Quanto costa la busta paga: le spese per la gestione e l’elaborazione stipendi

Stai valutando di aprire un’attività ma non sai quali costi ti attendono per la gestione dei dipendenti? Hai già dei lavoratori ma non capisci cosa ti viene fatturato?

Devi sapere che l’amministrazione del personale e l’elaborazione dei cedolini, lungi dal limitarsi allo «schiacciare un bottone», sono qualcosa di storicamente complesso.

Le numerose leggi e provvedimenti, oltre alle circolari e alle sentenze della giurisprudenza, richiedono un’attenzione e un aggiornamento costanti. Ciò che è sicuro oggi potrebbe non esserlo domani.

A questo si aggiunge un ampliamento delle competenze e dei compiti richiesti ai professionisti del settore. La complessità della normativa ha portato sempre di più le aziende ad affidare a terzi attività che prima venivano svolte internamente dai dipendenti, se non addirittura dall’imprenditore in persona.

Dall’elaborazione cedolini alle denunce fiscali, analizziamo in dettaglio quali attività e costi sono previsti per gestire i lavoratori.

Quali tipi di costi ci sono per gestire i dipendenti?

Coloro che decidono di affidare all’esterno la gestione dei lavoratori dipendenti devono farsi carico di:

• costi “ordinari”, legati ad attività che si ripetono periodicamente;
• costi “straordinari”, dovuti per pratiche e adempimenti non preventivabili nella quantità e nella frequenza.

Per i primi, si prevede di norma un compenso forfettario mensile, annuale o con una periodicità diversa (ad esempio trimestrale). Per i secondi, al contrario, è possibile:

• fissare un compenso a forfait per singola pratica;
• quantificare il numero di ore impiegate dal professionista per occuparsi della pratica.

Discorso diverso (e non toccato dal presente articolo) è quello di coloro che affidano la gestione del personale a lavoratori interni all’azienda. In tal caso è previsto il “solo” costo dei componenti l’ufficio personale.

A quanto ammontano i costi?

A forfait o per singola pratica, il costo di ogni adempimento legato ai lavoratori dipendenti non è fisso, in quanto figlio della contrattazione tra le parti oltre alla possibilità di prevedere sconti o condizioni di favore.

Non è poi da sottovalutare un confronto con le tariffe applicate nella stessa area geografica o per settore produttivo, senza dimenticare che anche la complessità e le dimensioni dell’azienda hanno voce in capitolo nel determinare il costo.

Di seguito forniremo un elenco di quelli che sono i principali adempimenti per l’elaborazione paghe e l’amministrazione del personale.

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Elaborazione cedolini

Una delle principali attività di gestione del personale riguarda l’elaborazione dei cedolini paga.

Il documento, da rilasciare al dipendente all’atto dell’erogazione del compenso, contiene il dettaglio di:

• competenze lorde (retribuzione ed altri importi);
• variabili del mese (ad esempio ore di straordinario o supplementari, assenze per malattia);
• trattenute per contributi Inps a carico del lavoratore e tassazione Irpef;
• ferie e permessi residui;
• quantificazione del netto da pagare.

Il costo ordinario può essere stabilito in misura forfettaria o, al contrario, in base al numero di buste paga elaborate, moltiplicando il costo a cedolino per la quantità di documenti prodotti.

Oneri aggiuntivi possono essere richiesti a fronte della rielaborazione del cedolino, dovuta a un errore del datore di lavoro o a sue comunicazioni tardive.

Adempimenti Inps

Tra i costi relativi agli adempimenti Inps figurano quelli “ordinari” legati all’invio telematico della denuncia «Uniemens».

Il flusso contiene i dettagli sul calcolo dei contributi (a carico azienda e dipendente) e le prestazioni previdenziali riconosciute ai dipendenti (ad esempio: malattia, maternità, donazione sangue, permessi previsti dalla legge numero 104/1992, soltanto per citare gli esempi principali).

Il termine per l’invio è fissato all’ultimo giorno del mese successivo quello di competenza. Esempio: l’Uniemens relativo alle buste paga di aprile 2022 dovrà essere inviato entro il prossimo 31 maggio.

Alle spese ordinarie si aggiungono quelle legate a particolari adempimenti, non preventivabili, per i quali è imposto, di norma, un costo per singola pratica.

È il caso delle richieste di visite mediche di controllo, da parte delle strutture pubbliche competenti, nei confronti dei lavoratori in malattia, da inoltrare sull’apposita piattaforma telematica Inps. Ed ancora la gestione di eventuali contenziosi con l’Istituto o le correzioni richieste per Uniemens relativi ad anni / mesi precedenti.

Adempimenti Inail

A livello di assicurazione Inail contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali, i costi ordinari sono rappresentati dall’invio all’ente della denuncia annuale, necessaria per il pagamento del premio assicurativo.

L’intero processo di calcolo del premio prende il nome di «autoliquidazione».

I costi «straordinari» sono quelli dovuti per le denunce telematiche da inviare all’INAIL per gli eventi di infortunio sul lavoro e malattia professionale.

A questi si aggiungono, ad esempio, le pratiche per assicurare nuove attività o le variazioni rispetto a quelle già inserite.

Le denunce fiscali

Il datore di lavoro, in qualità di sostituto d’imposta, preleva dalla retribuzione (a titolo di acconto) le tasse che il dipendente deve riconoscere all’Erario.

I dettagli di quest’attività devono essere comunicati all’Agenzia delle Entrate (Ade) con l’invio di due dichiarazioni:

• Certificazione Unica, da trasmettere all’Ade e al percipiente, al fine di attestare i redditi corrisposti, le ritenute operate ed altri dati (ad esempio detrazioni da lavoro dipendente o per carichi di famiglia);
• 770, da inviare all’Agenzia delle Entrate per certificare le ritenute operate sui redditi dei lavoratori e successivamente versate all’Erario con modello F24.

La procedura di elaborazione, controllo e invio di Cu e 770 rientra tra i costi ordinari.

Le spese straordinarie sono quelle legate alla rettifica di modelli già inviati. In tal caso il costo è generalmente quantificato in base alle ore di lavoro necessarie.

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Ulteriori denunce

Oltre alle denunce da trasmettere all’Inps, all’Inail e all’Agenzia delle Entrate, il professionista può occuparsi anche dell’invio dei seguenti prospetti:

• prospetto annuale sui lavoratori disabili presenti in azienda;
• comunicazione sui lavoratori somministrati;
• comunicazione lavoratori in smart-working;
• comunicazione lavoratori autonomi occasionali;
• rapporto sulle pari opportunità;
• indagini statistiche richieste dall’Istat sulla forza lavoro;
• dichiarazione di eventuali lavori usuranti (ad esempio le prestazioni svolte in orari notturni).

Le comunicazioni citate, da inviare ai rispettivi enti della Pubblica Amministrazione, vengono in generale addebitate singolarmente al datore di lavoro. In alternativa, è sempre possibile applicare un forfait.

I costi dell’amministrazione del personale

In aggiunta agli oneri legati all’elaborazione delle buste paga, l’amministrazione del personale può comportare costi aggiuntivi, rappresentati da:

• redazione lettere di assunzione, proroga, licenziamento;
• redazione lettere di contestazione disciplinare;
• redazione accordi o regolamenti aziendali;
• invio comunicazioni Unilav per eventi di assunzione, proroga o cessazione del rapporto.

Le attività citate possono essere fatturate singolarmente o secondo un forfait.