Whistleblowing, la soluzione di SB Italia per la gestione delle segnalazioni

Whistleblowing, la soluzione di SB Italia per la gestione delle segnalazioni aiuta le aziende a gestire l’intero processo di segnalazione di illeciti e irregolarità aziendali, diventato obbligatorio dal 17 dicembre 2023 per le aziende con oltre 50 dipendenti.

SB Italia è una Digital Innovation Company che realizza progetti innovativi e soluzioni all’avanguardia per accompagnare le aziende nel processo di Digital Transformation. L’innovazione e la sostenibilità dei processi aziendali hanno lo scopo primario di semplificare la vita delle aziende, migliorare le prestazioni dei processi, ridurre gli sprechi e i costi e aumentare la qualità e produttività. Anche il sistema di whistleblowing, come strumento di compliance aziendale, può essere digitalizzato e la soluzione di SB Italia si integra perfettamente con i sistemi informativi già presenti in azienda.

Pablo Pellegrini, Business Unit Manager Process and Document Automation & BPO di SB Italia, ha spiegato nel dettaglio cos’è il whistleblowing, l’importanza di integrare questo sistema di compliance all’interno delle aziende e le soluzioni offerte da SB Italia per ottemperare a quest’obbligo di legge.

Pablo Pellegrini Business Unit Manager Process and Document Automation & BPO di SB Italia Fonte SB Italia

1) Cos’è il whistleblowing e qual è il quadro normativo in Italia?
Il whistleblowing è una pratica derivante dalla normativa europea, precisamente dalla Direttiva (UE) 2019/1937, successivamente recepita in Italia attraverso il decreto legislativo n. 24/2023. Si tratta di un’applicazione tecnologica obbligatoria per le aziende, a disposizione dei propri stakeholder esterni, per garantire la protezione di chi segnala potenziali illeciti, prevenendo così possibili ritorsioni.

Questa pratica si rivolge sia a dipendenti interni delle aziende sia a individui esterni che segnalano comportamenti scorretti.
Il decreto stabilisce degli obblighi di protezione da parte delle aziende di chi segnala e facilita le segnalazioni, rafforzando il proprio sistema di controllo interno così da avere la possibilità di scoprire eventuali frodi e criticità prima che diano luogo a più gravi danni e/o responsabilità.

2) Perché è così importante che le aziende, PA e private, adottino un sistema di compliance aziendale di controllo interno per verificare eventuali criticità o frodi?
L’istituto del whistleblowing è già presente e disciplinato nel nostro ordinamento dal 2001 in ambito pubblico.
Nel settore privato l’obbligo scatta dal 17 dicembre 2023 per le aziende con almeno 50 lavoratori subordinati o che abbiano già adottato un MOG 231 e/o operino in settori regolamentati a livello europeo (ad esempio nell’ambito dei mercati finanziari e del credito, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente). La legge sul whistleblowing rientra nell’ambito del percorso che ogni azienda sta facendo in Italia, in Europa e nel mondo verso la sostenibilità.

Sostenibilità non è solo risparmio sulla produzione di carbone, quindi carbon zero, piuttosto che altre modalità di risparmio energetico, ma anche rendere l’azienda un organismo trasparente e far sì che tutto quello che l’azienda fa sia sostenibile, anche a livello di gestione delle persone e a livello fiscale.

Quindi tutto quello che fa l’azienda deve rientrare nella legalità e nella moralità. Si tratta dunque di uno strumento di trasparenza per le aziende e la sua importanza è anche testimoniata dal fatto che la normativa prevede da subito delle sanzioni per chi non ottempera agli obblighi di legge.

3) Quali sono le caratteristiche di un whistleblowing efficace?
I tratti distintivi di un sistema di whistleblowing efficace sono i seguenti.

1. L’accessibilità : occorre rendere questo strumento, che si rivela essere una tecnologia, accessibile a chiunque desideri segnalare qualcosa all’azienda.
2. Anonimato: garantire l’anonimato del segnalante. In altre parole, chiunque, indipendentemente dalla sua posizione, deve poter presentare una segnalazione tecnologica, e l’azienda, attraverso il proprio sistema di Whistleblowing, deve assicurare l’anonimato del segnalatore. Questo è essenziale per evitare le temute ritorsioni e situazioni di conflitto di interesse, come accennato in precedenza.
3. Gestione delle segnalazioni. Considerando che le segnalazioni potrebbero essere non verificate o potrebbero avere motivazioni diverse dalla segnalazione di illeciti o irregolarità, è fondamentale una gestione attenta. Inizialmente, occorre rispettare i tempi di gestione previsti dalla normativa, e in secondo luogo, la gestione all’interno di un’organizzazione, anche se complessa, deve essere adeguatamente supportata dallo strumento stesso.

Questo supporto è essenziale per instradare la segnalazione in modo diretto a chi è responsabile della gestione, poiché è evidente che una segnalazione inserita nel sistema di Whistleblowing, che potrebbe contenere informazioni sensibili, non dovrebbe transitare attraverso molte mani, ma dovrebbe essere indirizzata direttamente all’organismo competente, ad esempio, l’organo di vigilanza, che sarà incaricato della gestione.

4) In qualità di Digital Innovation Company, quali soluzioni offre SB Italia per integrare il processo di segnalazione di whistleblowing?
In veste di Digital Innovation Company, SB Italia offre una gamma di soluzioni mirate a integrare il processo di segnalazione di whistleblowing. Disponiamo di una suite di soluzioni progettate per gestire i processi digitali aziendali in sintonia con i sistemi informativi preesistenti.

Queste soluzioni si basano sulla piattaforma Docsweb, affiancata dalla piattaforma AgileSign. La nostra piattaforma e le relative soluzioni sono in grado di gestire processi digitali, inclusa la segnalazione di whistleblowing, che rientra nella nostra soluzione Legal Solution dedicata al settore legale aziendale. Tale soluzione comprende diverse funzionalità, dalla supervisione alla gestione delle procedure, dall’adempimento normativo alla gestione degli audit.

Il nostro pacchetto include anche una soluzione dedicata al whistleblowing, la quale può essere fornita anche separatamente dalle altre funzionalità aziendali, con un costo accessibile. Questa soluzione è basata su un’architettura tecnologica robusta, che garantisce l’anonimato e la sicurezza delle informazioni gestite. SB Italia è un trust provider e, in qualità di conservatore accreditato, gestisce dati, inclusi quelli personali e sensibili, per oltre 1000 aziende in Italia. La nostra azienda gestisce queste informazioni con un’infrastruttura di primo ordine, compresa l’applicazione di Whistleblowing, che rispetta elevati standard di sicurezza.

La soluzione di Whistleblowing di SB Italia è progettata per ottemperare a tutti gli obblighi imposti dalla normativa europea e italiana, nel contesto della gestione e definizione del whistleblowing.

SBItalia Fonte SBItalia

5) Quali sono gli altri prodotti e servizi offerti da SB Italia? E come si posiziona la società nel programma di Digital Transformation in Italia?
SB Italia offre una vasta gamma di prodotti e servizi, posizionandosi come protagonista nel panorama della Digital Transformation in Italia. La piattaforma Docsweb, tra le principali in Italia, è un punto di riferimento per la gestione dei processi digitali, sia quelli strutturati, allineati ai sistemi informativi aziendali, che quelli destrutturati, gestiti al di fuori di tali sistemi. Accanto ad essa, la piattaforma AgileSign è leader nella gestione di firme, sottoscrizioni e approvazioni, comprese le firme digitali avanzate.

Queste piattaforme consentono alle aziende di accedere alle solutions di SB Italia, le quali comprendono Digital Procurement per la gestione completa degli acquisti, Digital HR per digitalizzare i processi delle risorse umane e Trasporto Semplice, all’interno della suite Docswb Digital Logistics, per rispondere alla normativa sul Fascicolo Doganale Digitale e che consente la dematerializzazione e automatizzazione del processo pratiche doganali, grazie alla gestione dell’interfaccia con l’Agenzia delle Dogane e Monopoli. Queste soluzioni sono solo un esempio tangibile delle soluzioni offerte.

Inoltre, la piattaforma Docsweb, oltre al whistleblowing, dirige i processi aziendali legati all’ufficio legale, alla contrattualistica e all’interazione con partner, clienti, fornitori e uffici legali esterni. SB Italia offre inoltre solutions per l’amministrazione e la produzione, soluzioni verticali che possono essere implementate singolarmente, con una profondità applicativa significativa, competendo con software dedicati a specifiche aree aziendali.

Un elemento distintivo della piattaforma Docsweb di SB Italia è la capacità di soddisfare le esigenze di tutte queste aree aziendali con un’unica piattaforma, eliminando la necessità di acquistare diversi software.

6) Perché affidarsi a SB Italia per integrare un sistema di compliance di Whistleblowing in azienda?
Nel contesto della realizzazione di progetti come il whistleblowing, voglio evidenziare i tre pilastri fondamentali che mettiamo in campo.
In primo luogo, parliamo di integrazione con i sistemi informativi aziendali per la gestione di progetti digitali integrati. La nostra piattaforma e i progetti che sviluppiamo si integrano perfettamente con i sistemi informativi esistenti nelle aziende, garantendo risultati ottimali quando si implementa un processo digitale coinvolgendo utenti che utilizzano anche i sistemi informativi.

Il secondo pilastro riguarda la flessibilità delle nostre soluzioni. La piattaforma su cui si basano tutte le nostre soluzioni consente di modificare, realizzare, aggiungere o creare ex novo applicazioni senza scrivere codice. Grazie al nostro framework Codex, gli utenti non programmatori possono generare applicazioni digitali in modo efficiente.

Il terzo pilastro è la conformità normativa. Siamo impegnati da sempre nella realizzazione di applicazioni, sistemi e soluzioni che rispettano la normativa vigente nel mondo digitale. Conduciamo anche assessment nelle aziende clienti per valutare come sono posizionate rispetto alla normativa, come le linee guida AgID per le pubbliche amministrazioni, e identificare ambiti di miglioramento.

Questi tre pilastri, ovvero l’integrazione con i sistemi aziendali, la flessibilità delle soluzioni grazie al nostro framework Codex e la conformità normativa, ci contraddistinguono, unitamente alla continua innovazione delle nostre piattaforme.

Ad esempio, la modalità push attiva, all’interno della piattaforma di firma elettronica AgileSign, consente di integrare e di condividere documenti sia con utenti esterni che interni all’azienda, ottimizzando i nostri processi.

Attivare il whistleblowing oggi è dunque un’operazione che richiede pochissimo tempo, grazie alla predisposizione e completezza della nostra piattaforma per la gestione dei processi digitali.