Come si compila il prospetto informativo disabili e perché è così importante inviarlo? Ecco una guida completa per non farsi trovare impreparati e rischiare pesanti sanzioni amministrative.
Il collocamento mirato ha tra i suoi obiettivi principali quello di spingere le aziende a occupare categorie lavorative che, altrimenti, potrebbero incontrare difficoltà nel trovare un’opportunità di lavoro, coerente con le proprie condizioni di salute.
Per questo motivo, oltre a imporre alle realtà con un numero di dipendenti pari o superiore a 15, di avere in organico un determinato numero di lavoratori disabili, la normativa sul collocamento mirato, contenuta nella Legge 12 marzo 1999 numero 68, prevede un monitoraggio costante nei confronti dei datori di lavoro.
Il monitoraggio in questione è realizzato grazie all’invio di un apposito prospetto informativo disabili, da trasmettere obbligatoriamente entro il 31 gennaio di ogni anno.
Il prospetto rappresenta una dichiarazione in cui i datori di lavoro indicano la propria situazione occupazionale rispetto agli obblighi di assunzione di personale disabile e / o appartenente alle altre categorie protette, nonché l’esistenza di posti di lavoro con le relative mansioni disponibili, come prescritto dalla Legge numero 68/1999.
L’omessa trasmissione del prospetto espone l’azienda a sanzioni amministrative, sempre nell’ottica di garantire in maniera effettiva l’inserimento - reinserimento lavorativo delle persone con disabilità.
Analizziamo la questione in dettaglio.
Collocamento obbligatorio: come compilare la denuncia annuale disabili?
La norma
L’articolo 9, comma 6, della Legge numero 68/1999 impone ai «datori di lavoro pubblici e privati, soggetti alle disposizioni della presente legge» di trasmettere in via telematica agli uffici competenti «un prospetto informativo dal quale risultino il numero complessivo dei lavoratori dipendenti, il numero e i nominativi dei lavoratori computabili nella quota di riserva di cui all’articolo 3, nonché i posti di lavoro e le mansioni disponibili per i lavoratori di cui all’articolo 1».
Per la compilazione del prospetto si assume a riferimento la situazione occupazionale al 31 dicembre dell’anno precedente.
Quali sono le aziende obbligate all’invio del prospetto?
Il prospetto informativo è una dichiarazione obbligatoria per le realtà pubbliche e private, con 15 o più dipendenti, interessate pertanto dalle norme sul collocamento mirato.
Chi non è tenuto all’invio del prospetto?
La disposizione contenuta nell’articolo 9, comma 6, secondo periodo è chiara. L’obbligo di trasmettere il prospetto non opera infatti nei confronti di coloro che, rispetto all’ultimo prospetto inviato, non sono stati interessati da cambiamenti nella situazione occupazionale «tali da modificare l’obbligo o da incidere sul computo della quota di riserva».
Trattasi, ad esempio, delle situazioni di aumento o diminuzione del personale ovvero di riconoscimento o perdita della condizione di disabile in costanza di rapporto di lavoro.
Qualora, nel corso dell’anno, si manifesti l’obbligo di assunzione, il datore di lavoro non è tenuto a ripresentare il prospetto. Questi dovrà infatti inviare, entro 60 giorni, la sola richiesta di assunzione.
Fanno eccezione a quanto appena citato i casi di compensazioni intergruppo. Trattasi, in sostanza, delle ipotesi in cui le imprese, facenti parte di un gruppo, con sede in Italia, possono assumere un numero di lavoratori avviati obbligatoriamente superiore a quello previsto per legge, portandolo in compensazione con le minori assunzioni effettuate in altre imprese del gruppo, operanti in Italia.
Come chiarito dalla Nota del Ministero del lavoro e delle politiche sociali del 14 dicembre 2011 numero 39 (articolo 1) la presentazione del prospetto informativo con compensazioni intergruppo «determina una situazione occupazionale che si sostanza solo a seguito della valutazione dell’insieme dei prospetti informativi presentati a livello di gruppo». Pertanto, conclude il Ministero, le aziende interessate a tale tipologia di compensazione «devono presentare il prospetto informativo anche nel caso in cui non sono intervenuti entro il 31 dicembre dell’anno precedente a quello dell’invio del prospetto, cambiamenti nella situazione occupazionale tali da modificare l’obbligo o da incidere sul computo della quota di riserva».
Come inviare il prospetto informativo?
Il prospetto informativo è trasmesso in forma telematica al Servizio territoriale competente, direttamente dal datore di lavoro o per mezzo di un soggetto abilitato (ad esempio consulenti del lavoro o altri professionisti abilitati, agenzie di somministrazione, associazioni di categoria, soggetti promotori di tirocini).
Nel caso in cui la sede legale dell’azienda e le singole unità produttive siano ubicate in due o più Regioni, il datore di lavoro è tenuto a trasmettere il prospetto al Servizio informatico del luogo in cui insiste la sede legale.
Una volta inviata la comunicazione, il sistema informatico rilasciata una ricevuta che fa fede, salvo prova di falso, per attestare l’esatto adempimento di legge.
Come compilare il prospetto informativo?
Una volta effettuato il collegamento alla piattaforma informatica per l’invio del prospetto disabili, è innanzitutto necessario inserire i dati preliminari del prospetto quali:
- Data di riferimento del prospetto;
- Se trattasi di prospetto inviato dalla capogruppo (in caso positivo, inserire il codice fiscale di quest’ultima);
- Numero lavoratori in forza a livello nazionale;
- Se sono effettuate assunzioni aggiuntive, in questo caso inserire, rispettivamente, le date della prima e della seconda assunzione;
- Tipo comunicazione;
- Codice comunicazione precedente.
A seguire, il sistema si preoccupa dei dati aziendali, come:
- Codice fiscale;
- Ragione sociale;
- Indirizzo sede legale;
- Codice Ateco relativo all’attività svolta;
- Ccnl applicato;
- Telefono, fax, e-mail;
- Matricola Inps;
- Referente aziendale;
- Sedi diverse da quella legale.
I successivi quadri sono in generale dedicati al riepilogo della forza lavoro presente in ogni provincia, oltre al prospetto con i totali a livello provinciale e nazionale.
Nello specifico, per ciascuna provincia è necessario indicare:
- Dati relativi al personale dipendente, come numero totale dipendenti e numero disabili in forza;
- Per ciascun lavoratore disabile in forza, codice fiscale, cognome, nome, sesso, comune di nascita, data di nascita, data inizio rapporto, tipologia di contratto, qualifica, tipo di assunzione protetta, orario settimane svolto, orario settimanale contrattuale, categoria soggetto e categoria assunzione.
- Categorie di soggetti esclusi dal calcolo della base occupazionale (ad esempio gli apprendisti) e il loro numero;
- Sospensione degli obblighi di assunzione ed eventuali esoneri;
- Dettaglio delle convenzioni richieste o concesse;
- Lavoratori con contratto part-time da escludere dalla base di computo;
- Dettaglio e numero di posti disponibili in azienda;
- Eventuali compensazioni territoriali.
Una volta conclusa la fase di acquisizione dei dati ed effettuato l’invio, la piattaforma permette di annullare, rettificare o duplicare un prospetto già inviato.
Quali sanzioni sono previste?
A norma dell’articolo 15, comma 1, Legge numero 68/1999, il mancato o ritardato invio del prospetto riepilogativo, comporta una sanzione amministrativa di 702,43 euro, maggiorata per euro 34,02 per ogni giorno di ulteriore ritardo.
La maggiorazione dev’essere calcolata dal giorno successivo quello in cui è maturato l’obbligo (31 gennaio). Di conseguenza, la somma da pagare non potrà mai essere al di sotto di 736,45 euro (comprensivi di parte fissa più un giorno di ritardo).
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