Ecco quali sono i 10 trucchi più efficaci mirati ad aumentare la propria produttività
Come diventare più produttivi? Questa è una domanda che molte persone si chiedono con l’obiettivo di riuscire a ottimizzare quelle giornate che spesso ci sembrano troppo brevi per la serie infinita di compiti da portare a termine.
Essere produttivi porta a molteplici aspetti positivi, soprattutto sul piano lavorativo e dello studio ma in generale in tutto ciò di cui possiamo occuparci, hobby e passioni comprese.
I 10 trucchi per essere più produttivi
Aumentare la propria produttività significa lavorare in maniera più intelligente e ragionata, non solo più duramente. Ecco quali sono i 10 trucchi più utili per diventare delle persone produttive.
1) Utilizza la tecnica del pomodoro
Nel corso degli anni sono state proposte numerosissime tecniche diverse da utilizzare per poter essere più produttivi. Molte di queste non godono di una rilevanza scientifica ma, nonostante questo, sembrano essere piuttosto efficaci.
Tra tutte, la tecnica del pomodoro è forse quella che si è diffusa maggiormente e molti utenti ne avranno sentito parlare. Ma come funziona?
Il metodo suggerisce di distribuire il lavoro in blocchi di 25 minuti, ciascuno seguito da una pausa di 5 minuti e dopo 4 cicli è prevista una pausa più lunga, di circa 15 o 30 minuti. Un’organizzazione in tal maniera aiuta a mantenere la concentrazione più a lungo, a essere più organizzati e a prevenire situazioni di burnout.
Questa tecnica deve il suo nome bizzarro alla forma di alcuni timer da cucina (da utilizzare per monitorare il tempo) e sembra portare a risultati ottimi, come confermano molti studenti.
2) Utilizza la Matrice di Eisenhower
La Matrice di Eisenhower è una tabella che si può facilmente reperire online e indica come suddividere le attività da svolgere in base ad alcuni criteri fondamentali.
Ne esistono varie versioni, ma quella più famosa suddivide i compiti in queste 4 classi:
- Urgenti e importanti (da fare subito)
- Importanti ma non urgenti (da pianificare)
- Urgenti ma non importanti (da delegare)
- Non urgenti e non importanti (da eliminare poiché superflue)
3) Elimina le distrazioni digitali
Nell’epoca della Gen-Z, sappiamo tutti quanto le tecnologie sono importanti e utilizzarle in maniera logica porta a degli ovvi benefici.
Talvolta, però, corriamo il rischio di adagiarci troppo alle loro funzionalità oppure sono solamente una fonte di distrazione.
Se siamo impegnati, disattiviamo le notifiche inutili o impostiamo dei timer precisi per utilizzare i dispositivi digitali, primo tra tutti lo smartphone.
In alternativa, esistono delle app progettate appositamente per incrementare la produttività. Una di questa si chiama Focus@will e fornisce agli abbonati delle sequenze di musica strumentale adatte a compiti specifici.
4) Utilizza il metodo Eat the Frog
Il concetto alla base di questo trucco è molto semplice, ma allo stesso tempo efficace. Consiste nello stilare una lista dei compiti previsti per il giorno successivo, individuare il più difficile e iniziare la giornata proprio da quella specifica task, per togliersela di torno.
È un metodo banale ma molto utilizzato, tanto che addirittura Jeff Bezos, uno degli imprenditori più produttivi di sempre ne utilizzava una versione simile.
Il fondatore di Amazon, infatti, aveva dichiarato di dedicare la prima parte della mattinata al lavoro più impegnativo al fine di sfruttare a pieno le energie disponibili e la mente ancora fresca.
5) Sfrutta la regola dei due minuti
Questo trucco è ancora più semplice del precedente e consiste nell’iniziare appena possibile un’attività che può essere completata in meno di due minuti.
Spesso, infatti, le cose meno impegnative sono quelle che tendiamo a procrastinare più a lungo e questo porta, di conseguenza, a un rallentamento della produttività anche se non ce ne accorgiamo.
6) Poni attenzione al sonno e all’energia
Molte persone inciampano in un errore molto importante che frequentemente costituisce un rallentamento nella produttività individuale: dormire troppo poco.
Un ciclo di sonno adeguato è necessario per ricaricare le batterie e rinunciare a ciò può essere controproducente.
Anche qui possiamo citare un’altra lezione di Jeff Bezos che, in accordo a diversi altri studiosi, suggeriva di dormire almeno 7/8 ore a notte per garantirsi una produttività ottima.
7) Automatizza il possibile e sfrutta la tecnologia
Se prima abbiamo parlato di come in alcune situazioni gli strumenti digitali possano essere fonte di distrazione, in alcuni casi, invece, possono essere molto utili.
Il progresso ha portato, infatti, allo sviluppo di app e dispositivi in grado di fornire uno strumento di supporto al lavoro umano, senza però sostituirlo.
Per ogni mansione, ormai, esistono tecnologie progettate ad hoc per semplificare il loro svolgimento e non sfruttarle potrebbe essere poco intelligente.
8) Sfrutta il metodo Kaizen
Il termine deriva dall’unione di due termini giapponesi: “Kai”, che significa “cambiamento” o “miglioramento” e “Zen”, traducibile come “migliore”.
Il metodo prevede infatti di dedicare l’ultima parte della giornata a riflettere sugli aspetti positivi e negativi del lavoro svolto al fine di trovare spunti per migliorare costantemente. Ad esempio, ci si potrebbe chiedere:
- “Cosa ho fatto bene?”
- “Cosa invece non mi è riuscito?”
- “Cosa potrei migliorare?”
Secondo questo approccio piccoli miglioramenti costanti portano a grandi benefici nel corso del tempo.
9) Fai Time-Blocking
Per “Time-Blocking” si intende la tecnica di pianificazione della giornata suddividendo il tempo in “blocchi” da dedicare alle specifiche attività. Questo metodo evita il multitasking, migliora la concentrazione e permette di dividere adeguatamente i compiti previsti.
10) Sfrutta la legge di Parkinson
Secondo la legge di Parkinson il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile. Ad esempio, se si prevede di terminare una task in 3 ore tenderemo a finirla in 3 ore, mentre se ci diamo una sola ora troveremo un modo per completarla in quel tempo.
Impostare quindi delle scadenze più strette è ottimale per lavorare in modo più efficiente, soprattutto quando il tempo stringe.
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