Una fattura elettronica si può annullare, ma ogni caso ha una sua procedura per correggere gli errori. Ecco quando e come modificare una fatturazione digitale errata.
Annullare una fattura elettronica è possibile, ma con procedure specifiche: come fare caso per caso?
La risposta a questa domanda è molto utile per tutti i professionisti obbligti a procedere con il sistema di fatturazione completamente digitale entrato in vigore ormai senza più deroghe dal 1° gennaio 2024.
Compilare una fattura in formato elettronico in modo corretto richiede la giusta trascrizione sia dei dati anagrafici e contabili del cliente e dell’emittente, sia delle informazioni tecniche, come i codici del cliente o il calcolo dell’imponibile IVA. Sebbene i sistemi a disposizione siano semplificati e intuitivi, commettere degli errori nella compilazione è più facile di quanto si pensi.
Sapere come annullare una fattura elettronica quando ci si accorge che alcuni campi sono stati trascritti in modo sbagliato è quindi fondamentale. A volte, infatti, il sistema non consente di modificare i dati errati e se non si conoscono le regole su come procedere caso per caso si rischiano anche delle sanzioni.
In sintesi, si possono distinguere quattro tipologie diverse di errore, per ognuna delle quali seguire una procedura specifica per annullare o modificare la fatturazione elettronica. Tutto dipende, essenzialmente, dal momento in cui ci si accorge di aver commesso l’errore. Ecco cosa fare caso per caso.
1. Errore fattura elettronica prima di invio: come modificare
Il primo caso in esame è il più semplice. Se ci si rende conto di un errore di compilazione di qualsiasi natura, sia inerente ai dati del cliente che ai calcoli dell’IVA o alla trascrizione dei condici richiesti, prima di aver inviato la fattura elettronica la correzione è facile.
Il sistema, infatti, consente di modificare il campo errato proprio perché la fatturazione non è stata inviata ancora al cosiddetto Sistema di Interscambio e non è quindi registrata. Non serve annullare la fattura. Basta scrivere il dato esatto e inviare, con lo stesso numero di fattura.
2. Fattura elettronica scartata dal Sistema di Interscambio: come correggerla
Il Sistema di Interscambio (SdI) riceve la fattura elettronica una volta inviata dall’emittente e verifica che sia corretta, cioè priva di errori tecnici. Nel caso in cui sia stata compilata in modo sbagliato, senza rispettare i requisiti necessari perché venga registrata dal sistema, è proprio il SdI a comunicare l’errore.
In questo caso la fattura elettronica è scartata dal Sistema di Interscambio, come si può leggere direttamente dallo stato aggiornato della fatturazione (dove ci sarà la dicitura “Scartata”).
I motivi di questo rifiuto sono diversi e riguardano alcuni particolari errori di compilazione, quali:
- Errato inserimento del “Codice Destinatario”;
- Errato inserimento dell’“id Fiscale Iva del cessionario committente”, ovvero sono errati i dati come codice fiscale o partita Iva;
- Errato inserimento del numero fattura: spesso si verifica l’inserimento di una fattura con numerazione già presente (“fattura duplicata”);
- Errato calcolo imponibile IVA
Il Sistema di Interscambio invia una notifica o ricevuta di scarto nella quale è spiegato l’errore da correggere. La fattura, quindi, è modificabile poiché non ancora registrata, ma bloccata dal sistema. A questo punto l’emittente ha a disposizione 5 giorni lavorativi per cambiare i dati sbagliati come indicato. Si può emettere la fattura con data e numero uguale.
3. Come annullare una fattura inviata e ricevuta dal cliente, ma sbagliata
Il terzo caso riguarda una fattura elettronica compilata, inviata, accettata dal SdI (perché priva di errori formali), ricevuta dal cliente.
Se ci si accorge di uno sbaglio di compilazione in questa situazione, la prima cosa da sapere è che ci si trova dinanzi a una fattura non modificabile. Si può e come annullare la fatturazione? Non proprio.
La soluzione è inviare una nota di variazione, dove si corregge l’errore. Ne esistono due tipologie, la nota di credito e la nota di debito. Come specificato nell’articolo dedicato di Money.it, si tratta di un:
documento contabile che ha lo scopo di rettificare o annullare una fattura già emessa e registrata. In sostanza, la nota di credito serve a correggere possibili errori commessi durante la fatturazione, permettendo di stornare totalmente o parzialmente gli importi indicati in una fattura precedente.
Nel caso di una nota di credito, la rettifica è necessaria perché l’importo della fattura è maggiore quanto effettivamente dovuto dal cliente. Al contrario, si deve proseguire con una nota di debito se bisogna aggiungere a quanto già fatturato, poiché la somma era risultava inferiore a quanto spettava al cliente.
La nota di variazione, qualsiasi essa sia, contiene la causale dell’errore commesso con lo storno da effettuare e il numero identificativo della fattura sbagliata. Questo documento così compilato è inviato al SdI che lo recapita al destinatario. A questo punto si può compilare una nuova fattura con il dato corretto.
Attenzione, però: ci sono dei casi in cui si può rimediare a una fattura errata anche dopo che è stata recapitata senza nota di variazione. Ecco quali sono:
- errata segnalazione dell’IBAN a cui versare il pagamento;
- errato indirizzo di posta PEC;
- errata compilazione di campi facoltativi
In questa situazione, la fattura emessa rimane la stessa (anche con parte sbagliata), ma l’emittente avvisa tempestivamente il cliente dell’errore tramite mail PEC o raccomandata.
4. Rifiuto fattura elettronica da parte della Pubblica Amministrazione
Se il Sistema di Interscambio ha accettato la fattura elettronica e questa è arrivata a destinazione, la Pubblica Amministrazione può ancora rifiutarla.
I casi sono due. Nel primo, la PA invia una “Notifica di esito negativo” al SdI che, a sua volta, rende noto al mittente l’errore. La fattura può quindi essere modificata e inviata corretta con lo stesso numero.
Nel secondo caso, invece, l’ufficio della Pubblica Amministrazione prima accetta la fattura elettronica e solo dopo si accorge dell’errore. In questa situazione contatta direttamente l’emittente con PEC o telefonicamente. La fattura errata sarà annullata con nota di credito. L’emittente ne compilerà una nuova con i dati corretti.
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