Firma elettronica, i requisiti per le dichiarazioni fiscali

Per sottoscrivere e conservare le dichiarazioni fiscali è necessario che vengano sottoscritte con firma qualificata. A prevederlo la consulenza giuridica del 30 agosto n.1 dell’Agenzia delle Entrate di cui andremo a vedere i dettagli di seguito.
Nella consulenza viene chiesto se i contribuenti e i sostituti di imposta sono tenuti alla conservazione delle dichiarazioni sottoscritte chiedendo al tempo stesso in quale modo le dichiarazioni stesse possano essere sottoscritte utilizzando la firma elettronica semplice.

L’Agenzia delle Entrate non accetta la firma elettronica semplice

L’Agenzia delle Entrate chiarisce che una firma elettronica semplice non può essere qualificata per sottoscrivere qualsiasi dichiarazione tributaria. Per essere formata nel giusto modo una dichiarazione deve rispettare le norma che contiene il Dpr del 22 luglio 1998 (n.322) nel quale vengono esplicate le modalità di presentazione delle dichiarazioni dei redditi, dell’Irap, dei sostituti di imposta e dell’Iva.

Le dichiarazioni sono delle documentazioni fiscali altamente rilevanti e per conservarle si deve procedere nel rispetto della normativa vigente. Tali documenti sono immodificabili, devono essere:

• autentici;
• leggibili;
• integri;
• conservati secondo le disposizioni del Codice Civile che riguardano la tenuta della contabilità.

In nessun caso il quadro normativo prevede l’utilizzo di una firma digitale semplice. Quest’ultima, infatti, non è qualificata, avanzata né digitale e non rispetta, quindi, i requisiti richiesti dai documenti informatici di natura fiscale.

Perchè non basta la firma elettronica semplice?

Lafirma elettronica semplice non assolve alle tre funzioni tipiche della sottoscrizione ovvero quella indicativa, probatoria e dichiarativa.

La firma elettronica semplice anche se è generata tramite Otp non risponde ai criteri di sicurezza, integrità e modificabilità del documento andando a soddisfare quanto previsto dal regolamento Ue. Un documento informatico per essere immodificabile, infatti, deve avere fin dal momento della sua creazione associati dei metadati, cosa che non accade con la firma elettronica semplice.
Ai fini tributari, quindi, l’utilizzo della firma elettronica semplice deve essere esclusa da qualsiasi procedura di sottoscrizione.

Quando un documento informatico è immodificabile?

Un documento informatico per essere immodificabile e integro deve essere garantito da una delle seguenti operazioni:

• la sottoscrizione deve avvenire con una firma elettronica qualificata, con una firma digitale, con un sigillo elettronico qualificato o con una firma elettronica avanzata:
• deve prevedere la registrazione dei log di sistema dell’operazione di formazione del documento stesso con dati che assicurino anche la conservazione dei log di sistema;
• deve produrre una estrazione dei dati e il trasferimento della stessa nel sistema di conservazione del documento.