Localizzatore GPS su auto aziendale: è legale oppure no?

I rapporti di lavoro dovrebbero essere sempre caratterizzati dalla trasparenza tra datore di lavoro e lavoratore, ma è vero che anche la sfera di riservatezza o privacy ha una sua rilevanza. Non dimentichiamo infatti che i mezzi di controllo a distanza dei lavoratori subordinati sono soggetti a varie regole, restrizioni e limiti.

Pensiamo ad es. alla videosorveglianza tramite telecamere, che può essere prevista soltanto per motivi organizzativi e produttivi, oppure allo scopo di garantire la sicurezza in ufficio e proteggere il patrimonio aziendale. In questi casi, serve comunque un accordo con i sindacati o, in mancanza, l’ok dell’Ispettorato territoriale del lavoro - alla luce del Jobs Act. Mentre vige il divieto di disporla se il mero obiettivo è quello di controllare che i dipendenti facciano effettivamente il loro lavoro.

In verità non vi sono soltanto le telecamere per effettuare controlli sui dipendenti. Infatti esistono strumenti di geolocalizzazione dei mezzi aziendali come il localizzatore GPS, montato su un’auto assegnata dal datore di lavoro per lo svolgimento delle prestazioni di cui al contratto.

La domanda a cui vogliamo dare una risposta nel corso di questo articolo è la seguente: l’utilizzo di un impianto GPS su un’auto aziendale usata dai dipendenti è da considerarsi sempre legale oppure no? Lo vedremo insieme, inquadrando anzitutto il contesto di riferimento e quali sono le regole generali per gli strumenti aziendali usati dal lavoratore. I dettagli.

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Localizzatore GPS e controlli sui dispositivi aziendali: il contesto di riferimento e i limiti

Chiariamo subito che con le parole ’geolocalizzazione delle auto aziendali’ intendiamo il compimento, da parte del datore di lavoro, di una attività di monitoraggio di veicoli che, con l’installazione del dispositivo GPS all’interno degli stessi - ovvero di apparecchiature satellitari - consente di rintracciarne l’esatta posizione in ogni momento.

Attenzione però: come ricorderemo anche più avanti, la rilevazione della esatta posizione del lavoratore durante il suo orario di lavoro con GPS è classificata come vero e proprio trattamento dei dati personali - e il datore di lavoro è il cd. ’titolare del trattamento’. Ciò ha evidenti riflessi in fatto di tutela della privacy, le cui norme dovranno essere rispettate.

Mentre, per quanto riguarda la generalità degli strumenti usati dal lavoratore per compiere la propria prestazione lavorativa - e ci riferiamo ovviamente a smartphone, pc, tablet e non solo - non vi sono dubbi: essi possono essere sottoposti a controlli aziendali, e le regole in materia non impongono vi sia un previo accordo con i sindacati o l’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro.

Per fare un esempio pratico, ciò vuol dire che il datore di lavoro potrà certamente sottoporre a controlli il cellulare del lavoratore - a suo tempo consegnatogli dall’azienda per svolgere la prestazione di lavoro - oppure potrà effettuare controlli su quanto è presente nelle e-mail dell’account aziendale collegato al dipendente. E la finalità è ovviamente verificare il rispetto, da parte del lavoratore, degli obblighi di diligenza, obbedienza e buona fede.

Alcune precisazioni sui controlli sugli strumenti per le prestazioni di lavoro

In particolare, i citati controlli sugli strumenti usati per le prestazioni in ufficio possono avvenire:

• anche senza il previo accordo con i sindacati o l’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro;
• a patto che il lavoratore sia stato precedentemente informato sulle modalità d’utilizzo degli strumenti stessi e sul compimento dei controlli;
• laddove sia rispettata la normativa sulla privacy, che obbliga il datore a non divulgare eventuali notizie e dati personali e riservati emersi durante le verifiche;
• se lo strumento usato per svolgere il lavoro non è modificato tramite l’installazione di software mirati a localizzare il dipendente e controllarlo.

In queste ultime circostanze, infatti, lo strumento in oggetto non servirebbe più soltanto per lavorare, ma anche diverrebbe strumento di controllo della prestazione. In quest’ultimo caso, l’’estensione’ non è vietata a priori ma deve essere autorizzata ai sensi delle regole sulla videosorveglianza. Debbono perciò ricorrere specifiche esigenze del datore, l’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro o l’accordo a livello sindacale.

Installazione di un localizzatore GPS su auto aziendale: facoltà e limiti

Dopo queste premesse sugli strumenti tecnologici in uso da parte del lavoratore, possiamo ora rispondere alla domanda in apertura. In questi casi, il datore di lavoro che intenda installare un localizzatore GPS sull’auto aziendale, in uso al lavoratore dipendente, deve raggiungere un accordo ad hoc con i sindacati oppure, in assenza di accordo, deve conseguire l’ok dell’Ispettorato del lavoro. Ma non sempre.

In altre parole, la risposta non è univoca ma cambia in base ai motivi di installazione del dispositivo di controllo GPS. Vediamo dunque quando il datore di lavoro, che voglia installare un GPS sull’auto aziendale in uso al lavoratore dipendente, deve prima trovare l’accordo con i sindacati o farsi autorizzare dall’Ispettorato del lavoro.

Ebbene, come spiegato da una circolare dell’Ispettorato del lavoro di alcuni anni fa, tutto dipende dalle circostanze per cui è installato il sistema di videosorveglianza. Infatti le ragioni possono essere fondamentalmente due:

• se il localizzatore GPS non è in via diretta mirato allo svolgimento della prestazione professionale, ma è usato per ulteriori necessità di ambito organizzativo, produttivo o per assicurare la sicurezza del lavoro, si rende obbligatorio un’autorizzazione dell’Ispettorato o un accordo sindacale.

• nel caso invece il dispositivo GPS sia installato sul mezzo della flotta aziendale perché fondamentale o comunque utile al pieno compimento dell’attività di lavoro o perché l’uso è previsto da regole di legge ad hoc (come ad es. per quanto riguarda i localizzatori GPS inseriti a bordo di mezzi di trasporto di portavalori), le cose si semplificano molto perché non serve alcun accordo con i sindacati e neanche l’ok dell’Ispettorato. Ed il motivo è semplice: sono strumenti direttamente usati dal dipendente per poter portare a compimento la prestazione di cui al contratto di lavoro.

Il rilievo dello Statuto dei lavoratori in materia e delle norme sulla privacy

Non dimentichiamo poi che lo Statuto dei lavoratori permette l’utilizzo delle informazioni raccolte per gli scopi collegati al rapporto di lavoro, ma a patto che:

• sia data al dipendente opportuna informazione circa le modalità d’uso degli strumenti e di compimento dei controlli. In pratica il datore di lavoro gli deve fornire la cosiddetta ’informativa sulla privacy’, la quale include i nominativi del titolare e dei responsabili del trattamento, le tipologie di dati oggetto di raccolta e le modalità di conservazione;
• tutta l’attività di monitoraggio e di utilizzo dei dati si compia nel rispetto delle disposizioni contenute nel Codice sulla privacy, che prevede regole e limiti ad hoc.

Quindi possiamo concludere che, in linea generale, l’utilizzo di un localizzatore GPS all’interno del mezzo aziendale non è astrattamente vietato o illegale, ma pur valgono i limiti di cui sopra. Ciò vale sia per un dipendente di un’azienda di trasporto, come anche per i manager e dirigenti, ad esempio. Ma in ogni caso è sempre obbligatorio che il lavoratore subordinato venga informato della presenza del localizzatore GPS sul mezzo che gli è stato affidato.

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