Che differenza c’è tra buoni pasto elettronici e cartacei? Come si utilizzano negli esercizi che li accettano? Ecco cosa sapere sui ticket digitali comuni.
I buoni pasto elettronici possono essere parte integrante della retribuzione di un lavoratore dipendente e rappresentano un titolo di pagamento dal valore predeterminato che sostituisce il servizio di mensa. Una soluzione moderna e pratica per aziende e lavoratori, che strizza l’occhio alla transizione digitale, all’abbandono del cartaceo e, perché no, anche alla convenienza (ambo i lati).
A differenza dei ticket cartacei, questa tipologia di buoni pasto prevede, infatti, delle agevolazioni diverse dal punto di vista della tassazione e un utilizzo più semplice e immediato. Scopriamo insieme come (e dove) usarli e tutti i vantaggi
Cosa sono i buoni pasto elettronici o digitali?
I buoni pasto elettronici, paramenti a quelli cartacei, sono un beneficio che il datore di lavoro elargisce ai propri dipendenti per sostenere la spesa del pranzo o della cena (in base agli orari) che ricade all’interno del turno di lavoro.
A differenza di quelli tradizionali, però, si tratta di buoni erogati in formato elettronico, che possono essere caricati su una carta elettronica o utilizzati tramite un’applicazione mobile dedicata. Le aziende possono ricaricare periodicamente questi buoni, che i dipendenti possono poi spendere nei punti vendita convenzionati, come bar, ristoranti, supermercati e altri esercizi aderenti.
L’obiettivo è quello di rendere più digitale il mercato, ma anche l’iter burocratico in cui sono inseriti: sono facilmente validabili ma, soprattutto, il processo di fatturazione è molto più veloce rispetto a quello dei cartacei. Lo scopo è quello che - un giorno non molto lontano - possano sostituire completamente la componente cartacea. Non a caso, oltre agli elettronici tramite carta prepagata, stanno prendendo sempre più piede, come detto, anche i buoni pasto totalmente digitali (app su smartphone e simili).
In Italia, la normativa prevede che i buoni pasto elettronici non possano essere usati per l’acquisto di alcolici o per il pagamento di servizi non alimentari, così come accade per quelli cartacei. Tuttavia, hanno un valore fiscale deducibile più elevato rispetto ai cartacei, rendendoli una scelta interessante per aziende di ogni dimensione. Infatti, la differenza tra le due tipologie non è solo nel formato di erogazione.
La normativa attuale che regola i ticket elettronici, tra importi e scadenze
La normativa italiana prevede che ogni buono pasto, cartaceo o elettronico, possa essere utilizzato solo da una persona, il dipendente assegnatario, e non sia cedibile.
A decidere l’importo del buono pasto da elargire ai dipendenti è l’azienda stessa- Solitamente, però, il valore dei buoni si aggira tra 7 e 8 euro giornalieri. Per quanto riguarda il valore di ogni singolo ticket, la scelta intrinseca nella normativa in vigore dal 2020 è stata quella di spingere all’utilizzo dell’elettronico, applicando una diversa tassazione.
Il valore massimo dei buoni pasto elettronici non tassabile è fissato a 8 euro per ogni buono. Rispetto ai buoni cartacei, per i quali la soglia di esenzione fiscale è di 4 euro, i ticket elettronici e digitali offrono, quindi, un vantaggio fiscale raddoppiato.
Ciò significa che se l’importo del buono elettronico è fino a 8 euro al giorno, per il dipendente sarà completamente esentasse. Se avrà, invece, un importo superiore, sarà tassata solo la parte giornaliera eccedente gli 8 euro.
Ma quanto durano i buoni pasto elettronici? Diciamo subito che la scadenza è molto simile a quelli cartacei. In linea di massima, si va dai 6 ai 12 mesi dal mese di emissione di riferimento del buono mensile, che viene accreditato sulla carta prepagata dei ticket. Ciò può cambiare in base al partner che fornisce i buoni e agli accordi con l’azienda.
Va inoltre ricordato che per utilizzare i buoni pasto vi è un limite giornaliero: non se ne possono cumulare più di 8 nella stessa spesa affinché risultino esenti da tassazione.
Buoni pasto elettronici: quali vantaggi rispetto ai tradizionali cartacei?
Come anticipato, i buoni pasto elettronici presentano vantaggi fiscali rispetto a quelli cartacei. In base a quanto stabilito nella legge di bilancio del 2020, infatti, la soglia di esenzione dei buoni pasto elettronici è aumentata da 7 a 8 euro, mentre quella dei buoni pasto cartacei, fatti salvi quelli riservati ai lavoratori addetti a cantieri edili o altre strutture lavorative ubicate in zone prive di servizi di ristorazione o difficilmente raggiungibili, è diminuita da 5,29 a 4 euro.
Il motivo che ha spinto il legislatore ad apportare questa modifica rientra nella cosiddetta “rivoluzione digitale”, con la convinzione di aiutare l’emersione del nero, rendendo tracciabili i pagamenti.
Per i lavoratori dipendenti il vantaggio è evidente: i buoni pasto elettronici fanno parte della retribuzione in qualità di benefit, ma non concorrono al reddito imponibile, almeno non fino alla soglia indicata di 8 euro giornalieri, il doppio rispetto a quella dei buoni pasto cartacei. Teoricamente, un’azienda può distribuire buoni pasto di valore inferiore o superiore a quella soglia, ma nel secondo caso ogni centesimo in più rispetto agli 8 euro indicati dal legislatore, sarà soggetto all’Irpef. Anche l’azienda ha un vantaggio cospicuo nell’acquistare buoni pasto elettronici anziché cartacei: l’Iva è infatti indetraibile per i vecchi blocchetti di ticket, mentre è detraibile al 4% per quelli virtuali.
Non è tutto: per i titolari d’azienda e soci, nonché per le ditte individuali, si sale al 10%. Infine, soprattutto dopo l’introduzione del Pos unico, c’è un vantaggio anche per gli esercizi commerciali che accettano i buoni pasto elettronici, con l’eliminazione di alcuni rischi (ticket scaduti o falsificati, errori nel conteggio, possibilità di furti o smarrimenti al momento delle consegne e spedizioni) e di tempo sprecato (alla cassa, per le operazioni connesse, ma anche per il trasporto fisico dei ticket cartacei per la loro conversione in denaro), ma anche per la maggiore celerità dei pagamenti, con il recupero del credito che in linea generale diminuisce da 4 mesi a 40 giorni.
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Come si usano i buoni pasto elettronici
Il meccanismo alla base dei buoni pasto elettronici è identico a quello dei buoni pasto cartacei, con il coinvolgimento di quattro soggetti: l’azienda emittente vende pacchetti ad altre aziende, queste ultime distribuiscono i buoni pasto ai propri dipendenti che, a loro volta, li utilizzeranno negli esercizi commerciali convenzionati.
La prima differenza, evidente a tutti, è la diversa modalità di utilizzo: mentre i buoni pasto cartacei consistono in blocchetti di “ticket” da strappare di volta in volta, con un tetto massimo di 8 da utilizzare per ogni singola spesa, quelli elettronici sono appunto virtuali. L’azienda distribuisce ai dipendenti delle schede magnetiche, simili alle carte ricaricabili o ai bancomat, o fornisce degli accessi per app specifiche per smartphone dove versa il corrispettivo spettante pattuito con il dipendente stesso, in base al contratto.
I singoli lavoratori utilizzeranno queste carte esattamente come fanno con quelle personali, inserendole nei POS degli esercizi commerciali che le accettano, oppure procederanno con i pagamenti digitali, come si fa con il Bancomat Pay, ad esempio. A quel punto, l’importo della spesa o del pasto consumato verrà scalato dalla somma complessiva contenuta nel conto virtuale della scheda magnetica che contiene i buoni pasto elettronici. Niente di più semplice.
I ticket digitali vengono accettati come quelli cartacei? Dove spenderli?
Sì, i buoni pasto elettronici vengono accettati nei punti vendita convenzionati allo stesso modo di quelli cartacei. È importante, tuttavia, che l’esercizio sia dotato di un sistema di pagamento compatibile con il circuito della carta elettronica in possesso del dipendente. La maggior parte dei supermercati, ristoranti e bar in Italia è ormai attrezzata per accettare questi buoni digitali, e l’adozione dei terminali compatibili sta crescendo continuamente.
In ogni caso, l’accettazione dei ticket viene spesso esplicitata all’esterno del locale, con l’indicazione di quali sono le tipologie di buoni elettronici coinvolti. Basta informarsi prima, insomma: dare un’occhiata all’eventuale elenco fornito dall’azienda emittente o consultare il suo sito internet o fare attenzione a ciò che indicano i vari esercizi commerciali per evitare disguidi.
Vale lo stesso per eventuali buoni pasto elettronici scaduti: di solito si possono utilizzare per un intero anno solare e quelli emessi nell’ultimo quadrimestre hanno una scadenza temporale che va fino alla fine dell’anno successivo. Ma ogni azienda emittente ha le sue regole: sarà più semplice capire cosa fare prima di arrivare in cassa e non poter utilizzare i propri buoni pasto elettronici. Quello che vale per tutti è che non sono riconvertibili in denaro contante: non essendo moneta, non hanno valore di scambio e possono essere utilizzati solo dal lavoratore dipendente che li ha ricevuti.
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