Il DPO, sentinella della privacy, assicura trasparenza e conformità al GDPR. Analizziamo i suoi compiti, le competenze e l’obbligatorietà della nomina in base al Regolamento Europeo.
Il 28 gennaio 2025 è la Giornata Nazionale per la Protezione dei Dati e l’attenzione si concentra sul ruolo del Data Protection Officer (DPO). Figura introdotta dal GDPR – Garante Europeo della Protezione dei Dati. Il DPO affianca il Titolare o o il Responsabile del trattamento in merito agli obblighi che derivano dal Regolamento Europeo Privacy.
Recentemente, il Comitato Europeo per la Protezione dei Dati (EDPB) ha evidenziato che, nonostante i progressi, molti DPO affrontano ancora difficoltà legate all’indipendenza e alla mancanza di risorse adeguate. Allo stesso tempo, in Brasile, l’Autorità Nazionale per la Protezione dei Dati (ANPD) sta indagando su aziende che non rispettano l’obbligo di nominare un DPO, dimostrando come questa figura sia sempre più riconosciuta a livello globale.
Ma chi è esattamente il DPO e quale ruolo svolge all’interno delle organizzazioni?
Chi è il DPO?
Il Responsabile della Protezione dei Dati (Data Protection Officer) è una figura introdotta dal Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) per garantire che le organizzazioni trattino i dati personali in conformità alle normative vigenti. In Italia, il GDPR è stato integrato nel quadro normativo nazionale attraverso il D. lgs. del 10 agosto 2018, n. 101, che ha modificato il Codice in materia di protezione dei dati personali (D. lgs. del 30 giugno 2003, n. 196), adeguandolo alle disposizioni europee.
Il DPO monitora l’osservanza del GDPR all’interno dell’ente, fungendo da punto di contatto tra l’organizzazione, gli interessati e l’autorità di controllo. Il suo ruolo, definito dall’art. 39 del GDPR, va ben oltre una semplice funzione amministrativa: agisce come supervisore e consulente.
Ad esempio:
“un ospedale che gestisce migliaia di cartelle cliniche digitali deve nominare un DPO per assicurarsi che i dati sensibili relativi alla salute dei pazienti siano trattati in conformità al GDPR. Il DPO si occupa di verificare che solo il personale autorizzato acceda a tali informazioni, che i sistemi informatici siano protetti da intrusioni e che eventuali violazioni della sicurezza siano immediatamente segnalate al Garante per la Protezione dei Dati Personali.”
Questo professionista fornisce inoltre consulenza all’ospedale su come condurre una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA) per l’introduzione di nuove tecnologie, come un sistema avanzato di telemedicina, garantendo così la tutela della privacy dei pazienti.
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Compiti del DPO: cosa fa e a cosa serve?
Il compito principale del DPO è verificare che le politiche e le procedure adottate dall’organizzazione siano conformi alle norme europee e nazionali sulla protezione dei dati. Questo include:
- monitorare il rispetto delle disposizioni del GDPR e del D.Lgs. 196/2003, così come modificato dal D.Lgs. 101/2018;
- garantire che i trattamenti di dati personali siano legittimi, trasparenti e limitati agli scopi dichiarati, in linea con i principi sanciti dall’art. 5 del GDPR.
Consulenza e supporto operativo
Il DPO è un consulente interno che assiste il titolare e il responsabile del trattamento nell’interpretazione e applicazione delle norme. Ad esempio:
- valuta l’impatto dei trattamenti sui diritti e le libertà degli interessati, guidando le organizzazioni nell’effettuare le valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA) richieste dall’art. 35 del GDPR;
- fornisce formazione e sensibilizzazione ai dipendenti per assicurare che comprendano le loro responsabilità nel trattamento dei dati personali.
Interlocutore con il Garante e gli interessati
Il Responsabile della Protezione Dati funge da punto di contatto con l’autorità di controllo, il Garante per la Protezione dei Dati Personali, e gli interessati. In caso di violazioni dei dati personali (data breach), il DPO:
- supporta l’organizzazione nella gestione delle notifiche al Garante, richieste dall’art. 33 del GDPR, e delle eventuali comunicazioni agli interessati, previste dall’art. 34;
- collabora con il Garante durante eventuali indagini o ispezioni.
Audit e controllo interno
Un altro compito fondamentale è quello di effettuare verifiche interne periodiche per identificare eventuali rischi di non conformità. Questo include:
- analisi delle procedure di raccolta, conservazione e utilizzo dei dati personali;
- verifica delle misure di sicurezza tecniche e organizzative implementate ai sensi dell’articolo 32 del GDPR.
Gestione del rischio
Il DPO non si limita a reagire ai problemi, ma adotta un approccio preventivo, individuando le vulnerabilità nei sistemi di trattamento e suggerendo misure per ridurre i rischi, come l’implementazione della privacy by design e by default, prevista dall’art. 25 del GDPR.
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Chi nomina il DPO in un’azienda?
La nomina del Responsabile della Protezione dei Dati è una responsabilità diretta del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento, come previsto dall’art. 37 del GDPR. La scelta può avvenire in due modi: designando una figura interna all’organizzazione oppure affidando l’incarico a un consulente esterno, tramite un contratto di servizi.
Criteri per la nomina
La designazione del DPO deve tenere conto di specifici criteri stabiliti dal GDPR, in particolare:
- esperienza professionale: deve avere una conoscenza approfondita della normativa in materia di protezione dei dati personali, del GDPR e delle leggi nazionali correlate (in Italia, il D.Lgs. 101/2018 e il Codice Privacy);
- competenza tecnica: è necessario che abbia competenze pratiche nella gestione della sicurezza informatica e dei rischi associati al trattamento dei dati;
- indipendenza e autonomia: la figura designata non deve essere soggetta a conflitti di interesse o condizionamenti interni, per garantire l’imparzialità nel controllo delle attività di trattamento.
Formalizzazione dell’incarico
La nomina deve essere formalizzata attraverso un documento ufficiale che specifichi il ruolo e le responsabilità del Data Protection Officer (art. 39 del GDPR), le modalità di interazione con i vertici aziendali e con l’autorità di controllo e l’assenza di conflitti d’interesse (art. 38 del GDPR).
Obbligo di comunicazione
Una volta nominato, il DPO deve essere notificato all’autorità di controllo competente. In Italia, questa comunicazione si effettua attraverso il portale ufficiale del Garante per la Protezione dei Dati Personali. Occorre indicare i dati di contatto del responsabile, in modo che l’autorità e gli interessati possano facilmente rivolgersi a lui per eventuali chiarimenti o reclami.
Il DPO aziendale è sempre obbligatorio?
La nomina del Responsabile della Protezione dei Dati non è sempre obbligatoria, ma dipende dalle specifiche attività di trattamento svolte dall’organizzazione. L’art. 37 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) identifica tre circostanze in cui la designazione è necessaria:
- autorità o organismi pubblici: per tutte le pubbliche amministrazioni e gli enti pubblici (ad esempio, scuole e ospedali); fatta eccezione per le autorità giurisdizionali nell’esercizio delle loro funzioni;
- monitoraggio regolare e sistematico su larga scala: se l’attività principale dell’organizzazione prevede il monitoraggio continuo degli interessati. Ad esempio, servizi di telecomunicazione, piattaforme di social media, sistemi di sorveglianza;
- trattamento su larga scala di dati sensibili o giudiziari: quando vengono trattati dati che rientrano nelle categorie particolari previste dall’art. 9 del GDPR, come informazioni sulla salute, dati biometrici o genetici, oppure dati relativi a reati e condanne.
Al di fuori di queste situazioni, la nomina di un DPO è facoltativa. Tuttavia, anche in assenza di un obbligo formale, molte aziende scelgono di designarlo su base volontaria per rafforzare le loro politiche di protezione dei dati e ridurre i rischi di non conformità normativa.
Linee guida del Comitato Europeo per la Protezione dei Dati
Le Linee guida WP243 del Comitato Europeo per la Protezione dei Dati offrono chiarimenti pratici sull’applicazione di questi criteri. Ad esempio, definiscono il significato di «larga scala» e «monitoraggio regolare e sistematico», sottolineando l’importanza di valutare caso per caso l’obbligatorietà della nomina.
Il ruolo del Garante in Italia
In Italia, il Garante per la Protezione dei Dati Personali ha ulteriormente specificato che l’obbligo di designazione del DPO deve essere interpretato alla luce del principio di responsabilizzazione (accountability) previsto dal GDPR. L’azienda deve essere in grado di dimostrare, in caso di controllo, la propria valutazione dei rischi e la conformità ai requisiti normativi.
DPO: chi può farlo?
La designazione di un Responsabile della Protezione dei Dati richiede il rispetto di requisiti specifici, sia in termini di competenze che di indipendenza. Il DPO deve essere scelto in base alle sue qualità professionali, in particolare alla conoscenza specialistica della normativa e delle prassi in materia di protezione dei dati, nonché alla capacità di svolgere i compiti assegnati (art. 37, par. 5, del GDPR).
Requisiti professionali
Per poter svolgere il ruolo, il DPO deve possedere:
- conoscenze giuridiche: il DPO deve conoscere dettagliatamente il GDPR, le normative nazionali (come il D.Lgs. 196/2003 modificato dal D.Lgs. 101/2018) e le linee guida emanate dalle autorità competenti, come il Comitato Europeo per la Protezione dei Dati (EDPB) e il Garante Privacy;
- competenze tecniche: buona padronanza delle tecnologie utilizzate per il trattamento dei dati personali e delle misure di sicurezza informatica, incluse la crittografia, la gestione delle vulnerabilità e le tecniche di mitigazione dei rischi;
- esperienza pratica: oltre alle conoscenze teoriche, occorre possedere un’esperienza concreta nella gestione dei processi di conformità normativa, nella valutazione dei rischi e nella supervisione delle procedure aziendali relative alla privacy.
Indipendenza e autonomia
Il DPO deve operare senza subire interferenze o pressioni dall’organizzazione che lo ha designato. Per garantire questa autonomia, non deve ricoprire ruoli che possano generare conflitti di interesse, come il responsabile IT o il responsabile marketing, che potrebbero essere coinvolti in decisioni sul trattamento dei dati. Inoltre deve avere accesso diretto al vertice gerarchico, assicurando una comunicazione trasparente e tempestiva sulle questioni di protezione dei dati.
Certificazioni e formazione
Nonostante il GDPR non richieda certificazioni obbligatorie, molte aziende preferiscono affidarsi a professionisti che abbiano completato corsi riconosciuti o master specifici sulla protezione dei dati. Tra le certificazioni più apprezzate vi sono:
- Certified Information Privacy Professional/Europe (CIPP/E);
- Certified Information Systems Security Professional (CISSP), con focus sulla sicurezza dei dati;
- corsi accreditati organizzati da enti come il Garante Privacy italiano o associazioni professionali del settore.
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