Fattura elettronica scartata, ecco cosa fare in caso di scarto

Cosa fare in caso di fattura elettronica scartata dallo SdI? Si considera non emessa o si può rimediare? Ecco le regole previste in merito a cosa fare nel caso di ricezione della notifica di scarto.

Così come disposto dal provvedimento del 30 aprile 2018, il SdI effettua per ogni file della fattura elettronica i dovuti controlli e, in caso di mancato superamento, entro 5 giorni dalla data di trasmissione sarà recapitata una ricevuta di scarto del file.

La fattura elettronica scartata si considera non emessa e pertanto è necessario effettuare un nuovo invio del documento andando a correggere gli errori che hanno determinato lo scarto.

Termini, istruzioni e modalità di invio della fattura elettronica in caso di scarto sono quelli contenuti nella circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 13/E del 2 luglio 2018 che fornisce chiarimenti. Sul contenuto della circolare sono sorti numerosi dubbi, soprattutto per le fatture scartate in prossimità del termine di liquidazione IVA e sulla corretta imputazione dell’imposta.

Ecco cosa fare ion caso di fattura elettronica scartata dal Sistema di Interscambio.

Quando c’è la notifica di scarto di fattura elettronica?

La fattura elettronica prevede che colui che deve emettere fattura utilizzi un software per la compilazione della fattura elettronica e la trasmetta attraverso il Sistema di Interscambio messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

Il Sistema effettua un controllo della fattura per verificare che la stessa sia formalmente corretta e completa. Nel caso in cui il controllo vada a buon fine, la fattura viene trasmessa al destinatario individuato con il codice destinatario o attraverso PEC.
In caso di errori, l’emittente riceve una notifica di scarto in cui sono indicati gli errori da correggere.

Ma che fare in caso di fattura elettronica scartata?
Il Sistema di Interscambio dispone di 5 giorni al massimo, dalla data di ricezione del file XML, per fare i controlli propedeutici alla consegna della fattura al destinatario.

I principali motivi dello scarto della fattura elettronica sono:

• nome del file non valido;
• certificato di firma scaduto;
• firma del file non valida;
• dimensione del file eccedente rispetto a quella consentita;
• partita Iva o codice fiscale invalidi;
• codice destinatario inesistente.

Ad esempio, può capitare che il destinatario sia una società, ma l’emittente ha inserito il codice fiscale del destinatario e non il codice destinatario. In questo caso viene segnalato l’errore 00324.
Può inoltre capitare di indicare in maniera errata il numero progressivo della fattura.

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Fattura elettronica: cosa fare in caso di scarto

Nel caso di mancato superamento dei controlli effettuati dal SdI, la fattura elettronica trasmessa è scartata dal sistema. La fattura scartata si considera non emessa e ciò comporta l’obbligo di effettuare un nuovo invio.

Ci sono 3 modalità per correggere l’errore:

• emettere fattura nel termine massimo di 5 giorni, mantenendo lo stesso numero progressivo (quindi correggendo l’errore;
• emettere la fattura con numero e data nuova, coerenti con i documenti emessi successivamente al primo invio al SdI;
• emettere una fattura con specifica numerazione, che attesta che si tratta di un documento di rettifica rispetto al precedente.

I chiarimenti forniti dall’Agenzia delle Entrate nella circolare n. 13/E del 2 luglio 2018 forniscono una lettura combinata delle modalità di fatturazione elettronica e della normativa IVA.

In primo luogo, per chiarire cosa fare in caso di scarto della fattura elettronica, le Entrate affrontano il caso di un contribuente che ha già proceduto alla registrazione del documento.

In tal caso è necessario effettuare una variazione contabile valida ai soli fini interni, senza la trasmissione di alcuna nota di variazione al SdI.

Come fare il nuovo invio della fattura elettronica scartata

La fattura elettronica scartata dovrà essere inviata nuovamente al SdI entro il termini di cinque giorni dalla data di notifica dello scarto.

In merito alle modalità di emissione, la circolare dell’Agenzia delle Entrate chiarisce che è preferibile sia indicata la stessa data e numero del documento originario.

Tuttavia, nei casi in cui non sia possibile l’emissione del documento con lo stesso numero e la stessa data, le soluzioni fornite dall’Agenzia delle Entrate sono le seguenti:

• è possibile l’emissione di una fattura con nuovo numero e data (coerenti con gli ulteriori documenti emessi nel tempo trascorso dal primo inoltro tramite SdI), per la quale risulti un collegamento alla precedente fattura scartata da Sdi e successivamente stornata con variazione contabile interna onde rendere comunque evidente la tempestività della fattura stessa rispetto all’operazione che documenta;
• è ammessa l’emissione di una fattura come sopra riportato, ricorrendo ad una specifica numerazione che, nel rispetto della sua progressività, faccia emergere che si tratta di un documento rettificativo del precedente, variamente viziato e scartato dal SdI. Si pensi a numerazioni quali “1/R” o “1/S” volte ad identificare le fatture, inserite in un apposito registro sezionale, emesse in data successiva in luogo di quella prima scartata dal SdI.

Fattura elettronica scartata e liquidazione IVA

Andiamo ora ad affrontare uno dei dubbi dei contribuenti: come comportarsi nel caso di scarto di una fattura elettronica trasmessa in prossimità del termine per la liquidazione IVA?

Sappiamo che i contribuenti Iva devono provvedere alle liquidazioni periodiche Iva. La comunicazione delle liquidazioni periodiche IVA è lo strumento che obbliga i soggetti passivi IVA a comunicare, in via telematica, direttamente ovvero tramite intermediari abilitati, i dati riferiti alle liquidazioni IVA mensili o trimestrali.

L’invio va effettuato entro l’ultimo giorno del 2° mese successivo a ogni trimestre. Il DL n. 34/2019, decreto Crescita, ha previsto la possibilità di inserire i dati inerenti l’ultimo trimestre direttamente nella dichiarazione Iva annuale che in questo caso deve essere presentata entro il mese di febbraio.

In tal caso la fattura deve essere conteggiata nell’IVA del mese in cui si è compiuta l’operazione anche in presenza di scarto da parte del SdI.

Stessa regola vale qualora non sia stato ancora recapitato l’esito della trasmissione da parte dell’Agenzia delle Entrate.

Sanzioni pieni per l’omesso o irregolare versamento IVA

Fattura elettronica scartata, che fare? Si è detto che in caso di scarto della fattura elettronica è necessario correggere l’errore nei modi visti. Nel caso in cui non si provveda, la fattura elettronica non si considera trasmessa e si applicano sanzioni per l’omessa fatturazione.

Le sanzioni sono previste nel decreto legislativo 471 del 1997 modificato dal decreto Sanzioni 87 del 2024. Le nuove sanzioni trovano applicazione a partire dal 1° settembre 2024:

• fattura con invio tardivo, omessa oppure contenente errori: sanzione pari al 70% dell’imposta (IVA) relativa all’operazione, con un minimo di 300 euro ( in passato dal 90% al 180%);
• se l’omissione o errore non incide sulla corretta liquidazione dell’IVA: sanzione fissa compresa tra 250 e 2.000 euro;
• violazione che riguarda un’operazione non esente, non imponibile, non soggetta a IVA o in regime di reverse charge (inversione contabile): sanzione pari al 5% dei corrispettivi non documentati, con un minimo di 300 euro;
• se la violazione non ha impatto sulla determinazione del reddito, si applica la sanzione fissa da 250 a 2.000 euro;
• violazione solo formale, che non incide sul fronte dell’IVA e del reddito: nessuna sanzione.

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