PEC, quando e per chi è obbligatoria: cosa si rischia senza

La PEC ha valore legale ed è obbligatoria per le società e le partite Iva dopo la conversione del decreto legge n. 179/2012, che si affianca a quanto previsto nella legge n. 2/2009.

Devono averla le imprese (anche individuali), i liberi professionisti, gli artigiani e le Pubbliche amministrazioni.

L’obbligo della PEC vale anche per i lavoratori a partita Iva con regime forfettario o dei minimi e per i privati cittadini? E quali sono i rischi per chi non comunica il proprio indirizzo di posta certificata?

Ecco cosa sapere e le sanzioni amministrative (non soltanto pecuniarie) previste dalla legge.

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Chi è tenuto ad avere la PEC

Tutti i cittadini, se lo desiderano, possono aprire un indirizzo di posta elettronica certificata, ma per alcuni si tratta di un obbligo e non di una facoltà: imprese, liberi professionisti (ad esempio ingegneri e avvocati), le Pubbliche Amministrazioni e le ditte individuali devono per legge comunicare il proprio indirizzo PEC, scegliendo un gestore accreditato presso l’AGID, l’organo pubblico che vigila sui servizi digitali e sui provider.

I soggetti tenuti ad avere la PEC sono indicati agli articoli 4 e 5 del decreto legge 179/2012 e precisamente sono:

• i professionisti iscritti all’Albo di riferimento;
• le Società;
• le partite IVA e le ditte Individuali (inclusi gli artigiani);
• le Pubbliche Amministrazioni.

Per quanto riguarda i professionisti, l’obbligo di munirsi e comunicare la PEC nei confronti degli ordini professionali è scattato dal 2009 mentre le nuove società devono farlo al momento dell’iscrizione nel Registro delle imprese a partire da novembre 2011.

Invece le nuove partite IVA e le ditte individuali, compresi gli artigiani, devono dichiarare l’indirizzo di posta elettronica certificata al momento dell’iscrizione al Registro Imprese dalla fine di giugno 2013.

Chi ha la partita IVA deve avere la PEC (anche in regime forfettario)?

Tutti i professionisti e le società hanno l’obbligo di comunicare all’ordine al quale sono iscritti l’indirizzo PEC, ad esempio psicologi, avvocati, geometri e così via. Mentre non è obbligatorio - ma consigliato - aprire la posta elettronica certificata per i lavoratori autonomi con partita IVA in regime forfettario o dei minimi.

Nonostante l’assenza dell’obbligo, in molti preferiscono comunque avvalersi della PEC sia per comodità e certezza nelle comunicazioni che per l’esiguo costo di alcuni abbonamenti annuali.

Da quando è obbligatoria la PEC per le società?

L’articolo 37 del dl n. 76/2020 (decreto Semplificazioni) prevede che:

“tutte le imprese, già costituite in forma societaria, comunichino al registro delle imprese il proprio domicilio digitale, se non hanno già provveduto a tale adempimento”.

Con l’espressione “domicilio digitale”, la norma si riferisce all’indirizzo di posta elettronica certificata, dato che lo stesso articolo 37 sostituisce il termine “PEC” con “domicilio digitale”.

Tale obbligo si applica a partire dal 1° ottobre 2020.

Per chi non è obbligatoria la PEC?

La PEC non è obbligatoria, come abbiamo visto, per coloro che hanno la partita IVA con regime forfettario e per i privati cittadini. Tuttavia, anche se non esiste un obbligo formale, questi soggetti sono liberi di aprire un indirizzo PEC per comunicare con la Pubblica amministrazione e altri adempimenti che richiedono la raccomandata A/R.

Recentemente l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che chi non possiede la partita IVA non è tenuto a fornire l’indirizzo di posta certificata se chiede l’emissione della fattura elettronica all’esercente di un prodotto/servizio.

Cosa succede se non si ha la PEC?

Chi non dichiara il proprio indirizzo PEC commette l’illecito di “Omessa comunicazione di atti e notizie nel registro delle imprese”.

La mancata comunicazione della PEC per le società ha l’effetto di sospendere per i successivi tre mesi la domanda di iscrizione al Registro delle imprese, in questo arco di tempo la società può munirsi di PEC e sanare la mancata comunicazione. Per le ditte individuali, invece, i termini sono diversi: 45 giorni di sospensione dalla domanda di iscrizione al Registro per evitare le sanzioni previste.

Con la vecchia legge, la mancata comunicazione della PEC al registro delle imprese comporta una sanzione amministrativa pecuniaria fino a 1.032 euro mentre dal 1° ottobre 2020 le sanzioni sono state elevate e differenziate:

• da 206 euro a 2.064 euro per le società;
• da 30 euro a 1.548 euro per le imprese individuali.