Lo smart working è alla base del lavoro odierno. Scopriamo insieme gli elementi per un’introduzione allo smart working efficace.
L’ambiente di lavoro è in continua evoluzione. Non è una novità e ne ha dato una schiacciante conferma il periodo pandemico che stiamo affrontando, che ha portato anche i manager meno propensi, almeno inizialmente, ad adottare lo smart working.
È ormai cambiato in maniera irreversibile il modo di concepire il lavoro, si sono modificate le abitudini e le esigenze delle persone, le quali oggi pretendono la libertà di scegliere in autonomia dove lavorare e quando.
Per far sì che tutto questo funzioni, è importante che i vertici aziendali studino un progetto di smart working che abbia alla base la fiducia nelle persone e il supporto di una tecnologia abilitante. Ma quali sono, in termini pratici, gli strumenti per introdurre efficacemente lo smart working in azienda?
Di seguito un elenco dei “mai più senza” per ogni azienda che si approccia a questo mondo.
Mai più senza: digital workspace
L’efficacia di un progetto di smart working dipende in buona misura dalla capacità delle organizzazioni di gestire il cambiamento organizzativo.
Il digital workspace è uno spazio di lavoro flessibile in cui i team sono connessi e possono collaborare a distanza grazie all’utilizzo di tool ad hoc.
Un digital workspace dà la possibilità alle persone di avere tutto quello che serve a portata di click e include alcune componenti essenziali:
- casella di posta, in molti casi collegata a un calendario, base per la consultazione e pianificazione dei vari meeting e delle attività lavorative e non da svolgere;
- chat interne per allineamenti veloci e diretti;
- cloud e documenti condivisi, ovvero uno spazio in cui ogni cosa (documenti, elementi grafici, risorse utili ecc.) è al suo posto. L’utilizzo di risorse in cloud riduce i tempi di ricerca e incrementa la facilità con cui team e persone possono scambiare risorse aziendali necessarie al proprio lavoro;
- software gestionali specifici: che sia per la gestione delle Risorse Umane o per il CRM, ogni organizzazione implementa i propri software gestionali, spesso diversi da dipartimento a dipartimento. Per evitare di frammentare le informazioni e i dati aziendali e per migliorare la comunicazione tra i diversi software, la raccomandazione è quella di implementare strumenti che fanno parte di una stessa suite, e che per questo sono pensati per essere utilizzati in maniera integrata all’interno di un’organizzazione.
Serve quindi uno spazio che sia un Hybrid workplace.
Mai più senza: strumenti fisici
Che si lavori da casa o dall’altra parte del mondo, è importante dotarsi di tutto il necessario per essere efficienti e operativi come quando si frequenta l’ufficio. Le aziende potrebbero dare in dotazione alle proprie persone una sorta di “kit dello smart worker” completo di powerbank e connessione hotspot di emergenza.
Mai più senza: fiducia
Possiamo usufruire dei migliori tool, dei migliori workspace e avere dei device più che performanti, ma nessuno di questi strumenti condurrà a buoni risultati se alla base dello smart working non c’è la fiducia.
Di solito, sul posto di lavoro i manager cercano di ridurre al minimo l’errore esercitando il controllo, ottenendo l’effetto di imbrigliare l’autonomia di persone e team nell’esercizio del proprio lavoro. In un contesto di smart working, alla cultura organizzativa basata sul controllo se ne deve sostituire una basata sulla fiducia. Più è alto il livello di fiducia nelle persone, più queste ultime potranno performare organizzando in autonomia il proprio lavoro, ridando la giusta priorità alle attività importanti per sé e per il team, determinando le tempistiche e i luoghi più adeguati per lo svolgimento di un task.
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