Quali sono i termini per emettere e inviare una fattura elettronica? Ecco i tempi, la scadenza e le sanzioni previste in caso di ritardo.
Quali sono i termini di emissione della fattura elettronica? Quali sono le differenze tra la fattura ordinaria e differita e quali scadenze rispettare nelle due casistiche? In quali casi si può usare la fattura differita? Quali sanzioni si applicano se non vengono rispettati i termini per l’emissione della fattura elettronica?
Queste le curiosità principali per chi si accinge a utilizzare questo strumento ormai entrato nella quotidianità di tutte le partite Iva.
Vediamo nel dettaglio come evitare errori nel rispetto dei termini per la fatturazione elettronica.
Cos’è la fattura elettronica e come viene tramessa
Prima di addentrarci sui termini temporali da rispettare per la corretta emissione e trasmissione della fattura elettronica, cerchiamo di capire in sintesi cos’è la fattura elettronica. Si tratta di un documento informatico, in formato strutturato, trasmesso in modalità telematica al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate e recapitato tramite lo stesso mezzo al soggetto destinatario.
Le caratteristiche della fattura elettronica sono indicate nel DPR 638 del 1972, articolo 21. Contiene i dati fondamentali dell’operazione economica effettuata, quindi sono individuati i soggetti, emittente e destinatario, l’operazione compiuta, l’importo corrisposto o da corrispondere per l’operazione, il numero progressivo, l’importo iva, data dell’operazione e dell’emissione, firma digitale.
La sua introduzione è stata graduale e il processo può dirsi concluso al 1° gennaio 2024 quando l’emissione della fattura in formato elettronico è diventata obbligatoria anche per tutti i forfettari.
Come funziona la fattura elettronica? In sintesi, una volta redatto il documento, quindi compilato la fattura attraverso l’uso di un software all’Agenzia delle Entrate o attraverso un software fornito da un gestore privato, la stessa non viene consegnata direttamente al destinatario, ma viene trasmessa al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate che effettua un controllo formale della stessa.
Nel caso di errori c’è lo scarto della fattura con il ritorno all’emittente che può correggere gli errori, nel caso in cui la fattura sia in ordine viene trasmessa, attraverso il codice destinatario o attraverso il codice fiscale, al destinatario. Nel caso in cui il destinatario sia una Pubblica Amministrazione si usa il codice univoco.
Nel caso in cui i destinatari non siano titolari di partita Iva e non abbiano indicato un indirizzo Pec, possono trovare la fattura elettronica nel loro cassetto fiscale.
Fatta la premessa, vediamo esattamente quali sono i termini per l’emissione della fattura elettronica.
Cosa si intende per emissione, invio e trasmissione della fattura elettronica
Quando si parla di fattura elettronica è importante capire cosa si intende per emissione della fattura elettronica. Il termine “emettere” dal punto di vista letterale vuol dire “mandare fuori”, “mettere in circolazione”.
Per la fattura elettronica l’emissione rappresenta in momento in cui viene redatta la fattura elettronica. Una fattura elettronica si considera emessa nel momento in cui viene trasmessa (inviata) al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, che ne attesta inequivocabilmente la data e l’orario di avvenuta trasmissione.
La data di emissione può essere diversa dalla data di operazione della fattura?
La data di emissione e trasmissione della fattura elettronica può essere anche diversa dalla data in cui è stata compiuta l’operazione e a breve vediamo però quali sono i termini da rispettare per far in modo che la fattura elettronica sia considerata regolare.
La data dell’operazione è quella in cui si considera effettuata la vendita di un prodotto o la fornitura di un servizio a cui la fattura di riferisce. La data di emissione della fattura corrisponde alla data in cui la stessa è trasmessa al Sistema di Interscambio.
Qual è il tempo massimo per l’emissione di una fattura? Ecco cosa dice la legge
Quali sono i termini per l’emissione della fattura elettronica? Per la fattura elettronica vi sono due possibilità la fattura immediata e la fattura differita, vedremo a breve che la fattura differita può essere usata solo in limitati casi. Vi sono, infine, ipotesi di fattura anticipata.
La fattura ordinaria, o immediata, deve essere emessa entro 12 giorni dal momento in cui è stata compiuta l’operazione, mentre la fattura differita entro il giorno 15 del mese successivo rispetto a quello in cui si è conclusa l’operazione.
Vediamo ora nel dettaglio la fattura ordinaria o immediata.
La fattura elettronica immediata può essere emessa contestualmente all’operazione, cioè il giorno stesso, in questo caso la data dell’operazione e la data di emissione della fattura elettronica coincidono. Questo sistema viene adoperato nella maggior parte dei casi dai titolari di partita Iva che gestiscono in autonomia la fatturazione.
Siccome molti contribuenti hanno mostrato difficoltà e di conseguenza hanno delegato il servizio di fatturazione elettronica, è prevista la possibilità di emettere e trasmettere la fattura entro 12 giorni. In questo caso la data dell’operazione e la data della fatturazione non coincidono.
Occorre quindi indicare:
- data dell’operazione: data effettiva in cui è avvenuta l’operazione;
- data di emissione: data in cui c’è stata la trasmissione della fattura elettronica al sistema di Interscambio;
- nel campo “Data” della sezione “Dati Generali” del file della fattura elettronica si indica la data dell’operazione.
La trasmissione della fattura immediata oltre la scadenza dei 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione, si considera in ritardo anche se cade in un giorno festivo, di conseguenza è punibile con le sanzioni (interpello 129 del 2020).
In caso di scarto della fattura elettronica da parte del Sistema di Interscambio, il sistema invia un’apposita comunicazione all’emittente che ha 5 giorni di tempo per inviare nuovamente la fattura corretta. In caso di mancato invio, la fattura si considera non emessa.
Termine invio fattura elettronica in caso di fattura differita o anticipata
In caso di fattura differita l’emissione deve avvenire entro il giorno 15 del mese successivo rispetto a quello dell’operazione. La fattura differita può essere usata per:
- la cessione di un bene per cui la consegna o la spedizione è documentata tramite un documento di trasporto (DdT) o un documento analogo (con le caratteristiche stabilite dal D.P.R. n. 472/96);
- la prestazione di servizi individuabili attraverso documentazione idonea, effettuata nello stesso mese solare nei confronti dello stesso soggetto. Ad esempio le prestazioni a cadenza periodica.
Per quanto riguarda i termini per la fatturazione elettronica, nella fattura differita devono essere indicate le date di esecuzione di tutte le operazioni e le stesse devono essere deducibili dai Ddt (Documenti di Trasporto).
Nel campo data della fattura elettronica è possibile indicare:
- la data di emissione della fattura;
- la data di almeno una delle operazioni effettuate nel corso del mese, preferibilmente la data dell’ultima operazione.
Occorre ricordare che l’articolo 6 comma 4 del decreto 633 del 1972 prevede anche la possibilità di fattura anticipata, la stessa è possibile nel momento in cui il pagamento del totale o di un acconto avviene prima della consegna del bene o della prestazione del servizio. In questo caso la fattura ha la data del pagamento, può essere emessa nei 12 giorni successivi, come la fattura ordinaria o immediata. La data dalla quale decorrono i dodici giorni per la trasmissione è quella indicata nel campo “Data” della fattura, che corrisponde al giorno dell’effettuazione dell’operazione.
Sanzioni per omessa fatturazione elettronica e ritardo
Rispettare i termini per la corretta emissione delle fatture elettroniche è importante, infatti, in caso di ritardo od omissioni sono previste sanzioni.
Per l’omessa emissione di fatturazione, o fatturazione in ritardo, sono previste sanzioni. Le sanzioni per la mancata emissione di fatture elettroniche o per il ritardo nella emissione (ravvedimento operoso) sono state modificate con l’entrata in vigore dal 1° settembre 2024 del decreto Sanzioni, decreto legislativo 87 del 2024.
Il decreto Sanzioni ha inciso in modo notevole sull’articolo 6 del decreto legislativo 471 del 1997.
Dal primo settembre, in caso di mancata emissione della fattura entro i termini previsti, si applica una sanzione amministrativa pari al 70% dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato o registrato nel corso dell’esercizio. Previsto un importo minimo di 300 euro.
Nel caso in cui dalla mancata emissione della fattura non sia derivata una violazione di obblighi dichiarativi, ad esempio, nel caso dei forfettari che non presentano la dichiarazione Iva e versano solo l’imposta sostitutiva, si applica una sanzione da 250 euro a 2.000 euro.
Si può ottenere una riduzione delle sanzioni attraverso il ravvedimento operoso, in questo caso l’importo delle sanzioni dipende dal lasso di tempo intercorrente tra il momento in cui si dovrebbe adempiere e l’effettivo momento in cui si adempie.
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