Gestione dei pagamenti, degli incassi e della prima nota: come funziona Fatture in Cloud

La gestione dei pagamenti e degli incassi, insieme alla prima nota, è una delle attività fondamentali sia per le imprese che per le piccole partite Iva. Che si tratti di una grande azienda o di un lavoratore autonomo, è sempre necessario avere sempre sotto controllo il proprio business.

Fatture in Cloud è un valido alleato nella gestione della propria attività, in particolar modo per le piccole imprese e i liberi professionisti. Grazie alle sue funzioni e all’interfaccia semplice e intuitiva, è uno strumento facile da usare anche per chi non ha conoscenze di contabilità e ha scarsa confidenza con la tecnologia.

È importante impostare fin dall’apertura della partita Iva una corretta gestione del flusso di cassa, o cash flow, cioè degli incassi (quindi le entrate, provenienti da finanziamenti, vendite, rendimenti sugli investimenti) e i pagamenti (ovvero, le uscite: per pagare servizi, utenze, forniture, imposte). Chi riesce a gestire in modo organizzato il proprio flusso di cassa si trova “con le spalle coperte”, cioè con un capitale operativo sempre a disposizione: sono le risorse per sostenere l’attività dell’azienda, da usare per superare momenti di difficoltà.

Sia per far quadrare i conti a fine anno che per sapere su quanto è spendibile nell’immediato, è necessario sapere qual è la liquidità a disposizione in qualsiasi momento. In questo modo l’azienda non solo sarà più competitiva, ma riuscirà ad affrontare i periodi di crisi o di mancato incasso a causa di ritardi nei pagamenti.

Prima nota: uno strumento prezioso per gestire incassi e pagamenti

Tra gli strumenti che aiutano le partite Iva a monitorare entrate e uscite della propria attività c’è la prima nota: è un documento che raccoglie tutte le transazioni finanziarie dell’azienda. Non è obbligatorio, cioè non c’è nessuna legge a imporne l’uso, ma costituisce un valido aiuto nel controllo di incassi e pagamenti.

Come spiega Fatture in Cloud nella sua guida alla prima nota, si tratta di una tabella, che il titolare della partita Iva (o chi per lui) compila con tutte le spese e le entrate dell’attività registrate secondo il principio di cassa. Le informazioni contenute nella prima nota sono:

• la data dell’operazione, che sia un incasso o un pagamento effettuato;
• la descrizione dell’operazione (perché quella somma è stata pagata/ricevuta);
• l’importo, da inserire nella colonna delle entrate se è un accredito o in quella delle uscite se è un addebito;
• l’indicazione del conto corrente sul quale è avvenuto l’addebito o l’accredito;
• un riferimento al documento fiscale, per esempio il numero di fattura;
• il saldo progressivo.

Come funziona la prima nota? Si può optare anche per una semplice tabella Excel, ma software specifici come Fatture in Cloud offrono dei vantaggi. Infatti, questi software, compilano la prima nota in modo automatico, non appena vengono registrate le fatture attive e passive. Inoltre, l’integrazione tra Fatture in Cloud con TS Pay rende automatica anche la registrazione del saldo delle fatture attive, con una riduzione del lavoro manuale fino all’80%. Che si usi il vecchio metodo del taccuino o ci si affidi a un software, l’importante è la precisione: basta una piccola dimenticanza per alterare i conteggi e rischiare multe salate. Inoltre, la prima nota è uno strumento molto utile anche al commercialista per definire l’importo delle tasse da pagare: un motivo in più per essere scrupolosi e puntuali.

Gli altri strumenti di Fatture in Cloud per la gestione di incassi e pagamenti

Fatture in Cloud offre, nel suo ventaglio di servizi, anche altri strumenti molto pratici per la gestione di incassi e pagamenti, come lo scadenzario: un registro contabile, all’interno del quale vengono annotate le scadenze che l’impresa o il libero professionista devono rispettare. All’interno dello scadenzario di Fatture in Cloud si possono inserire:

• tutte le fatture in entrata e in uscita, che vengono registrate in automatico dal programma;
• i moduli F24 da pagare, anche questi registrati automaticamente;
• le scadenze IVA, le imposte da pagare, i contributi previdenziali ed assistenziali;
• le rate di mutui e finanziamenti;
• gli eventuali salari da pagare ai dipendenti;
• le scadenze personali anche ricorsive, dalle bollette alle rate del leasing;
• ogni altra tipologia di pagamento ricorrente.

A ridosso della data designata, le scadenze vengono notificate nella dashboard principale del software, così che l’impresa o libero professionista non si scordi mai di nulla.

Fatture in Cloud dà anche la possibilità di creare il file da trasmettere alla banca per la creazione automatica delle RiBa, le ricevute bancarie. Si possono anche gestire i pagamenti rateali: basta inserire le uscite ricorrenti. Oppure, si può dividere un pagamento in più rate sia durante la creazione di una fattura, sia durante la creazione di un acquisto.

Grazie all’integrazione di Fatture in Cloud e TS Pay, è possibile gestire l’incasso di pagamenti elettronici, tramite carta di credito/debito e addebito su conto corrente bancario, e la loro registrazione automatica. Inoltre, è possibile anche emettere bonifici direttamente da Fatture in Cloud, in pochi clic e senza bisogno di accedere al remote banking. Infine è possibile eseguire la riconciliazione bancaria automatica.

Fatture in Cloud è un software completo, che si prende cura di tutti gli aspetti legati alla gestione di incassi e pagamenti, facilitando la vita sia il libero professionista che della piccola impresa nel mantenere il controllo della propria attività, proteggere la stabilità finanziaria e impostare solide basi per la crescita del business.

In collaborazione con Fatture in Cloud

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