Tutto quello che bisogna sapere su come aprire un’agenzia di viaggi: i requisiti, cosa serve, i costi da sostenere e la procedura completa per avviare questa attività.
Come aprire un’agenzia di viaggi? Una domanda sempre molto interessante visto che, dopo una fase di crisi coincisa con la pandemia, il settore del turismo ha ripreso a galoppare con il Covid che - fortunatamente - ormai è solo un pallido ricordo.
Un’agenzia di viaggi è un’impresa che offre servizi per la pianificazione, organizzazione e prenotazione di viaggi, vacanze o spostamenti. L’obiettivo principale di un’agenzia di viaggi è semplificare il processo per i clienti, fornendo soluzioni personalizzate e consulenza esperta.
Nel dettaglio un’agenzia di viaggi si occupa di organizzare vacanze - prenotazione di hotel, resort, case vacanza o altri tipi di alloggio, pensando poi anche ai biglietti dei vari mezzi di trasporto -, offrire pacchetti turistici, viaggi organizzati e fornire assistenza e consulenza ai clienti.
Ci sono diverse tipologie di agenzie di viaggi.
- Agenzie fisiche: uffici dove i clienti possono recarsi di persona per ricevere assistenza.
- Agenzie online (OTA - Online Travel Agency): operano principalmente tramite internet, come Booking.com, Expedia, e altri.
- Agenzie specializzate: focalizzate su specifici tipi di viaggi (es. viaggi di lusso, viaggi di nozze, viaggi d’affari).
Inoltre possono essere indipendenti o in franchising. Il Registro Imprese di Unioncamere riporta oltre 18.000 agenzie registrate, ma per l’Annuario del Turismo24 nel 2024 sono state attive circa 6.500 imprese.
Ecco allora una guida con tutto quello che c’è da sapere su come aprire un’agenzia di viaggi: i requisiti, cosa serve, i costi da sostenere e la procedura completa per avviare questa attività.
I requisiti per aprire un’agenzia di viaggi: ecco cosa serve
Per prima cosa occorre specificare che aprire un’agenzia di viaggi in Italia richiede il rispetto di una serie di requisiti legali, burocratici e organizzativi.
In primis è necessario possedere un diploma di scuola secondaria superiore o una laurea; in alcuni casi, è utile avere una formazione specifica in ambito turistico.
In alcune Regioni è richiesta esperienza pregressa nel settore turistico, comprovata da contratti di lavoro o da un corso di formazione certificato.
Infine l’agenzia deve avere un direttore tecnico, una figura obbligatoria che può coincidere con il titolare, purché abbia i requisiti richiesti come corsi di abilitazione o esperienza specifica.
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Come fare per aprire un’agenzia di viaggi: la procedura completa
Vediamo adesso quali sono le pratiche burocratiche per aprire un’agenzia di viaggi.
- Apertura della Partita IVA: occorre registrarsi presso l’Agenzia delle Entrate e ottenere una Partita IVA.
- Iscrizione alla Camera di Commercio: è obbligatoria l’iscrizione al Registro delle Imprese nella sezione dedicata alle imprese turistiche.
- SCIA (Segnalazione Certificata di Inizio Attività): va presentata presso il Comune dove si intende aprire l’agenzia, serve per notificare l’avvio dell’attività e dichiarare di rispettare i requisiti igienico-sanitari e di sicurezza.
- Autorizzazioni regionali: alcune Regioni come detto richiedono specifiche autorizzazioni per aprire un’agenzia di viaggi.
I passi successivi riguardano la sottoscrizione di un polizza di responsabilità civile - obbligatoria per tutelare i clienti da eventuali danni causati durante l’erogazione dei servizi - e di una fidejussione bancaria o assicurativa: serve come garanzia per coprire i rimborsi ai clienti in caso di insolvenza dell’agenzia.
Le agenzie di viaggio devono rispettare il Codice del Turismo (D.lgs. 79/2011), che regola l’attività turistica in Italia. Essendo un’attività che gestisce dati sensibili dei clienti come documenti di viaggio e pagamenti, l’agenzia deve rispettare anche la normativa sulla protezione dei dati personali.
Detto dei requisiti e delle pratiche burocratiche, per aprire un’agenzia fisica per prima cosa occorre trovare un luogo con alta visibilità, come un centro commerciale o una zona centrale. Per un’agenzia online invece occorre investire in un sito web funzionale e attraente.
Aprire un’agenzia di viaggi può richiedere da poche settimane a diversi mesi, molto dipende dai processi burocratici e dall’allestimento dell’eventuale sede.
Quanto costa aprire un’agenzia di viaggi?
Il costo per aprire un’agenzia di viaggi può variare in base a diversi fattori, tra cui la tipologia di agenzia (fisica, online o mista), la località, la dimensione e il modello di business (indipendente o affiliato a un franchising).
Ecco i costi da sostenere al momento dell’apertura dell’agenzia.
- L’iscrizione all’Albo delle Agenzie di Viaggio nella tua regione.
- Licenza obbligatoria per l’esercizio (costi amministrativi tra 500 e 3.000 euro, in base alla regione italiana).
- Polizza assicurativa RC professionale (da 1.000 a 5.000 euro all’anno).
- Capitale sociale se si apre una società: èer una SRL, il minimo è 1 euro (se semplificata) ma spesso si investono almeno 5.000 euro per solidità finanziaria.
- Affitto o acquisto del locale (se sede fisica), con annessa possibile ristrutturazione.
- Per arredare e attrezzare un ufficio con scrivanie, sedie, computer e un’area clienti, il costo può oscillare tra 5.000 e 20.000 euro.
- Attrezzature tecnologiche: tra computer, telefoni, stampanti e software gestionali per prenotazioni, si può spendere da 3.000 a 8.000 euro.
- Nel caso di un franchising devi considerare fee di ingresso - da 5.000 a 25.000 euro - e royalties mensili, di solito 2%-8% sul fatturato.
- Nel caso di un’agenzia online, senza una sede fisica, bisogna considerare il costo di un sito web avanzato con funzioni di prenotazione: so va da 5.000 a 20.000 euro.
Ricapitolando, il costo per aprire un’agenzia fisica indipendente è di 20.000-50.000 euro, di un’agenzia fisica in franchising di 10.000-30.000 euro in base al brand e, infine, di un’agenzia online 10.000-25.000 euro.
Come aprire un’agenzia di viaggi con il franchising
La decisione principale da prendere è quella tra le due diverse modalità di apertura di un’agenzia viaggi. In primo luogo è possibile affidarsi a una compagnia già affermata tramite un’operazione di franchising: ci sono diversi brand importanti che a fronte di un investimento iniziale tra i 20.000 e i 40.000 euro offrono la possibilità di aprire un’agenzia di viaggi mettendo a disposizione tutto l’occorrente per iniziare a lavorare.
Il costo iniziale dovuto alla compagnia include le strumentazioni, i software e l’arredamento. Se da un lato questa opzione offre diversi vantaggi tra i quali la stabilità e la spinta iniziale di un grande brand, dall’altra va considerato il fatto che l’agente non avrà alcuna autonomia e non potrà gestire la sua attività compiendo delle scelte personali, ma semplicemente adeguandosi a quelle della compagnia di riferimento.
Inoltre, l’agenzia in franchising deve garantire il raggiungimento di risultati annuali e va tenuto conto del fatto che di solito i costi iniziali dovuti alla compagnia di riferimento non si ammortano in meno di quattro anni.
Se si vuole aprire un’agenzia di viaggi in franchising per prima cosa si dovrà contattare la compagnia e poi presentare una serie di documenti:
- istanza di apertura di una nuova agenzia di viaggi;
- assicurazione;
- partita Iva;
- iscrizione al Registro delle Imprese della Camera di Commercio;
- iscrizione all’Inps e Inail;
Per aprire un’agenzia di viaggi in franchising sono necessari determinati requisiti tra cui: un locale commerciale, minimo di 10/20mq- massimo di 25/50mq, chiaramente situato in luogo di passaggio e non isolato. Mentre le abilitazioni e le licenze sono fornite dal franchisor.
Come aprire un’agenzia di viaggi online
È possibile aprire anche un’agenzia di viaggi online, anche nota come web agency, ed è possibile aprirla in modo indipendente oppure sempre attraverso il franchising. Le agenzie online permettono di lavorare su internet e sono specializzate nella vendita di viaggi e servizi via web.
Sicuramente scegliere di aprire un’agenzia di viaggi online permette di risparmiare molto sull’investimento iniziale riducendo i costi, visto che non bisogna affittare o acquistare un immobile.
Competenze necessarie per aprire un’agenzia di viaggi
Se aprire un’agenzia di viaggi può sembrare un’operazione piuttosto semplice la parte complessa arriva quando si tratta di gestirla. Non ci si può infatti improvvisare agenti e bisogna sviluppare diverse competenze necessarie a rendere un servizio di qualità al cliente.
La prima caratteristica da sviluppare è senz’altro una buona padronanza della materia: chi si rivolge a un’agenzia pretende informazioni dettagliate su tutti gli aspetti della vacanza. Per questo è necessario rimanere costantemente aggiornati sia per quanto riguarda la parte meramente burocratica che in merito alle offerte turistiche che possono essere acquistate.
Inoltre l’aspetto su cui bisogna puntare con maggior vigore per battere la concorrenza online è il rapporto con il cliente che se si reca in agenzia è perché desidera interfacciarsi con una persona gentile che gli spieghi tutti i passaggi e che si renda disponibile a risolvere ogni disguido.
Altra competenza importante da sviluppare è quella utile alla gestione del rapporto con i fornitori con cui si stipulano contratti di vario genere. L’obiettivo è ottenere le condizioni più vantaggiose possibili per l’agenzia e per i clienti. Per contrattare bisogna dimostrare di essere perfettamente padroni della situazione e della materia.
Infine bisogna fare attenzione al denaro: quello che circola in agenzia infatti non è di proprietà dell’agente ma va alle diverse agenzie. Pertanto è fondamentale effettuare tutte le operazioni in maniera scrupolosa.
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