Controlli aziendali su pc, smartphone e tablet dei dipendenti: poteri e limiti del datore di lavoro

Com’è noto, la tecnologia è sempre più diffusa nei luoghi di lavoro e non sono di certo pochi i dipendenti di aziende più o meno grandi che utilizzano pc, smartphone o tablet per svolgere le mansioni assegnate nell’ambito del contratto di lavoro.

Ebbene, in queste circostanze si possono porre questioni circa gli effettivi poteri e i vincoli a cui un datore è sottoposto, qualora voglia effettuare controlli aziendali sui dispositivi usati durante l’orario di lavoro. C’è infatti un confine o una linea sottile che divide i comportamenti aziendali legittimi e conformi alla legge da quei gesti che, essendo invasivi e ledendo la sfera di riservatezza dei dipendenti, non sono consentiti.

Di seguito ci occuperemo proprio di questi temi e perciò, se sei un dipendente in qualche ufficio e usi comunemente uno strumento elettronico durante l’orario di lavoro - oppure se semplicemente ne vuoi sapere di più - prosegui nella lettura: ti indicheremo entro che limiti un datore di lavoro può controllarti.

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Pc, smartphone e tablet come strumenti di lavoro: cosa può essere controllato?

Partiamo dal contesto di riferimento: strumento di lavoro è ogni apparecchio o dispositivo essenziale per il compimento della prestazione lavorativa e delle mansioni per le quali sei stato assunto con contratto. Ne consegue evidentemente che un pc portatile o un cellulare, ma anche la casella di posta elettronica, rientrano nella categoria degli strumenti digitali usati espressamente per la prestazione per cui sei stato assunto.

Di fatto i controlli aziendali potranno riguardare non soltanto il computer aziendale, il tablet o lo smartphone fornito al dipendente, ma anche i messaggi di posta elettronica scambiata con l’account aziendale, come pure i cookie e la cronologia delle ricerche sul web.

In caso di smartphone, è possibile anche conseguire la geolocalizzazione del dispositivo, per sapere dove si trova il dipendente - ma solo nell’orario di servizio. Inoltre se il telefono o il cellulare è di proprietà dell’azienda, il capo potrà altresì controllarne il traffico. Non solo: potrà essere controllato anche il pc personale del dipendente, se usato per la prestazione di lavoro - ma con i limiti di cui più avanti diremo.

Distinzione tra controlli a distanza e sui dispositivi

La legge dispone regole differenti a seconda dello strumento che il datore utilizza in azienda e/o vuole controllare. Laddove questi voglia installare impianti che consentono un controllo a distanza dei dipendenti, come ad esempio quelli di videosorveglianza (le cd. videocamere), egli potrà farlo soltanto dopo aver concluso un accordo sindacale in proposito oppure dopo aver ricevuto un’autorizzazione ministeriale.

Invece, in relazione agli strumenti di lavoro che l’azienda assegna ai lavoratori - e tra questi sono inclusi anche ad es. il pc portatile o tablet - per legge non sussiste il dovere di raggiungere una intesa sindacale o di conseguire l’autorizzazione. In altre parole, i controlli sono dai contorni più sfumati e sarà conseguentemente il lavoratore a verificare che avvengano in modo legittimo e rispettoso della sfera della privacy.

Condizioni per il controllo del computer, smartphone o altri dispositivi

Se da un lato il datore di lavoro ha il diritto / dovere di controllare che l’attività tua e dei tuoi colleghi sia svolta secondo le sue direttive e nell’interesse aziendale, dall’altro deve adoperarsi per rispettare il tuo diritto alla riservatezza. I controlli aziendali sui dispositivi non sono dunque liberi, ma condizionati.

In altre parole, se l’utilizzo di un certo strumento digitale - ad esempio il tablet dato in dotazione dall’azienda e di sua proprietà -è fondamentale per il lavoro che svolgi, il datore avrà la possibilità di controllarlo per raccogliere dati ed informazioni. La legge non glielo vieta in linea generale, ma attenzione perché dette verifiche saranno sottoposte ad alcuni condizioni e limiti, ovvero:

• i controlli aziendali sono permessi nel caso in cui il datore di lavoro abbia un legittimo e fondato sospetto di comportamenti illeciti da parte del suo lavoratore, che deteriorano il rapporto di fiducia o addirittura mettono a rischio gli interessi aziendali, il profitto o il patrimonio aziendale. Tra gli illeciti abbiamo ad es. la violazione del diritto d’autore, il download via web di materiale illegale, la divulgazione di dati sensibili, informazioni riservate o segreti aziendali oppure l’accesso abusivo a sistemi informatici. Ecco perché si parla in gergo di ’controlli difensivi’;
• i controlli aziendali devono essere rivolti all’accertamento di un singolo fatto illecito e devono essere svolti a seguito del comportamento illecito del dipendente;
• sono comunque vietati i controlli di natura “massiva”, vale a dire quelle verifiche continue, effettuate indistintamente su un gran numero di dipendenti e non strettamente correlate alla tua attività;
• le informazioni raccolte nell’ambito dei controlli aziendali sui dispositivi debbono essere conservate esclusivamente per il tempo strettamente necessario e non vanno rese note a soggetti terzi o comunque divulgate all’esterno dell’azienda.

Come puoi agevolmente intuire, dette regole sono accomunate dall’obiettivo di trovare un equilibrio tra le esigenze di protezione degli interessi aziendali e il rispetto dei diritti dei lavoratori subordinati. Talvolta però gli interessi aziendali prevalgono sulla sfera della privacy di chi è stato assunto.

Il dovere di informare i lavoratori

Entro certi limiti, il capo può dunque controllare i dispositivi come pc portatile, smartphone o tablet forniti dall’azienda, tenendo conto però dell’obbligo di consegnare, o comunque rendere noto, un documento che include le informazioni sulle modalità di utilizzo e sui dati rispetto ai quali potranno essere effettuati i controlli aziendali.

In pratica, affinché dette verifiche siano legittime, il datore di lavoro dovrà:

• adottare un regolamento interno che specifica come vanno usati gli strumenti;
• anticipatamente avvisare che saranno compiuti dei controlli sugli strumenti digitali utilizzati sul luogo di lavoro.

Detto regolamento dovrà essere sempre consultabile e reso facilmente visibile in un luogo accessibile a tutti i dipendenti. Ed ovviamente, oltre alle policy aziendali, il datore dovrà applicare le regole di cui al Codice in materia di protezione dei dati.

Non solo: al contempo devi ricordare che ogni lavoratore dovrà essere previamente informato anche su quali software o operazioni sono e saranno usate dall’azienda, per monitorare il lavoro dei dipendenti dal punto di vista delle performance.

Pc personale per svolgere il lavoro: sono ammessi i controlli?

Poniamo il caso - non infrequente - in cui il datore voglia controllare il dispositivo usato dal lavoratore, ma non di proprietà dell’azienda. Si tratta del pc personale, che può essere sottoposto a verifiche e controlli aziendali ma con un sostanziale limite:

• i controlli possono aversi soltanto con l’accesso remoto all’account aziendale,
• e non materialmente sul dispositivo personale del lavoratore.

D’altronde, se così non fosse verrebbe infatti messa a repentaglio la privacy del dipendente che usa uno strumento personale per lavorare.

Sanzioni disciplinari

Alla luce di quanto abbiamo visto, se i controlli aziendali sono legittimi ed hanno individuato comportamenti illeciti o comunque dannosi per l’azienda, il dipendente sarà esposto a sanzioni disciplinari, e quindi potenzialmente anche al licenziamento. Non devi infatti dimenticare che tutte le informazioni e i dati raccolti nelle modalità sopra indicate possono essere utilizzate per motivare una sanzione disciplinare tra quelle previste dalla legge.

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