Scrivere una e-mail di lavoro: come fare ed esempi

Le e-mail sono diventate il principale strumento di comunicazione, soprattutto per quanto riguarda il lavoro.

La maggior parte delle comunicazioni di lavoro avviene via mail: sia per quanto riguarda gli invii di curriculum e le candidature per lavorare in azienda, sia per quanto attiene alla quotidiana amministrazione, comunicazioni tra colleghi, con i capi o i clienti (vecchi e nuovi).

Ecco allora perché è fondamentale sapere come scrivere un’email formale, che attragga l’attenzione dei nostri interlocutori, che non li annoi e soprattutto, che ci garantisca una risposta.

In questa breve guida spiegheremo come scrivere una e-mail di lavoro efficace e vi forniremo alcuni consigli ed esempi su come redigere una e-mail che ottenga risposta.

Scrivere una e-mail di lavoro efficace: formalità

Per prima cosa, quando si scrivono le e-mail di lavoro è necessario essere il più formali possibile.

La formalità passa innanzitutto dal proprio indirizzo mail: cercate sempre di avere un indirizzo che contenga il vostro nome con al massimo qualche variante numerica o punti e trattini, senza affollarla eccessivamente di caratteri speciali (è sempre bene avere un indirizzo quanto più semplice al fine di non incorrere in errori di trascrizione), ad esempio:

• mariorossi@___.it/com;
• mario.rossi1@_____.it/com;
• ros-mar_79@____.it/com;

Le possibilità sono numerose e potete sbizzarrirvi, però vi sconsigliamo di esagerare, e soprattutto evitate assolutamente gli indirizzi come:

• angelkiss76@___.it/com;
• terminator666@___.it/com;
• superliquidator_421@___.it/com.

Scrivere una e-mail di lavoro efficace: l’oggetto

Scrivete sempre l’oggetto delle vostre mail, siate sintetici e soprattutto siate chiari, inequivocabili, incisivi e pertinenti.

Dall’oggetto della mail chi legge deve capire cosa state inviando, se è interessato e se vale la pena aprire il vostro messaggio.

Ad esempio, se dovete presentare un curriculum, non sarà importante solo saper scrivere un ottimo CV, ma dovrete anche fare in modo che venga letto, pertanto evitate di scrivere nell’oggetto cose come:

• il mio meraviglioso curriculum in cui scrivo quello che ho fatto finora;
• un documento pieno di info utili;
• voglio lavorare con voi.

Basterà essere sinceri, scrivete: “CV candidatura spontanea”, ad esempio, o se invece vi candidate per una posizione precisa potete mettere: “CV SEO copywriter”.

Scrivere una e-mail di lavoro efficace: correttezza

La correttezza è un requisito fondamentale per una e-mail di lavoro che si rispetti e che sia efficace.

Innanzitutto la correttezza ortografica e grammaticale: attenzione alla differenza tra apostrofi e accenti, a dove mettete le virgole, alle concordanze eccetera. Una buona pratica è quella di scrivere il testo prima su un programma di videoscrittura, così che vi segnali eventuali refusi, e infine farlo rileggere a qualcuno.

La correttezza riguarda anche il tono: non siate troppo informali, ma evitate anche eccessive ingessature.

Evitate appellativi come “Illustrissimo” o “Esimio”, ormai desueti, molto meglio “Gentile” o “Spettabile”, quest’ultimo in caso vi rivolgiate a un’azienda e non a una singola persona.

Infine la correttezza riguarda anche il tempo altrui: non dilungatevi.

Come ricevere risposta da una e-mail

Di seguito di proponiamo 4 esempi di e-mail, provate, senza leggere quello che c’è scritto dopo, a indovinare quelle di questi messaggi ha più possibilità di ricevere risposta:

1. Ciao, pensavo a te poco fa. Ti va una pizza?;
2. Ciao, la settimana prossima mi piacerebbe molto vederti. Ti va una pizza?;
3. Ciao, sarebbe bello vederti per fare quattro chiacchiere. Ti va una pizza?;
4. Ciao! Vederti sarebbe davvero fantastico! Ti va una pizza? Muoio dalla voglia!

L’indagine è stata condotta da Boomerang, una società che si occupa di gestione di e-mail, e il risultato è stato che la seconda è quella con più possibilità di ricevere risposta.

Il motivo? Le email che ricevono più risposte sono quelle leggermente positive o leggermente negative. Va bene fare un paio di domande, ma se sono più di tre, cominciano a remarvi contro.

Infatti, per ricevere risposta, la cosa principale da fare è formulare una domanda: dunque non siate troppo propositivi, allo stesso modo non formulatene troppe, il rischio sennò è quello di disorientare chi vi legge.

Allo stesso modo, per quanto riguarda la lunghezza, rimanete in un range di 50-125 parole.