DocuWare: gestione professionale dei contenuti aziendali

Tutti i giorni le organizzazioni medio grandi devono fare i conti con l’aumento delle informazioni da gestire. Queste, provenienti da molteplici fonti (cartacee o digitali), portano a una crescita esponenziale dei costi di gestione senza che in cambio ai dipendenti sia permesso accedere ai documenti in maniera diretta, completa e in mobilità.

Docuware DocuWare è la soluzione per la gestione professionale dei contenuti aziendali, la quale permette di archiviare automaticamente i documenti sulla base dei criteri impostati dagli utenti, indipendentemente dall’origine o dal formato.

Si tratta di un sistema di gestione documentale all’avanguardia per la gestione professionale dei contenuti aziendali (Enterprise Content Management) che, grazie all’uso mirato delle informazioni racchiuse nei documenti, consente di ottimizzare i processi aziendali.

Sulla base dei criteri impostati dagli utenti, DocuWare permette di archiviare, condividere e gestire con la massima sicurezza e semplicità documenti in formato elettronico e cartaceo (corrispondenza, registri, e-mail, file CAD, file di spool e molto altro) da un pool di documenti centralizzato.

Troppo spesso la gestione documentale si caratterizza per essere particolarmente onerosa e scarsamente efficiente. DocuWare rappresenta lo strumento indispensabile per curare in maniera professionale i contenuti della propria azienda.

Perché DocuWare? Una migliore gestione dell’elaborazione dei documenti contribuisce a contenere i costi ed eliminare le inefficienze, migliorando le operazioni aziendali a 360 gradi: dall’efficienza dei flussi di lavoro, all’indicizzazione dei documenti, alla collaborazione dei dipendenti e così via.

Il processo di roadmap DocuWare permette una gestione dei documenti, delineata con assoluta precisione, in modo da garantire la totale assenza di tempi di inattività dei dipendenti o interruzione del flusso di lavoro.

Il processo di indicizzazione intelligente (Intelligent Indexing) di DocuWare consente di archiviare i documenti in maniera semplice e automatica: è un sistema che auto-apprende in che modo l’azienda archivia i documenti e quindi ottimizza tale processo automaticamente.

Non va sottovalutata la completa integrazione di questo tipo di strumenti: DocuWare si interfaccia con diverse applicazioni esistenti, come piattaforme per e-mail, contabilità, pianificazione delle risorse aziendali (ERP) e gestione del rapporto con i clienti (CRM).

Il tutto è accessibile tramite un’interfaccia semplice da utilizzare capace di adattarsi a qualsiasi logica di lavoro degli utenti finali.

Con DocuWare la gestione dei documenti cartacei diventa semplice poiché, grazie all’integrazione con le multifunzioni Kyocera all’interno della gestione dei processi documentali cartacei, è possibile utilizzare funzioni avanzate di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), gestione Barcode e archiviare l’informazione attraverso un processo di indicizzazione automatizzata. Nel caso delle email, DocuWare archivia automaticamente i messaggi di posta elettronica e i relativi allegati in un pool di documenti centralizzato.

Il monitoraggio continuo delle cartelle file system, consente di rilevare la presenza di nuovi file e di importare automaticamente le informazioni all’interno del flusso di archiviazione, mentre la presenza di Add On specifici permette l’utilizzo dei processi di archiviazione direttamente dall’interfaccia delle suite terze parti, come ad esempio MS Office (e un kit di sviluppo integra DocuWare con molteplici applicazioni presenti sul mercato).

In questo modo, i processi aziendali basati su carta e/o documenti elettronici possono essere definiti, tracciati e controllati grazie alla classificazione in cartelle di lavoro virtuali.

I documenti archiviati sono integrati con l’infrastruttura software del cliente, il riconoscimento è automatico e l’importazione dei documenti è pro attiva: è possibile archiviate le e-mail ad es. da Outlook, Exchange o altri sistemi di posta elettronica in modo semplice attraverso un semplice click i documenti vengono indicizzati e classificati automaticamente.

DocuWare è sempre presente, anche quando si è fuori azienda. Tramite i più comuni browser presenti sul mercato, è possibile accedere alle informazioni archiviate.