Quali sono i libri sociali e contabili obbligatori delle SRL?

Quale documentazione è obbligatorio istituire e tenere per le SRL?
Le SRL hanno innanzitutto l’obbligo di redigere e conservare i libri ed i registri obbligatori previsti dalla normativa civilistica.
L’obiettivo generale è quello di fornire un supporto di controllo valido ai terzi soggetti interessati ovvero Fisco, fornitori, banche, ecc.

In questo articolo vedremo quali sono i libri contabili obbligatori per le SRL e quali sono i relativi riferimenti normativi.

Quali sono i libri contabili obbligatori delle SRL?

Alla luce della normativa civilistica, così come modificata dalla storica riforma del diritto delle società del 2003, i libri sociali obbligatori delle SRL sono i seguenti:

• il libro giornale;
• il libro degli inventari;
• il libro delle decisioni dei soci;
• il libro delle decisioni degli amministratori;
• il libro delle decisioni del collegio sindacale nominato ex articolo 2477 codice civile;
• le altre scritture richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa (ad esempio il giornale di magazzino).

I primi due libri, ovvero il libro giornale ed il libro inventari, sono obbligatori per tutte le imprese commerciali, a prescindere dalla forma giuridica.
Il libro giornale è il registro in cui vengono registrati, in ordine cronologico, i fatti di gestione che caratterizzano l’attività dell’impresa.
Il libro inventari, invece, evidenzia il patrimonio detenuto dall’impresa e risultante dal bilancio di esercizio, ovvero dallo Stato Patrimoniale e dal Conto Economico.

I libri obbligatori delle Srl: ecco i riferimenti normativi

La normativa di riferimento per la corretta tenuta dei libri contabili obbligatori è contenuta nel codice civile.

L’articolo 2214 del codice civile, in particolare, afferma che:

“L’imprenditore che esercita un’attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari.
Deve altresì tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite.
Le disposizioni di questo paragrafo non si applicano ai piccoli imprenditori”.

Inoltre, l’articolo 2478 del codice civile afferma che:

“Oltre i libri e le altre scritture contabili prescritti nell’articolo 2214, la società deve tenere:

1) il libro dei soci, nel quale devono essere indicati il nome dei soci, la partecipazione di spettanza di ciascuno, i versamenti fatti sulle partecipazioni, nonché le variazioni nelle persone dei soci;
2) il libro delle decisioni dei soci, nel quale sono trascritti senza indugio sia i verbali delle assemblee, anche se redatti per atto pubblico, sia le decisioni prese ai sensi del primo periodo del terzo comma dell’articolo 2479; la relativa documentazione è conservata dalla società;
3) il libro delle decisioni degli amministratori;
4) il libro delle decisioni del collegio sindacale nominato ai sensi dell’articolo 2477.

I primi tre libri devono essere tenuti a cura degli amministratori e il quarto a cura dei sindaci.

I contratti della società con l’unico socio o le operazioni a favore dell’unico socio sono opponibili ai creditori della società solo se risultano dal libro indicato nel numero 3 del primo comma o da atto scritto avente data certa anteriore al pignoramento”.

Libri sociali e contabili obbligatori Srl: tempi e modalità di conservazione

I libri sociali e contabili obbligatori devono essere conservati per un periodo non inferiore a 10 anni.

Le modalità di conservazione consentite sono due:

• cartacea:
• elettronica (cosidetta “conservazione sostitutiva”).

Ecco il riferimento normativo civilistico in materia di tempi e modalità di conservazione delle scritture contabili obbligatorie:

“Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione.
Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.
Le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con i mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti”.

Libri contabili obbligatori: conseguenze dell’irregolare tenuta

Per un approfondimento sulle conseguenze della irregolare o mancata tenuta dei libri contabili obbligatori, i lettori di Forexinfo possono fare riferimento alla seguente guida:

Irregolare o mancata tenuta dei libri contabili obbligatori: quali sono le conseguenze?