Nota di credito, cos'è e come si fa con la fattura elettronica

Qual è il significato di nota di credito e cosa differisce dalla nota di debito? Ecco quando e come si emettono le note di credito con la fattura elettronica.

Nel sistema delle transazioni commerciali e delle relative fatture, la nota di credito rappresenta uno strumento fondamentale per gestire situazioni di rettifica o annullamento di fatture. Chi opera, infatti, con fatture e rendicontazioni fiscali elettroniche comprende l’importanza di questo documento contabile, che ha un impatto significativo sulla corretta gestione aziendale. Anche per riparare a errori, ovviamente.

La nota di credito, conosciuta anche come nota di accredito, è essenziale, quindi, per mantenere la precisione nei rapporti economici tra fornitori e clienti. Ecco come si compila, come si emette e quando è necessario farlo.

Come fare una nota di credito e quando farla

Cos’è una nota di credito
Quando si emette una nota di credito?
Come compilare una nota di credito
- Dati da inserire
- Esempio di compilazione con Excel
Come emettere una nota di credito elettronica
FAQ, domande frequenti

Cos’è una nota di credito

La nota di credito (o nota di accredito) è un documento contabile che ha lo scopo di rettificare o annullare una fattura già emessa e registrata. In sostanza, la nota di credito serve a correggere possibili errori commessi durante la fatturazione, permettendo di stornare totalmente o parzialmente gli importi indicati in una fattura precedente.

Questo documento fiscale viene emesso quando l’importo della fattura supera quanto effettivamente dovuto dal cliente. Ciò implica che nella fattura originale le somme riportate erano superiori a quelle realmente da addebitare. La nota di credito, quindi, agisce come uno strumento di rettifica, consentendo di regolare la situazione contabile e fiscale tra fornitore e cliente.

È importante distinguere la nota di credito dalla nota di debito, poiché entrambe sono note di variazione ma hanno scopi opposti. Mentre la nota di credito viene emessa per stornare, in modo totale o parziale, la somma indicata in fattura, la nota di debito ha lo scopo di integrare l’importo già fatturato che risultava inferiore a quello dovuto dal cliente.

Un’altra differenza significativa riguarda l’obbligatorietà di emissione. La nota di debito è obbligatoria per legge in caso di fatture emesse con imponibili e aliquote IVA inferiori rispetto a quelle dovute. Al contrario, l’emissione della nota di credito è facoltativa e a discrezione della partita IVA emittente, che può decidere se procedere o meno alla rettifica degli importi errati.

Quando si emette una nota di credito?

Ci sono diverse circostanze in cui si può emettere una nota di credito. Alcune delle situazioni più comuni includono:

errori nell’imponibile e nelle imposte applicate in fattura;
mancata applicazione di sconti o abbuoni concordati con il cliente;
prestazione fatturata non conclusa completamente;
fattura con dati anagrafici e intestazioni errate;
merce difettosa o ordine non ritirato dal cliente;
presenza di fatture elettroniche doppie accettate dal Sistema di Interscambio.

In generale, la nota di credito può essere emessa entro un anno dal momento dell’effettuazione dell’operazione. Tuttavia, esistono casi in cui non ci sono limiti di tempo per l’emissione, come:
mancato pagamento, totale o parziale, della fattura, anche a seguito di procedure giudiziarie;
mancata applicazione in fattura di sconti previsti dal contratto;
annullamento, nullità o risoluzione del contratto non derivante dall’accordo tra chi ha emesso la fattura e il suo cliente.

Bisogna anche notare che l’emissione della nota di credito è esclusa nel caso in cui per l’operazione originaria sia stato emesso uno scontrino fiscale, in quanto l’emissione della fattura costituisce requisito fondamentale per l’effettuazione di variazioni ai sensi dell’art. 26 del D.P.R. 633/72.

Come compilare una nota di credito

La compilazione di una nota di credito richiede attenzione ai dettagli per garantire la corretta rettifica di una fattura già emessa. Questo processo è fondamentale per mantenere la precisione nei rapporti economici tra fornitori e clienti e il rispetto degli adempimenti fiscali. Vediamo, quindi, come compilare correttamente una nota di credito e quali dati sono essenziali da inserire.

Dati da inserire

Una nota di credito deve contenere diverse informazioni obbligatorie per essere valida dal punto di vista fiscale.
Ecco i principali elementi da includere:

intestazione del documento come «Nota di credito»;
numero del documento;
data di emissione;
dati del soggetto emittente (partita IVA);
dati del destinatario;
motivazione per l’emissione della nota di credito;
riferimenti alla fattura da rettificare (numero e data di emissione);
imponibile da stornare;
eventuale IVA da stornare;
importo totale della nota di credito (in positivo).

Nel caso di una nota di credito elettronica, è importante specificare anche:

il codice TD04 per identificare il documento come nota di credito (nel campo «Tipo di documento»);
i dati dell’emittente nel campo cedente/prestatore;
i dati del destinatario nel campo cessionario/committente;
la somma di imponibile e imposta, o la Natura nel caso di operazioni non imponibili.

È fondamentale indicare chiaramente i riferimenti alla fattura originale che si intende rettificare. Questo permette di collegare correttamente i due documenti e facilitare la gestione contabile.

Esempio di compilazione con Excel

Per semplificare il processo di compilazione di una nota di credito, molti professionisti e aziende utilizzano software di fatturazione o fogli di calcolo come Microsoft Excel. Ecco un esempio di come compilare una nota di credito utilizzando Excel.

Crea un nuovo foglio di lavoro in Excel.
Inserisci l’intestazione «Nota di credito» in una cella ben visibile.
Aggiungi i campi per i dati essenziali: numero documento, data, dati emittente e destinatario.
Crea una tabella per elencare gli articoli o servizi da stornare, includendo colonne per descrizione, quantità, prezzo unitario e importo totale.
Utilizza formule Excel per calcolare automaticamente gli importi totali e l’IVA.
Inserisci una sezione per i riferimenti alla fattura originale.
Aggiungi un campo per la motivazione della nota di credito.
Includi il totale generale della nota di credito.

Per rendere il processo ancora più efficiente, puoi creare un modello riutilizzabile in Excel. Questo ti permetterà di avere una base precompilata con i tuoi dati aziendali e le formule necessarie per i calcoli automatici.

Ricorda che, una volta compilata la nota di credito, dovrai inviarla al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, proprio come fai con le fatture elettroniche. Il SdI esaminerà il documento e, se approvato, lo trasmetterà al destinatario.

Ricorda sempre di verificare attentamente tutte le informazioni prima di emettere la nota di credito, assicurandoti che sia collegata correttamente alla fattura originale che intendi rettificare.

Come emettere una nota di credito elettronica

La nota di credito elettronica rappresenta l’evoluzione digitale di questo importante documento contabile. Con l’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria, anche le note di credito devono essere emesse in formato elettronico per i soggetti IVA obbligati a questo adempimento.

Per emettere una nota di credito elettronica, è necessario rispettare alcuni requisiti fondamentali.

Innanzitutto, il documento deve essere creato in formato XML, lo stesso utilizzato per le fatture elettroniche.
È essenziale includere tutte le informazioni obbligatorie, come il numero del documento, la data di emissione, i dati del soggetto emittente e del destinatario, l’imponibile da stornare e l’eventuale IVA da rettificare.
Un elemento cruciale da inserire nella nota di credito elettronica è il codice TD04, che identifica specificamente il documento come nota di credito. Questo codice è fondamentale per il corretto riconoscimento e trattamento del documento da parte del Sistema di Interscambio (SdI).
Inoltre, è importante includere i riferimenti alla fattura originale che si intende rettificare. Questi riferimenti comprendono il numero e la data della fattura collegata, che devono essere inseriti negli appositi campi del file XML.

La procedura per emettere una nota di credito elettronica è simile a quella utilizzata per le fatture elettroniche classiche, utilizzando il software di fatturazione che si usa solitamente.

Per creare una nota di credito elettronica, si inizia selezionando il tipo di documento «Nota di credito» o il codice TD04 nel software utilizzato. Successivamente, si procede con l’inserimento di tutti i dati necessari, prestando particolare attenzione ai riferimenti della fattura originale da rettificare. È fondamentale compilare correttamente i campi relativi all’imponibile e all’IVA da stornare, assicurandosi che corrispondano esattamente agli importi che si intende rettificare.

In caso di storno parziale, è necessario indicare con precisione la parte dell’importo originale che si vuole annullare.

L’invio della nota di credito elettronica avviene attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), lo stesso canale utilizzato per le fatture elettroniche. Una volta predisposto il file XML della nota di credito, questo deve essere trasmesso al SdI entro 12 giorni dalla data di emissione indicata nel documento. Il SdI effettua una serie di controlli sul file ricevuto, come detto precedentemente, verificando la presenza di tutte le informazioni obbligatorie e la correttezza formale del documento. Se i controlli hanno esito positivo, il SdI provvede a recapitare la nota di credito al destinatario, utilizzando il codice destinatario o l’indirizzo PEC indicato nel documento.

In caso di esito positivo dei controlli, il SdI invia una ricevuta di consegna all’emittente, che conferma l’avvenuta trasmissione e ricezione della nota di credito da parte del destinatario. Se invece il SdI riscontra errori o incongruenze, invia una notifica di scarto all’emittente, che dovrà correggere il documento e ritrasmetterlo.

È importante sottolineare che, ai fini fiscali, la nota di credito si considera emessa nel momento in cui viene trasmessa e accettata dal Sistema di Interscambio. Pertanto, è fondamentale conservare le ricevute di consegna o le notifiche di scarto inviate dal SdI come prova dell’avvenuta emissione o del tentativo di emissione del documento.

FAQ, domande frequenti

Quali effetti comporta l’emissione di una nota di credito?

L’emissione di una nota di credito serve per correggere la base imponibile e, se necessario, anche l’IVA di una fattura precedentemente emessa, qualora l’importo fatturato sia superiore a quello effettivamente dovuto dal cliente. Questa operazione può comportare uno storno parziale o totale della fattura originale.

Qual è la differenza principale tra una fattura e una nota di credito?

Una fattura viene emessa per attestare la necessità di un pagamento da parte del cliente, mentre una nota di credito viene utilizzata per annullare una fattura precedentemente emessa o per indicare un rimborso. In termini contabili, le fatture rappresentano un incremento di entrate, mentre le note di credito indicano una diminuzione.

Come si emette una nota di credito in caso di fatturazione errata?

Per correggere una fatturazione errata attraverso una nota di credito, è necessario emettere la nota di credito utilizzando gli stessi dati anagrafici presenti sulla fattura errata. Se sono stati emessi documenti non corretti, la fattura errata deve essere stornata mediante una nota di credito (codice TD04) e, se necessario, la nota di credito può essere a sua volta stornata con una nota di debito (codice TD05).