Cosa succede se il dipendente non si presenta al lavoro: ecco quando è necessario l’ordine di servizio e cos’è.
Il rapporto di lavoro subordinato si fonda sull’obbligo del datore di lavoro di riconoscere la retribuzione a fronte dell’attività lavorativa manuale o intellettuale garantita dal dipendente.
Le ipotesi di assenza del lavoratore, in cui questi non è in grado di garantire la prestazione, devono essere giustificate o preventivamente accordate dal datore di lavoro. Appartengono alla prima categoria gli eventi di malattia, infortunio sul lavoro, malattia professionale, gravidanza e donazione sangue (soltanto per citare alcuni esempi).
Devono invece ottenere il placet dell’azienda le assenze per ferie o permessi (ex-festività o per riduzione dell’orario di lavoro). Al di fuori delle casistiche citate, il lavoratore può considerarsi assente ingiustificato se ricorrono le seguenti condizioni:
- non è stato presentato alcun documento a giustificazione dell’assenza;
- l’assenza non è stata preventivamente accordata o comunicata al datore di lavoro;
- il datore di lavoro, a fronte dell’assenza ingiustificata, ha trasmesso un ordine di servizio (una sorta di invito a presentarsi sul posto di lavoro) al dipendente interessato.
L’ordine di servizio, pertanto, assume importanza al fine di qualificare l’assenza come ingiustificata e procedere, nel rispetto del regolamento disciplinare, a contestare la condotta al dipendente. Contestazione che può portare sino al licenziamento per giusta causa, senza preavviso.
Analizziamo in dettaglio cos’è e perché è necessario l’ordine di servizio.
Ordine di servizio per il dipendente che non si presenta al lavoro, cos’è e quando è necessario?
- Come dev’essere comunicato l’ordine di servizio?
- Cosa scrivere nell’ordine di servizio?
- Cosa accade se il lavoratore non si presenta?
- Qual è la procedura da rispettare per la sanzione disciplinare?
- Quali provvedimenti disciplinari può adottare l’azienda?
- Come può difendersi il lavoratore assente ingiustificato?
Come dev’essere comunicato l’ordine di servizio?
Il datore di lavoro è libero di utilizzare canali differenti per comunicare l’ordine di servizio al lavoratore. In tal senso è necessario che la modalità di comunicazione scelta sia tale da:
- lasciare traccia per il futuro;
- essere inviata ad un indirizzo / riferimento noto del lavoratore, che lo stesso ha fornito dietro esplicita richiesta dell’azienda (indirizzo di residenza - domicilio, indirizzo mail o posta elettronica certificata, numero telefonico).
È il caso, ad esempio, dell’ordine di servizio trasmesso al lavoratore con apposita comunicazione scritta (via raccomandata con avviso di ricevimento) o, in alternativa:
- messaggio di posta elettronica;
- sms;
- comunicazione su sistemi di messaggistica istantanea;
- posta elettronica certificata.
A fronte di possibili controversie con l’interessato, l’azienda è tenuta a conservare copia dell’ordine di servizio e dell’avvenuta consegna dello stesso.
Cosa scrivere nell’ordine di servizio?
Ecco di seguito un fac-simile di ordine di servizio.
Trasmesso via [inserire modalità di comunicazione]
Oggetto: ordine di servizio
Gent.ma / Gent.mo _________________, assunta / o il _________________ in qualità di dipendente con la mansione di _________________ della scrivente azienda _________________, in ottemperanza a quelli che sono gli obblighi previsti in virtù del contratto di assunzione d.d. _________________ nonché l’orario di lavoro applicato, Lei è invitata / o a prendere regolarmente servizio il giorno _________________, alle ore _________________, presso l’ufficio / reparto / sede di _________________ a Lei assegnata.
Le ricordiamo che l’eventuale assenza al lavoro, non regolarmente giustificata, la esporrà a possibili responsabilità disciplinari, nel rispetto di quanto previsto dalla normativa di legge, dal contratto collettivo nazionale di lavoro applicato e dal regolamento disciplinare.
Cosa accade se il lavoratore non si presenta?
Nel caso in cui, a fronte dell’ordine di servizio regolarmente trasmesso, il dipendente non si presenta al lavoro, tale condotta comporta, innanzitutto, in busta paga una voce di assenza ingiustificata, con le seguenti caratteristiche:
- non retribuita;
- non viene considerata per il calcolo delle detrazioni;
- non viene considerata per il calcolo della tredicesima mensilità e dell’eventuale quattordicesima;
- non consente la maturazione di Tfr, ferie e permessi.
In aggiunta alle conseguenze in busta paga, l’azienda può decidere di sanzionare, a livello disciplinare, la condotta del lavoratore assente ingiustificato. In tal caso, la corrispondenza tra comportamento del dipendente e provvedimento disciplinare è demandata all’apposito regolamento interno, il quale dev’essere costruito nel rispetto del contratto collettivo nazionale di lavoro.
Ad esempio il Ccnl:
- Chimica - industria, prevede il licenziamento senza preavviso a fronte di assenze ingiustificate prolungate oltre 5 giorni consecutivi ovvero assenze ingiustificate ripetute per cinque volte in un anno, nei giorni seguenti ai festivi o seguenti alle ferie;
- Commercio e terziario - Confcommercio, stabilisce che il licenziamento per giusta causa operi se l’assenza ingiustificata eccede i tre giorni nell’anno solare;
- Cooperative sociali, contempla il licenziamento in caso di assenze ingiustificate e prolungate oltre i 3 giorni consecutivi ovvero a fronte di assenze ripetute 3 volte in 1 anno, nel giorno precedente o seguente i festivi o le ferie;
- Metalmeccanica - industria, contempla il licenziamento a fronte di assenze ingiustificate prolungate oltre 4 giorni consecutivi o assenze ripetute per tre volte in un anno nel giorno seguente alle festività o alle ferie.
Qual è la procedura da rispettare per la sanzione disciplinare?
Il datore di lavoro, a fronte di un’infrazione disciplinare, quale può essere l’assenza ingiustificata a seguito di un ordine di servizio dell’azienda, è obbligato innanzitutto a contestare l’addebito al lavoratore.
La contestazione deve riportare la manifestazione non equivoca dell’intenzione aziendale di considerare la condotta del dipendente come illecito disciplinare.
Le infrazioni comportanti sanzioni disciplinari più gravi del rimprovero verbale devono avvenire per iscritto. Il requisito della forma scritta è considerato imprescindibile sia per esigenze di certezza e di immutabilità, che per fissare il termine per l’applicazione della sanzione disciplinare.
Entro 5 giorni dal ricevimento della contestazione, il lavoratore ha diritto di produrre una serie di elementi scritti od orali a difesa.
Trascorsi i 5 giorni citati, il datore di lavoro può decidere di:
- soprassedere e rinunciare a qualsiasi sanzioni disciplinare;
- accogliere le giustificazioni e gli elementi a difesa presentati dal lavoratore, rinunciando così ad adottare provvedimenti disciplinari;
- adottare un provvedimento disciplinare nel rispetto dell’apposito regolamento.
Quali provvedimenti disciplinari può adottare l’azienda?
L’azienda, nei casi di comportamenti del lavoratore contrari al regolamento disciplinare, può adottare, nel rispetto del regolamento stesso:
- ammonizione scritta;
- multa, con trattenuta in busta paga fino a un massimo di 4 ore di retribuzione base;
- sospensione dal lavoro e dalla retribuzione per un massimo di 10 giorni;
- trasferimento ad altra sede o reparto;
- licenziamento per giusta causa (senza preavviso) o giustificato motivo soggettivo (con preavviso).
Come si può notare dagli esempi di Ccnl sopra esposti, le ipotesi di assenza ingiustificata vengono di norma considerati come suscettibili di condurre al licenziamento, con o senza preavviso.
Come può difendersi il lavoratore assente ingiustificato?
Nei casi di contestazione di un’assenza ingiustificata, il dipendente può presentare documenti a riprova dell’esistenza di una causa motivata di assenza, ad esempio:
- il certificato di ricovero ospedaliero;
- il certificato di malattia rilasciato in forma cartacea, non trasmesso telematicamente all’Inps dal medico e, pertanto, non consultabile dall’azienda.
Parimenti, il lavoratore può avanzare una serie di motivazioni tali da avergli impedito di rispondere all’ordine di servizio del datore di lavoro (come la malattia del figlio).
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