pertanto sono esclusi dal potere di autenticazione:

• i procedimenti avanti la Corte di Cassazione;

• i procedimenti avanti il Giudice di Pace;

• gli atti processuali che contengono provvedimenti giudiziali che autorizzano il prelievo di somme di denaro vincolate all’ordine del giudice.

Inoltre, è disponibilità esclusiva delle cancellerie l’emissione delle copie autentiche in forma esecutiva.

Come procedere all’autenticazione degli atti

Le modalità per autenticare le copie estratte dai fascicoli telematici sono le seguenti:

• copie analogiche: una volta scaricato l’atto o il provvedimento che si vuole autenticare, lo stesso va stampato e va apposta attestazione di conformità sullo stesso documento o su una pagina ulteriore ed esso allegata;

• copie informatiche con attestazione di conformità sulla copia stessa: occorre scaricare l’atto o il provvedimento che si intende autenticare e salvarlo come file in formato pdf. Quindi, con Adobe Reader (o programmi analoghi) si potrà inserire l’attestazione di conformità in calce al documento. Infine, l’atto deve essere firmato digitalmente;

• copie informatiche, ma con l’attestazione di conformità apposta su un atto separato: l’attestazione deve essere un file in formato pdf nativo (convertito da un documento di videoscrittura, quindi non scansionato), e deve contenere una breve descrizione e il nome del file stesso. L’attestazione va firmata digitalmente.

In caso di notifica dell’atto a mezzo Pec, l’attestazione andrà effettuata obbligatoriamente nella relata di notifica.