Come compilare una raccomandata? La guida passo passo

La raccomandata è uno strumento davvero molto importante. Nonostante l’avvento della posta elettronica certificata, infatti, continua ad essere uno dei metodi più utilizzati per inviare comunicazioni con certezza di notifica. Per quanto la PEC sia molto utile e pratica in tal senso, non si può non sottolineare il fatto che, affinché la notifica abbia valore legale, sia necessario che entrambi i corrispondenti ne possiedano una.

La raccomandata con ricevuta di ritorno, invece, è accessibile a tutti ed è sempre efficace dal punto di vista probatorio. L’elemento che contraddistingue le raccomandate è da rinvenire proprio nella prova dell’avvenuto invio e della relativa data di notifica. Ma come si compila una raccomandata e soprattutto cosa scrivere sulla busta? Vediamo tutto quello che c’è da sapere in merito.

Come compilare una busta per raccomandata

Compilare una busta per raccomandata è molto più semplice di quello che si possa pensare. Come spiegato anche sul sito di Poste Italiane, si consiglia di utilizzare delle buste bianche o comunque chiare. Nel caso in cui si tratti di cartoline, la grammatura minima è di 190 mg/mq.

Entrando nei dettagli, deve presentare una zona bianca con fascia di 25 mm sul margine inferiore della busta, ridotta a 15 mm in corrispondenza dell’indirizzo. L’indirizzo deve essere collocato in basso a destra, rispettando la zona bianca, e deve contenere da tre a cinque righe. Soltanto nel caso in cui si spedisca ad uno Stato estero, l’indirizzo può presentare sei righe.

• Nella prima riga bisogna indicare il titolo, nome e cognome del destinatario o ragione sociale.
• La seconda riga, facoltativa, può essere utilizzata per inserire informazioni aggiuntive che permetto di specificare meglio il destinatario.
• La terza riga, anch’essa facoltativa, permette di indicare informazioni aggiuntive sull’edificio, quali ad esempio la scala, il piano, l’interno e così via.
• La quarta riga viene utilizzata per l’indirizzo che deve essere indicato nel seguente ordine: qualificatore, ovvero via, corso, piazza, a seguire il nome della via e il numero civico. In alternativa si può indicare la Casella Postale.
• La quinta riga prevede la località e presenta nell’ordine il CAP, la località di destinazione e la sigla della provincia. Queste informazioni sono tutte obbligatorie.

  Buste standard invii nazionali Fonte foto: Sito Poste Italiane

• Per finire, nel caso in cui il destinatario si trovi fuori dai confini nazionali, bisogna inserire una sesta riga, attraverso cui si indica appunto il nome dello Stato estero di destinazione. La sesta riga, ricordiamo, non deve essere utilizzata per raccomandate inviate a soggetti che si trovano Italia, Città del Vaticano e San Marino.

  Busta standard invii all’estero Fonte foto: Sito Poste Italiane

In tutti i casi è necessario rispettare l’ordine delle righe poc’anzi citato. Per ulteriori informazioni in merito ed evitare di commettere possibili errori si consiglia di consultare l’apposita guida messa a disposizione da Poste Italiane.

Come si fa una raccomandata

Per inviare una raccomandata è sufficiente recarsi presso uno degli uffici postali presenti sul territorio e richiedere l’apposito modulo che deve essere compilato in tutte le sue parti. In particolare, bisogna avere l’accortezza di inserire i dati anagrafici e l’indirizzo sia del destinatario che del mittente in corrispondenza delle sezioni ad hoc. Il mittente, inoltre, deve avere l’accortezza di portare con sé copia di un documento di riconoscimento in corso di validità, oltre, ovviamente, alla lettera che intende inviare con data di consegna certa.

È possibile, inoltre, indicare la richiesta di eventuali servizi aggiuntivi, come ad esempio la spedizione via aerea, grazie a cui la corrispondenza viene recapitata in tempi più brevi rispetto alla posta ordinaria poiché trasportata, appunto, grazie all’ausilio di vettori aerei. Ma non solo, è possibile indicare anche la richiesta del servizio A.R., ovvero con Avviso di Ricevimento. Per usufruire di tale servizio bisogna compilare il modulo per la raccomandata e barrare la casella “A.R.” Si deve inoltre compilare la cartolina per l’avviso di ricevimento. In particolare, la ricevuta di spedizione deve essere compilata con le seguenti informazioni:

• nome, cognome e indirizzo del mittente;
• nome, cognome e indirizzo del destinatario;
• scelta della modalità A.R.

  Modulo Raccomandata Servizi accessori richiesti

L’operatore rilascia il tagliando in carta copiativa come prova dell’avvenuta spedizione, mentre si riceverà tramite posta la cartolina con attestazione di ricevimento una volta avvenuta la relativa consegna.

Come compilare l’Avviso di Ricevimento

Ma come si compila il modulo con l’avviso di ricevimento? Ebbene, sul fronte, nella zona indicata nell’immagine seguente al punto 1, bisogna indicare i dati della persona a cui deve essere restituita la cartolina. Si ricorda di scrivere sempre in stampatello e in modo chiaro e leggibile. La riga indicata dal numero 2 deve essere utilizzata per indicare il nome del privato o la denominazione dell’ufficio pubblico, ente o altro a cui bisogna restituire la ricevuta. Al punto 3 si ricorda di inserire una sola lettera o numero per casella postale.

Fronte avviso di ricevimento Fonte foto: sito di Poste Italiane

Sul retro, al punto 4 bisogna indicare i dati del destinatario della raccomandata. Il punto 5 indica uno spazio riservato all’ufficio postale, volto a migliorare il servizio di consegna dell’invio e dell’avviso. Il punto 6, indica la:

"’Consegna effettuata ai sensi dell’art. 21 delle Condizioni Generali di Servizio (Delibera 385/13/CONS)’: l’operatore postale, quale incaricato di pubblico servizio, con la propria firma e barrando la relativa casella, attesta l’avvenuta consegna dell’invio in due casi:

• se, a causa di quantità multiple di invii allo stesso destinario, risulti impraticabile la contestualità tra la firma di ogni singolo Avviso di ricevimento da parte del destinatario, e il ritiro degli avvisi medesimi
• se la sottoscrizione dell’avviso di ricevimento è rifiutata dal destinatario"

Retro Avviso di ricevimento Fonte foto: sito di Poste Italiane

Differenza tra raccomandata semplice e raccomandata con ricevuta di ritorno

La sostanziale differenza tra una raccomanda con ricevuta di ritorno e una raccomandata semplice è da rinvenire proprio nel fatto che la prima consente di ricevere una notifica dell’avvenuta consegna al soggetto destinatario. La raccomandata semplice, invece, permette di avere solamente la prova di spedizione.

I costi differiscono in base al formato e al peso della raccomandata. Nel caso in cui si intenda spedire una raccomandata con ricevuta di ritorno, ovviamente, bisogna spendere un po’ di più rispetto al tariffario normale. In particolare, come riportato sul sito di Poste Italiano, l’avviso di ricevimento permette di:

«di avere conferma della consegna della spedizione: al costo di 1,00 euro ricevi la cartolina di conferma, con data e firma del ricevente».

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Raccomandata 1

Finora abbiamo visto come compilare una raccomandata semplice oppure una raccomandata con ricevuta di ritorno. Nel caso in cui si abbia particolare fretta di inviare una comunicazione, però, è possibile optare per una raccomandata 1. Quest’ultima permette di spedire lettere, documenti e comunicazioni fino a 2 kg con consegna effettuata nell’arco di 1/3 giorni lavorativi. Non è possibile, invece, inviare denaro, oggetti preziosi o carte di valore.

Fare una raccomandata 1 è davvero facile. È sufficiente recarsi presso un ufficio postale e compilare il modello di accettazione per il servizio di proprio interesse. Il tutto avendo l’accortezza di inserire i dati richiesti, inerenti mittente e destinatario, proprio come visto con la raccomandata tradizionale. Anche alla Raccomandata 1 è possibile aggiungere la prova di consegna. Il servizio di prova di consegna, viene ricordato sul sito di Poste Italiane, permette di:

«rimanere informati sullo stato di spedizione con una cartolina firmata dal destinatario come prova di avvenuta ricezione. Il costo del servizio è a partire da 11,35 euro (IVA inclusa)».

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Raccomandata online

In alternativa alla modalità cartacea, è possibile inviare la raccomandata anche online.

• Per compiere tale operazione bisogna innanzitutto registrarsi sul sito di Poste.it e accedere alla sezione ad hoc. A questo punto appare una schermata attraverso cui è possibile scrivere il testo oppure allegare il documento di proprio interesse.

  Scrivere testo raccomandata online Sito Poste Italiane

• Una volta conclusa tale operazione, premere su «Continua» e nella pagina successiva verrà chiesto di indicare e confermare il nominativo e l’indirizzo del destinatario. I dati del mittente, grazie all’autenticazione, risultano già precompilati.

  Inserisci indirizzo Raccomandata online

• Sempre da questa pagina è possibile barrare la casella «Voglio ricevere l’Avviso di Ricevimento», nel caso in cui si sia interessati ad usufruire di tale servizio.

  Avviso di ricevimento Voglio ricevere l'Avviso di Ricevimento

• Bisogna, quindi, verificare i vari dati, visualizzare l’anteprima della raccomandata e, se tutto in ordine, confermare. Per finire, procedere al pagamento online tramite Postepay, carta di credito aderente ai circuiti VISA o MasterCard, oppure con addebito su conto BancoPosta e il gioco è fatto.

A questo punto sarà compito dell’ufficio postale provvedere a stampa, imbustamento e consegna della raccomandata all’indirizzo del destinatario.

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